Правила деловой встречи. Деловые встречи

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Что представляет собой деловая встреча

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

дать либо принять информацию от собеседника. Обмен информацией одна из главных причин, по которой проводятся деловые встречи;
предоставить ответы на появившиеся вопросы у партнеров;
указать на то, что собеседник принял правильное либо неправильно решение относительно той или иной сложившейся ситуации;
установить контакт между собравшимися людьми, обсудить совместную перспективу, а также подписать протокол, где будут отражены дальнейшие действия каждого из присутствующих;

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить

Виды деловых встреч

Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

Рассказывает практик

Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

Организация деловых встреч: основные требования

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

Деловая встреча должна быть запланирована заранее

Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

Выбор места для проведения переговоров

Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

Подготавливаем помещение

Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.

Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

Места проведения подобных встреч

Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

Разграничиваем время

Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

Оптимальное время для встреч

Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

Как приглашают на бизнес-встречу?

Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

Делегационный состав

Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

К делегационному составу относят:

лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

Что обсуждается?

За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов , предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул» говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

Подготовка помещения

Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

Как выбрать свой образ на деловую встречу

Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру, тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

Какая у меня цель?
Насколько важна для меня данная деловая встреча?
Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
Насколько убедительна и естественна моя речь?
Как я могу повлиять на своего собеседника?
Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то, что хотели, необходимо использовать три варианта : максимальный, оптимальный, минимальный.

Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

Что нас объединяет?
Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
Какие у него любимые темы для разговора?
Как он относится к политике?
Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
Какое у него в данный момент положение?
Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
Какая у него тактика?
Какие цели он преследует?
Что он может у меня спросить?

После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

начало диалога;
полное информирование собеседника;
аргументирование сказанного;
принятие решения;
завершение диалога.

Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

Техники эффективного начала диалога

Техника снятия напряжения

При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

Техника «зацепка»

Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

Техника стимулирования

В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

Техника «ближе к делу»

Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

Учитесь излагать свои мысли кратко, но при этом объективно.
Используйте язык собеседника.
Не стесняйтесь проявить к нему уважение.
Желательно обращаться к собеседнику по имени и отчеству - это также покажет, что вы интеллигентный человек.
Не лишним будет сказать несколько комплиментов относительно работы этого человека, в частности его организации, а также структуры самого предприятия.
Проинформируйте его о результатах, которых вам удалось достичь с момента вашей прошлой встречи, если, конечно, таковая была.
Подготовьте такой вопрос, чтобы он по-настоящему заинтересовал собеседника.
Помните, все ваши суждения должны быть обоснованы.
Не пренебрегайте вопросами «зачем?», «почему?», «как?». Чем больше вы зададите подобных вопросов, тем лучше поймете позицию человека.
Не упускайте ни единой мысли, что говорит собеседник. Можно даже уточнять: «Правильно ли я понял(а) вас, что…?», «Вы имеете ввиду…?».

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.

Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи, ее организаторам необходимо:

- определить ее цель;
- подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;
- подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;
- ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;
- спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты;
- установить четкие временные рамки проведения встречи;
- подготовить место ее проведения.

Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить па приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.

Этикет официальной деловой встречи представляет собой совокупность правил, регулирующих поведение сторон в процедурах приветствия, представления, обращения, общения, обмена визитными карточками, прощания, выражения благодарности за гостеприимство и успешное проведение встречи.

Хозяин кабинета встречает гостей на полпути к двери. Справа от него может стоять его заместитель, слева - переводчик, если гости - иностранцы. В таком же порядке входят и гости, причем глава группы - на полшага впереди. Переводчик хозяина встречи на языке гостей представляет членов группы гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев.

После приветствий устроитель встречи приглашает гостей к столу заседаний и предлагает им занять места лицом к окну, к свету. Это считается вежливым. Не следует, однако, усаживать гостей против окон, выходящих на солнечную сторону: это может быть расценено как проявление неуважения.

Руководители сторон встречи, как правило, размещаются друг против друга, справа от каждого их заместители, слева - переводчики. Остальные участники встречи располагаются произвольно.

Разговор на официальной деловой встрече всегда должен начинаться с пяти-шести вопросов общего характера: "Как вы долетели?", "Как разместились в гостинице?", "Как проходит акклиматизация, как вы себя чувствуете?" и др. Никогда не следует сразу говорить о деле.

Представление участников встречи проходит путем обмена визитными карточками. Хозяин встречи достает свою визитную карточку и, чуть приподняв корпус, передаст се руководителю группы гостей. (Следует помнить, что японцам и южнокорейцам визитную карточку всегда вручают двумя руками, как и принимают, и никогда - левой!) Если участников встречи не много, визитными карточками могут обмениваться все присутствующие. Но можно и заранее составить списки с указанием фамилии, имени и отчества каждого из участников встречи, их должности и места работы.

