ВВЕДЕНИЕ

Создание поисковых систем в целях обеспечения ускоренного нахождения ретроспективной информации является одним из приоритетных направлений в работе Национального архива Республики Беларусь. Поэтому целям оперативного и максимально полного использования документальных материалов призвана служить широкаясистема научно-справочного аппарата.

Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, НАФ Республики Беларусь в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1) справочники по учету документов;

2) справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

1ЭВОЛЮЦИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РФ (1991-2005 гг.)

Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во многом уникальный в развитии научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).
В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.

За последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.

Структура опубликованного справочного фонда осталась стабильной. Самый массовый из опубликованных - справочник типа путеводителя. И в 1990 г., и в настоящее время такие справочники составляют 63% от всех изданных. Другие виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10%) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.

Основная доля в приросте именно путеводителей принадлежит региональным архивам. Федеральные архивы в значительной мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное насыщение.

Многие региональные архивы еще готовят свои первые путеводители. Особенно это относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным архивам. Как представляется, последние в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Конечно, количественный рост числа опубликованных справочников впечатляет, хотя это не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».

Наряду со стабильным в последнее время приростом количества справочно-информационных изданий в этой сфере есть еще один показатель, который, к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000-2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.

Говоря о приросте количества справочных публикаций и их структуре, следует отметить относительно новое явление в этой сфере. Публикуются издания, которые, строго говоря, не могут считаться частью системы НСА. Это биографические и биобиблиографические справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и т.п. Ряд изданий, именуемых справочниками, содержит и обширные подборки документов. Причины появления их ясны. Как правило, для этих изданий архивы получают финансирование (предварительное или от продажи тиража). Публикация изданий, которые по разным причинам востребованы широкой публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.

Рост числа тематических справочников (традиционных и автоматизированных) и изменение их тематики (по документам по личному составу, по рассекреченным документам, по генеалогическим материалам, по региональной истории по решениям органов власти и т.п.) неоднократно анализировались при освещении вопросов использования архивных документов в современный период. Поэтому нет необходимости приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.

1991-2005 годы - период мощного роста и последовательного развития автоматизированного научно-справочного аппарата. Термин «автоматизированный НСА» возник по историческим меркам совсем недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.

В настоящее время самым большим по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально конституируются как элементы системы автоматизированного централизованного государственного учета. По сути уже в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд учетных документов выполняют функции НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.

На практике эта информация (помимо ее учетных приложений) используется непосредственно как НСА для поиска архивных документов, иногда - для формирования текстов справочников для последующего их макетирования и опубликования, в некоторых случаях данные конвертируются в другие архивные системы (например, в автоматизированную систему учета и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет.
Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ - 81%; 801 муниципальный архив - 33%.научно -справочного аппарата Реферат >>

Исследовать научно -справочный аппарат архива и автоматизацию его информационной деятельности. 1. Автоматизация информационной деятельности научно -справочного аппарата Автоматизированный научно -справочный аппарат ...

  • Принципы пострения системы Научно -справочного апппарата

    Реферат >> Промышленность, производство

    Имеющегося научно -справочного аппарата к фонду. 4.06. К фондам первой категории составляется научно -справочный аппарат , обеспечивающий... и принципов построения системы научно -справочного аппарата . Преемственность предполагает обязательность составления...

  • Справочно -библиографический аппарат библиотеки (2)

    Контрольная работа >> Культура и искусство

    Многих научно -технических библиотеках получил распространение и официальное признание другой термин: справочно -поисковый аппарат ... (СПА). В ГОСТ 7.27-80 «Научно -информационная деятельность. Основные...

  • Учет документов

    Реферат >> Промышленность, производство

    Листов дела. Глава 1. Научно -справочный аппарат к документам архива Научно -справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность... и их научно -справочный аппарат . - М., 1994. 4. Основные положения развития системы научно -справочного аппарата к документам...

    • Система НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

    Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

    • - на справочники по учету;
    • - справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

    Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

    • - АФ РФ в целом;
    • - сети архивов;
    • - архиву;
    • - фонду;
    • - делу или отдельному документу.