После представления начинается беседа. Ее всегда начинает хозяин принимающей стороны. Деловая встреча не должна продолжаться свыше двух часов. После завершения встречи можно подарить сувениры. Существуют разные точки зрения по поводу того, кто должен делать это первым: хозяева или гости. Важно.тишь, чтобы сувениры строго соответствовали рангу участников встречи. Не рекомендуется дарить всем участникам, руководителю группы и его заместителю одинаковые подарки.

Первым по завершении встречи встает из-за стола хозяин, проходит на то место, где он встречал гостей, и прощается с каждым из них. Выходить из кабинета вместе с гостями не рекомендуется. Гостей провожает лицо, ответственное за встречу.

Правила делового этикета , регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:

- прибывать на встречу вовремя;
- уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания;
- сохранять позитивный настрой;
- лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;
- пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;
- внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;
- помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;
- нс проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;
- внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;
- не перебивать выступающих;
- сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.

Основная суть проведения деловых бесед заключается в создании конструктивной дискуссии двух и более лиц. Для достижения положительных результатов, человеку, который направляется на встречу, нужно как следует подготовиться к беседе: собрать как можно больше информации о клиентах (привычки, достижения, недавние успехи и так далее), поставить перед собой конкретные цели, к которым он стремится, а также определиться со стилем одежды и поведения.

Сбор информации

Для того, чтобы лучше узнать своих клиентов – необходимо провести маленькое исследование. Оно заключается в сборе всевозможной информации о данном человеке или группе людей с разных источников, о которых будет рассказано данной статье.

Сайт клиента. Самым бесценным и приоритетным источником информации о человеке является его собственный сайт. Обычно, на подобных ресурсах, люди стараются разместить как можно больше информации о себе и своей компании. В первую очередь необходимо досконально изучить заглавную страницу сайта. Ведь только на первый взгляд складывается впечатление, что там предоставлены только общие сведенья. На данной странице можно узнать роль данной компании или предприятия на рынке, сроки существования, регионы, а которых представлены услуги или продукция, а также географию компании.

Весьма интересным является и раздел «Новости». Некоторые публикую на данной страницы мировые новости, дабы хоть чем-то заполнить пустоту. На самом деле здесь должна публиковаться информация, касающаяся жизни организации: несколько слов о стратегической политике в будущем, сведенья о новых партнерах, доклады об успешном участии в различных выставках и, конечно же, события, которых произошли за последнее время.

Такой раздел сайта, как «Партнеры» позволит ознакомиться со списком клиентов, которые сотрудничают с данным предприятием. Если среди них Вы найдете хотя бы парочку компаний, сотрудничающих с Вами, это может очень сильно помочь Вам в давлении на клиентов, во время проведения переговоров. Таким образом, не помешает получить от них рекомендации или благодарственные письма. Вполне вероятно, что на сайте будет указана информация о сотрудниках компании. В таком случае у Вас будет возможность ознакомиться со сведеньями о руководстве фирмы, изучить поле их профессиональной деятельности. Возможно, Вы сможете найти общие интересы или точки соприкосновения, которые можно будет обсудить при встрече: поклонники одного вида спорта, имеются дети, учились в одних учебных заведениях и так далее.

Социальные сети. На сегодняшний день, дарит нам целый ряд новых возможностей, которые Вам (специалисту в области продаж) не нужно игнорировать. Например, большое количество людей обзавелись собственным . На сайте компании может быть расположена ссылка на корпоративный блог, что открывает доступ к новой информации. Руководитель компании также может обладать своим блогом. В том случае, если Вам удалось раздобыть Твиттер человека, встреча с которым Вам предстоит – обязательно изучите всю имеющуюся там информацию. Найдя нужного Вам человека в разных социальных сетях («Профессионалы.ру», «Фейсбук», «Одноклассники», («В контакте» и так далее) – обязательно ознакомьтесь с деятельностью групп и сообществ, в которых он состоит, а также с кругом его друзей.

Средства массовой информации. СМИ хранят очень большое количество сведений и информации, которые можно использовать в своих целях. Если компания обеспокоена своим имеджем, всегда вовремя реагирует на нападки и обвинения конкурентов и, как результат, тесно сотрудничает со средствами массовой информации (размещает свои интервью и ролики на радио и ТВ, статьи – в газетах и журналах) – это означает, что руководство компании дорожит общественным мнением. Этот факт также стоит использовать в подготовке к деловой встрече.

Обратите свое внимание на рекламные материалы. Ведь хорошо изучив рекламные средства, используемые компанией, Вы сможете узнать о преследуемых руководством целях, а также об их благосостоянии. Помните, что человек, с которым Вам предстоит серьезная встреча, также будет использовать все эти возможности в подготовке. При личной встрече можно использовать информацию об мотивирующих компаниях и проводимых акциях. Все это поможет формированию положительного мнения о Вас, как о человеке, хорошо разбирающемся в бизнесе своего клиента, в отличие от множества других менеджеров, пытающихся как можно быстрее «впихнуть» свой товар. На фоне таких людей Вы будете выглядеть компетентным специалистом, что способствует образованию личной симпатии и доверия между руководителем компании и Вами.

Поисковые системы. Не стоит забывать о том, что «поисковики» позволяют отыскать много полезной информации о руководителе компании и бизнесе в целом. Просто введите в строке ввода название фирмы или компании и продолжайте листать страницы одну за другой, и Вы обязательно сможете отыскать важные сведенья, о которых даже и не подозревали (обороты компании, предстоящие судебные дела и так далее).

Имидж

Деловой стиль является общепринятым в деловой среде. Непозволительно одевать на важные встречи маяки, шорты, открытые туфли, короткие юбки, джинсы или кроссовки. Но, как всем известно, в каждом правиле существуют свои исключения. Например, что бы переговоры прошли успешно (с хорошими перспективами) и дали положительные результаты (выгоду за относительно короткое время) – необходимо одеваться немного хуже, чем Ваш собеседник. Деловой стиль является эталоном, однако не необходимости очень сильно усердствовать.

Помните, что, например, дорогие , одетые на встречу с незнакомым человеком, будут складывать впечатление не о хорошем вкусе (как должно быть), а о намереньях как можно быстрее вытянуть денег со своего клиента, что будет негативно сказываться на открытом и конструктивном общении. На практике существует большое количество случаев, когда люди приходили на важные встречи с руководителями крупных компаний в свитерах с растянутыми рукавами, шортах или джинсах. На одну минуту представьте себе, что Вы в дорогом костюме попали на встречу с директором крупной и успешной компании. Кем Вы будете казаться в его глазах? Скорее всего, как «расфуфыренная» утка! При подобных встречах у Вас будет немного шансов на построение конструктивного и продуктивной беседы.

То, как желательно выглядеть при встрече с конкретным клиентом, поможет Вам выяснить предыдущий этап подготовки к деловой встрече. Только собрав и проанализировав всю информацию о клиенте и его компании – Вы сможете сделать правильный выбор. Например, если Вы сделали вывод, что Ваш потенциальный клиент, очень серьезный человек, увлекается автомобилями элитного класса, активно занимается благотворительностью, состоит в общественных организациях и политических партиях, посещает разные конференции и семинары, занимает должность гендиректора на протяжении 10 лет – лучше всего одеть классический деловой костюм (чистые туфли, пиджак, темные брюки, светлая рубашка). Для девушки вполне подойдет черное платье без каких-либо блестящих аксессуаров. Не пытайтесь перегрузить свой внешний вид лишними «безделушками», все должно быть «в меру»!

В том случае, если Вам предстоит деловая встреча с руководителем молодого развивающегося предприятия, которое поставляет на рынок широкий ассортимент одежды для молодых людей, и при этом Вы выяснили, что Ваш клиент предпочитает свободный стиль одежды и относительно молод – рекомендуется одеться более свободно. Тем более это будет выглядеть как дополнение к беседе: Вы подчеркнете свое положительное отношение к направлению развития его коммерческой деятельности.

Если Вы узнали из своих источников о том, что Вам предстоит встреча с креативной и неординарной личностью (это Вы узнаете, изучив подробности личной жизни и различные фотографии) – постарайтесь одеться интересно. Например, стильные аксессуары, несочетаемые цвета, яркий галстук и все остальное, что поможет Вам предстать перед собеседником как такая же неординарная личность, в которой он (она) сможет увидеть своего союзника.

Как всем известно, классический стиль предусматривает темный низ и светлый верх (обычно белый). Собираясь на важную деловую встречу – придерживайтесь данного правила. Также при выборе цветов и стиля отталкивайтесь от того, с кем Вам предстоит встреча. Это очень простое правило всегда поможет Вам выглядеть оригинально и эффектно. При этом не забывайте о голове. Так, девушкам с длинными волосами необходимо аккуратно уложить их в какую-нибудь прическу.