    В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

    1. Архивный Фонд Российской Федерации:

    Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

    2. Группа архивов отдельного региона:

    фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

    путеводитель или краткий справочник;

    книга поступлений;

    список фондов;

    листы фондов;

    каталоги;

    тематические обзоры;

    указатели;

    паспорт архива.

    лист фонда;

    обзор фонда;

    каталоги;

    указатели.

    5. Отдельное дело или отдельный документ:

    тематические путеводители;

    каталоги;

    указатели;

    обзоры фондовые и указательные;

    внутренняя опись дела;

    аннотация;

    заверительная надпись.

    В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

    • · межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
    • · внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
    • · внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

    Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

    Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

    • - удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
    • - ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
    • - быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;
    • - иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
    • - развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

    Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом) и единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.

    В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

    Поскольку информационной основой для создания автоматизированного НСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы НСА, важное значение приобретает изучение, создание и совершенствование обязательных элементов системы НСА: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, БД, а также дополнительных элементов - указателей и обзоров документов.

    7.1. Система научно-справочного аппарата

    Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

    Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

    Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

    Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

    Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

    Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

    7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

    Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

    7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

    Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

    Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.



    7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

    7.2. Описи дел, документов

    7.2.1. Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

    Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (см. п. 3.7.4), листа-заверителя (приложение 9) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

    Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья, может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

    В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы, шифров (в случае переработки описи); указатели.

    На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи. крайние даты документов, внесенных в опись.

    Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда; так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

    В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда {при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

    При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондобразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

    7.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (см. п. 6.2).

    7.3. Каталоги и ведомственные картотеки

    7.3.1. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

    Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

    7.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

    Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

    При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

    Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.

    Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования.

    Схема классификации документной информации – письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

    7.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

    В архиве организации, как правило, составляются систематический и именной каталоги.

    7.3.6. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.

    В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

    Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках.

    Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

    7.3.9. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения, для карточного каталога – также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.

    Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

    7.3.10. Ведение каталога – комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.

    Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

    Индексирование – выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

    Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

    Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки поличному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

    В архиве организации, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологически картотеки, картотеки по истории организации.

    Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и отчеств.

    В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

    Картотека по истории организации создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

    В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.

    В архивах, хранящих значительное количество фондов, составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

    Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.

    Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.

    7.4. Указатели

    7.4.1. Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

    Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

    Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

    Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический, По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

    7.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.

    7.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

    Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов.

    Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

    Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

    Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

    Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений, их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

    Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки.

    Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий.

    Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

    Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

    В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

    7.4.8. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

    7.5. Обзоры

    7.5.1. Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

    Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

    Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

    Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

    Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.

    При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

    Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

    В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

    В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

    7.5.6. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.

    Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

    7.6. Историческая справка

    7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

    Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

    7.6.2. Первый раздел – история фондообразователя – включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

    • даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
    • задачи и функции организации и их изменения;
    • масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
    • место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
    • изменения в названии и подчиненности организации;
    • структура организации и ее изменения.

    Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

    В отношении архивной коллекции – указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

    7.6.3. Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения:

    • дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
    • изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
    • степень сохранности документов;
    • особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
    • сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
    • сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
    • состав научно-справочного аппарата к фонду.

    7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа к использования документов.

    Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

    Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

    Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

    Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

    Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

    7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

    7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

    Автоматизированный научно-справочный аппарат архива – комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

    Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

    Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

    Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

    7.7.3. Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

    При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

    Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.

    Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

    7.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

    В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

    Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.

    7.7.5. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

    Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

    Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям – как географический и т.д.

    При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа! (электронный каталог).

    Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

    7.7.6. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

    Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

    Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты) предусматривает обращение пользователя, прежде всего, к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

    Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также, по словам естественного языка из текста документа.

    7.7.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.

    Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного НСА государственного или муниципального архива.

    Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.

    Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.

    Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).

    Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.

    Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.

    В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.

    Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.

    Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.

    В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.

    Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.

    В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник -- информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.

    В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

    Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.

    Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.

    Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.

    Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники -- соответственно по регионам.

    Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.

    Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.

    Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.