Производим положительное впечатление за 5 минут

Идучи на деловую встречу – помните, что у Вас будет всего лишь несколько секунд, чтобы произвести хорошее впечатление. Если Вам не хватает этого времени, у Вас, как правило, будет ещё пять минут, что бы все исправить. Попробуйте представить ситуацию: в Вашем офисе раздается стук, входит какой-то человек с большой сумкой и с возгласом «Внимание!» старается направить Ваше внимание (и других сотрудников) на какую-то книгу в его руке. Что в этот момент Вы подумали об этом человеке? Вы хотите, что бы Ваш клиент то же самое думал о Вас? Вряд ли! Поэтому Вам необходимо заранее продумать все свои действия: как Вы войдете в дверь, что скажете своим деловым партнерам и так далее.

Так как речь в данной статье идет о деловых беседах, предлагаем Вашему вниманию следующий вариант. Открыв дверь – поздоровайтесь со своим клиентом, назвав при этом его по имени и фамилии (или имя и отчество), что бы убедиться тот ли это человек, к которому Вы шли на встречу. После этого необходимо представиться, назвав свое имя, должность в компании, а также моменты, которые Вам предстоит обсудить, а также сообщите своему клиенту, что Вы договаривались о встрече с ним именно на это время. Постарайтесь в этот период установить визуальный контакт со своим собеседником. Если Вы видите, что клиент занят бумагами – уточните, может ли он сейчас говорить с Вами или ему необходимо немного времени, что бы закончить свои текущие дела. Если человек готов к общению – можете начинать.

Как нужно строить беседу?

Для того, что бы Ваш собеседник понял, что он имеет дело с деловым и серьезным человеком – для начала огласите регламент встречи. Например, Вы можете сказать так: «Основная цель нашей с Вами встречи – определение Ваших текущих бизнес-задач и определение, как именно сможет помочь Вам наша компания в их достижении. Предлагаю построить беседу в два этапа. На первом этапе я задам Вам небольшое количество вопросов, что бы понять основные приоритеты Вашей фирмы, на втором этапе – я расскажу Вам, с какими из них может помочь разобраться наша компания. Я думаю, что подобное построение переговоров будет максимально продуктивным. Вы со мной согласны?». После получения согласия собеседника – можно приступать к самим переговорам. Если же клиенту Ваш план не понравился – уточните, какую альтернативу он может предложить.

Для того что бы правильно определить потребности бизнес-клиента, хороший переговорщик обязан в совершенстве владеть методикой правильного построения вопросов. Данный список можно предварительно распечатать на бумаге и вписывать туда ответы Вашего клиента или же «держать» все вопросы в памяти и конспектировать все полученные сведенья. Помните, что разговор должен логично развиваться, таким образом, необходимо очень тщательно продумать очередность всех вопросов. Для подготовки списка вопросов можно воспользоваться следующим шаблоном:

Как долго Ваша компания на рынке?
Кто входит в целевую аудиторию Ваших покупателей?
На какие рынки ВЫ ориентируетесь (регионы, область, город)?
Какие преимущества перед конкурентами привлекают клиентов в Вашу компанию?
Чем Ваша компания отличается от конкурентов?
С какими поставщиками услуг Вы сотрудничаете на сегодняшний день?
Почему Вы выбрали именно этого поставщика?
Постарайтесь оценить работу Вашего поставщика по десятибалльной шкале. Какую оценку Вы поставите?
Что именно Вас не устраивает в работе нынешнего поставщика?
По Вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, что бы мы могли строить с Вами долгосрочное сотрудничество?

Помните, что на деловой встречи самым важным является этап сбора сведений. Благодаря правильно подобранным вопросам Вы сможете разговорить своего собеседника и узнать обо всех проблемах и неудобствах, которые он вынужден терпеть. Таким образом, Вы сможете понять, можете ли помочь решить их и, если Вы уверенны в своей продукции, у Вас будут довольно большие шансы для выгодного заключения сделки.

Правильная презентация своей продукции

На первом этапе в основном говорил Ваш клиент, а только задавали вопросы. Теперь же говорить придется Вам. Вы можете построить дальнейшее общение таким образом, что бы клиент задавал массу вопрос, что бы уточнить интересующие его моменты и развеял свои сомнения, либо так, что бы он все время молчал, поскольку все будет понятно и он согласится с Вашими словами. Успешное проведение этапа презентации услуг Вашей компании заключается в том, как Вам получится перевести всю информацию, которой только что поделился клиент, в его пользу, делая акцент на качество предоставляемых Вашей фирмой услуг.

Например, если Ваш собеседник жаловался на качество доставки нынешнего поставщика услуг (частая задержка заказ, в результате чего «подрыв» работы компании клиента) – необходимо сделать акцент на том, что при сотрудничестве с Вашей компании подобных ситуаций не будет, так как сервисная служба работает слаженно и под постоянным присмотром службы по контролю, которой (скорее всего) у нынешнего поставщика услуг нет. Ведь если бы она была, то подобных задержек доставки не было. К тому же можете отметить, что в договоре Вашей компании указывается, что в случае сбоев доставки компания поставщик будет выплачивать неустойку или предоставлять бонусы в качестве компенсации. Другими словами, Вы юридически гарантируете своему клиенту соблюдение всех условий договора, что поможет обезопасить клиента от риска.

Выводы

Для проведения успешной деловой беседы с потенциальными клиентами – необходимо пройти несколько этапов. Подготовительный этап предусматривает сбор и анализ всевозможной информации о личности человека (с которым предстоит встреча) и компании, которую он представляет. С этим может помочь информация из средств массовой информации, рекламных источников и поисковых систем, также полезно будет посетить сайт фирмы.

При выборе одежды следует придерживаться классического стиля, однако если Вы обладаете достоверными сведеньями о личности клиента, с которым предстоит встреча – манера и стиль могут быть схожими с ним.

Для создания положительного впечатления за пять минут – огласите регламент встречи, а также задавайте как можно больше ситуационных вопросов на этапе сбора информации от собеседника.

Завершающим этапом является презентация, во время которой Вы настраиваете собеседника на то, что он получит больше выгод при сотрудничестве именно с Вашей фирмой.

Протокольные визиты, деловые встречи, беседы и переговоры являются наиболее распространенными формами международного делового общения.

О дне и часе визита стороны уславливаются заранее. Точное соблюдение визитером времени приезда обязательное и строгое протокольное правило. Нарушение этого правила рассматривается как проявление неуважения к лицу, принимающему с визитом, и поэтому самым отрицательным образом может отразиться на будущих отношениях с этим лицом. Ни на одно официальное мероприятие не допускается опоздание (время прибытия указывается в приглашении или иным способом). Не принимаются во внимание так называемые объективные обстоятельства - трудности с поиском дома, в котором находится лицо, принимающее с визитом, задержка из-за транспортных заторов, внезапная поломка автомобиля и т.д. Опоздание относят за счет неаккуратности визитера и всегда оставляет неприятный осадок. В этой связи рекомендуется заранее уточнить адрес (вплоть до предварительной поездки шофера к соответствующему дому, выехать на визит с учетом загруженности улиц города автотранспортом и т.д. Не является предосудительным приехать раньше на несколько минут, подождать вблизи дома, в котором будет происходить визит, и в точно назначенное время подъехать к подъезду. Рекомендуется соблюдать местные протокольные правила относительно формы одежды на визите. Иногда это может быть визитный костюм, в других случаях - обычный костюм, но темного цвета. Смешанный костюм недопустим. Обувь должна быть темной.

Важное заранее продумать вопросы, которые следует затронуть в беседе, о чем спросить и что сказать самому. Такой подход позволит с максимальной пользой использовать время визита. По законам гостеприимства инициатива ведения беседы принадлежит лицу, принимающему с визитом.

Важно правильно посадить гостя. Желательно иметь в специальной комнате для переговоров гостиный гарнитур. Главу иностранной делегации усаживают напротив главы делегации принимающей стороны. Нельзя сажать гостей к своему письменному столу, а также лицом к солнечной стороне. В крайнем случае необходимо опустить оконные занавески. Гость садится после того, как сел принимающий его. Во время визита подают кофе или чай, легкое угощение и вино - в зависимости от местной практики.

Протокольный визит длится, как правило, 10-15 минут, но может продолжаться дольше, если в этом заинтересованы обе стороны. При нанесении визита высокопоставленному лицу полезно заранее спросить у служебного персонала, каким временем располагает это лицо. Инициатива ухода с любого визита остается за гостем. Исключением являются визиты к главе государства, где аудиенция прекращается "принимающей стороной. В некоторых странах, особенно с монархическим строем, главе государства не принято задавать вопросов. Беседу ведет глава государства.

На межбанковских переговорах умение вести беседу -сложное искусство, которым обязан овладеть каждый работник, независимо от его должности или ранга. Овладение этим искусством - профессиональная обязанность банковских работников. На межбанковских переговорах, как правило, принимают участие лица, специально уполномоченные на ведение таких переговоров или руководящие работники этих учреждений. Деловые беседы ведутся в непринужденной манере, в форме диалога, без обращения к каким-либо справочным материалам, досье, запискам. Участники деловой беседы должны иметь большую эрудицию в сфере своей профессиональной детельности, а также в различных областях экономики, политики, науки, культуры, держать в памяти огромное количество конкретных фактов, связанных с предметом обсуждения на данных межбанковских переговорах. Желательно. чтобы участники таких переговоров помнили, что в соответствии с протокольной традицией почти каждая беседа после взаимных приветствий начинается с разговоров о событиях в культурной жизни, о новых книгах, кинофильмах, концертах, художественных выставках и т.д. Необходимо быть широко образованным, хорошо информированным собеседником, чтобы достойно представлять на деловых переговорах свой банк или фирму. Рекомендуется до начала переговоров подготовиться к возможной дискуссии для аргументированной защиты своей

позиции. В случае необходимости сделать официальное заявление. Последнее зачитывается строго по тексту, поскольку каждое слово в нем имеет принципиальное значение. В международной практике это считается обычным явлением и широко практикуется. Текст официального заявления далее передается собеседнику.

Во время переговоров очень важно достигнуть полного понимания своего собеседника. Непонятные моменты нужно обязательно попросить разъяснить дополнительно. Памятную записку или какой-либо другой документ, врученный во время деловой беседы, следует внимательно прочесть сразу после получения.

В официальной беседе необходимо постоянно поддерживать дух взаимной заинтересованности, поскольку каждый стремится выяснить у собеседники то, что ему еще неизвестно. Нельзя превращать беседу в викторину, когда один все время спрашивает, а другой только отвечает. В беседе обе стороны должны иметь возможность высказать все, что считают необходимым. Структура отношений между людьми имеет важное значение для достижения взаимопонимания. Известны следующие типы отношений: эквивалентное (когда существует полное совпадение позиций партнеров); транзитивное (когда сторона "А" разделяет позицию стороны "С" и сторона "С" и сторона "Б" также разделяет позицию стороны "С"); симметричное (когда лишь по основным вопросам существует общая точка зрения).

Наличие или отсутствие доверительных отношений между партнерами оказывает сильное влияние на процесс ведения деловых переговоров. Несомненно, что большое значение имеют и личные качества участников переговоров. В мировой практике учитываются пять наиболее общих моделей психологических взаимоотношений, которые способствуют или мешают переговорному процессу. Это -боязнь вступить в деловой контакт, сомнения (боязнь ошибки), негативное отношение, сочувствие, положительный настрой. Несомненно, в процессе общения имеют место все перечисленные психологические модели, но преобладает какая-либо одна.

Практика международных переговоров показывает, что в случае симметричных и эквивалентных отношений обсуждение вопросов проходит с максимальной эффективностью. В случае транзитивных отношений также возможно положительное решение обсуждаемых вопросов. Успешному ведению переговорного процесса способствует обоюдное стремление к достижению договоренности, хорошее знание партнера, доверие к нему. Любые переговоры - это человеческое общение, в ходе которого участники информируют друг друга о своей позиции, воздействие на партнера своим интеллектом и эмоционально-волевыми качествами.

Предварительная подготовка - обязательное условие успешного проведения переговоров по вопросам банковской политики и финансово-экономическим проблемам. В ходе такой подготовки необходимо выявить:

Уровень квалификации участников встречи;

Уровень знания иностранного языка участников встречи;

Сведения об их социальных, культурных, мировоззренческих, эмоциональных и возрастных особенностях.

Как правило, наиболее успешно переговоры проходят между людьми со сходными интересами. Беседа участников переговоров, имеющих приблизительно одинаковый уровень квалификации, характеризуется, как правило, наиболее адекватным обменом информации.

В случае необходимости участники переговоров по ходу беседы должны вступать в дискуссию и отстаивать свои интересы. Свидетельством недостаточной квалификации работника является поспешное заявление: "Я доложу об этом руководству банка (фирмы, предприятия)". Не следует спешить с подобным заявлением, поскольку проявив определенную выдержку, настойчивось и гибкость, можно достойно защитить интересы своего банка (фирмы). Однако нельзя исключить случаи, когда следует давать именно такой приведенный выше ответ.

Доброжелательное, вежливое отношение к людям, внимательность и общительность, способность завязать и поддерживать разговор, умение быть располагающим к себе -необходимые качества, которые помогут любому участнику переговоров в установлении дружеских и профессиональных -контактов.

В соответствии с международным этикетом деловые переговоры ведутся только в спокойном тоне, даже если тема обсуждения неприятна. Разговоры на повышенных тонах, личные оскорбления и выражения возмущения недопустимы. Одна ш функций протокола как раз и состоит в том, чтобы содействовать поддержанию нормальных отношений между участниками переговоров, устранять из дискуссии все, что не имеет прямого отношения к делу. Комплиментарная фраза: "Примите уверения в моем самом высоком к Вам уважении" имеет глубокий смысл и является неотъемлемой составной частью дипломатического протокола.

Проведение многосторонних переговоров или

международных конференций - наиболее сложное и

ответственное дело для отделов внешних связей и

протокольных служб различных банков или фирм. Такие

переговоры (конференции) проходят с большим количеством

участников и подготовительная работа требует затраты

больших усилий. Необходимо тщательно продумать и

организовать четкое выполнение программы

подготовительных действий:

Порядок встречи иностранцев;

Персональный состав встречающих с нашей стороны;

Участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в Российской Федерации;

Участие представителей прессы, телевидения и радио;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Размещение в гостинице;

Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);

Приемы, завтраки, обеды и т.д.;

Поездки по стране;

Окончательные проводы.

Целью переговоров на подобных встречах и конференциях могут быть различные финансовые и экономические проблемы; заключение договоров, соглашений или контрактов; рассмотрение результатов их осуществления; обсуждение других проблем, представляющих взаимный интерес, и т.д. В одних случаях участники двусторонних или многосторонних переговоров рассматривают одну проблему во всех ее аспектах. В других случаях переговоры отличаются свой многоплановостью. Ключевой момент всей подготовительной работы к двусторонним или многосторонним переговорам - выработка руководящих принципов, определяющих деятельность (работу) делегации на переговорах. Одновременно с разработкой позиции по вопросам, рассматриваемым на встрече, формируется состав участников встречи. Состав и уровень участников межбанковских и других переговоров зависит от значимости, придаваемой этой встрече ее участниками. Как правило, на переговоры направляются представители примерно одинакового уровня,

За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи. Правильный подбор вспомогатспьного персонала делегации также имеет большое значение. В состав такого персонала входят переводчики, стенографистки, водители, работники хозяйственных служб и др.

Для успешного ведения переговоров сотрудники-участники делегации должны иметь энциклопедический уровень образования, высокий профессионализм, ораторское искусство и тщательную подготовку именно к предстоящей встрече.. Очевидно, что общительный работник с широким

экономическим кругозором, способный быстро оценить суть любой проблемы, более подходит для ведения межбанковских переговоров, чем специалист узкого профиля. Знание правил процедуры, прецедентов, способов эффективного решения организационных вопросов, умение работать с документами, владение иностранными языками - все эти качества также. необходимы участнику деловой встречи. Для успешной работы важно знание иностранных языков, так каюто позволяет быстро завязывать деловые знакомства и успешно общаться с представителями иностранной прессы. Особую роль знание иностранных языков имеет на двусторонних и особенно многосторонних переговорах, конференциях, поскольку разработка документов ведется, как правило, на одном из иностранных языков, например, на английском. Владение предметом переговоров и иностранными языками позволяет найти наиболее точные и приемлемые формулировки для всех участников переговоров.

Предстоящие переговоры предусматривают

заблаговременную подготовку основополагающих

документов и. других рабочих материалов. Различают несколько категорий документов, обсуждаемых в ходе встречи.

Первая категория документов отражает позицию участника встречи по широкому кругу вопросов и содержит рекомендации относительно решения вопросов, рассматриваемых на предстоящих переговорах. Вторая категория - это проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые явятся основой для ведения переговоров. Третья категория документов - проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Памятки являются полезным вспомогательным материалом для бесед по тематике встречи. Памятки используются в ходе консультаций, проводимых накануне встречи, и во время переговоров.

Составление досье по различным вопросам, намечаемых к рассмотрению на предстоящей встрече, является неотъемлемой частью подготовительной работы. На основе досье готовятся тексты выступлений, материалы для бесед с партнерами по переговорам, документы, справки и т.д.

Досье состоит из официальных справок и документов о партнере, вырезок из газет, журналов и других материалов, содержащих сведения об иностранном партнере. Эффективность работы в ходе переговоров в немалой степени определяется качеством подготовленных досье.

До начала переговоров очень важно заранее выяснить позиции участников и no-возможности разъяснить свою. Решение этой задачи осуществляется путем телексной или телефаксной переписки, в ходе двусторонних встреч и консультаций. Эта работа проводится на всех стадиях подготовки к переговорам. На начальной стадии акцент делается на выяснении позиций партнеров по переговорам. Накануне встречи, когда позиции определены, основное внимание уделяется аргументированному изложению своей позиции.

После достижения договоренности- о проведении встречи стороны определяют место встречи и продолжительность переговоров. Проведение переговоров целесообразно, когда стороны понимают, что решение проблемы возможно только совместными усилиями, и если стороны стремятся к урегулированию взаимных интересов.

Взаимопонимание, воля и партнерство необходимы для успешного ведения переговоров, но наиболее важным из этих трех моментов является воля. Без воли к достижению взаимопонимания договоренности не будет.

В зависимости от истинного отношения сторон к достижению результата переговоры делятся на три категории. Первая - когда одна из сторон заинтересована не допустить договоренности (или проявляет безразличие). Вторая - когда одна из сторон проявляет умеренный, но не достаточно сильный (или срочный) интерес к достижению результатов. Третья категория - когда обе стороны стремятся добиться положительных результатов. Если все участники относятся к переговорам, как к переговорам третьей категории, т.е. проявляют общий интерес к достижению договоренности.

возможен быстрый успех переговорного процесса. Такой же результат вероятен, когда одна часть участников переговоров относится к ним, как к переговорам третьей категории, а другая часть, как к переговорам второй категории. Успех маловероятен, если все участники рассматривают переговоры, как относящиеся ко второй категории. Практически невозможно достижение позитивных результатов, если кто-либо из участников относит переговоры к третьей категории.

Для успеха переговоров особенно важно, чтобы первоначально заявленные максимально высокие требования того или иного участника не отпугнули остальных. На первом этапе важно как можно более полно и глубоко узнать позиции участников переговоров. Если на этом этапе в результате обмена мнениями участники придут к выводу, что по основным вопросам их общие интересы превалируют над противоречиями, то появляются условия (перспективы) для продолжения переговоров. Задача второго этапа состоит в определении параметров будущего контракта, соглашения или договоренности. На этом этапе важно устранить разногласия по ключевым вопросам и добиться взаимоприемлемого для всех подхода к решению главной проблемы. На третьем, завершающем этапе, участники сосредотачивают внимание на выработке окончательных договоренностей по всему спектру вопросов будущего соглашения или контракта. На этой стадии переговоры ведутся особенно интенсивно и требуют активного участия специалистов и экспертов. При окончательной отработке статей контракта к работе привлекаются юристы.

В ходе самих переговоров могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые потребуют дополнительных проработок статей контракта, а также определенной корректировки позиций. В таких случаях следует проявлять не только твердость, но и гибкость, готовность к взаимным уступкам и допустимым компромиссам. Разумеется, что искомый компромисс должен носить взаимоприемлемый и взаимовыгодный характер. Каждая сторона должна извлечь из компромисса

определенную пользу. Уступка, способствующая прогрессу переговоров, всегда оправдана. Жесткий прямолинейный подход, исключающий компромиссы, не позволяет добиться положительных результатов при проведении переговоров.

Успех переговоров возможен только при учете не только своих коренных интересов, но и интересов партнера. Именно на этой почве возникают доверие и взаимопонимание, столь необходимые для нахождения сбалансированного и согласованного решения любых сложных вопросов.

Далеко не каждый из нас уверенно чувствует себя на встречах с деловыми партнерами. Проблема в том, что многие бизнесмены просто-напросто не знают элементарных правил этикета, которые заведены в предпринимательском сообществе. Но с клиентами и коллегами «по цеху» все равно время от времени приходится встречаться. От этого, разумеется, никуда не уйдешь. Давайте рассмотрим основные моменты, которые будут полезны для ведения таких переговоров.

Как вести себя на деловой встрече: правила, этикет

Никогда не опаздывайте на встречи. Если вы считаете себя лидером, то вы просто обязаны делать все в указанный срок. Сделайте все от себя зависящее, чтобы прийти на деловую беседу вовремя. Вашу пунктуальность, поверьте, вторая сторона обязательно оценит.
Представьте окружающих людей друг другу. На встрече собрались неизвестные друг другу предприниматели? Обязательно познакомьте их. Первым вы должны указать на того человека, который занимает высшую должность.
Вы должны быть готовым ко всему. Очень важно понимать, чего именно от вас ждут на предстоящей встрече. Предоставьте этот «продукт» деловым людям. Также заранее подготовьте вопросы, которые могут помочь выйти деловым отношениям на новый уровень.
Четкий план - залог успеха. Добиться положительных результатов и произвести хорошее впечатление на окружающих бизнесменов будет проблематично, если не иметь четкого плана. Никогда не идите на деловые встречи «невооруженным».
Следите за тем, как вы сидите. Тут имеет место психологический момент. Настройте свое кресло таким образом, чтобы вы были на одном уровне с остальными людьми. В противном случае будет казаться, что вы маленький ребенок на заседании для взрослых. Вас просто могут не принять всерьез.
Говорите четко и громко. Никто не говорит о том, что перед деловой встречей нужно заранее записаться к логопеду. Но вы, вне зависимости от вашей дикции, должны произвести впечатление человека, который уверен в себе, своих словах. Это, в большинстве случаев, проблема бизнес-леди, которые привыкли говорить на заседаниях либо тихо, либо «себе под нос».
Выступите первыми. Согласитесь, что первые впечатления - самые яркие. Тех предпринимателей, кто говорит в самом конце, уже трудно слушать и, что главное, слышать.
Краткость - сестра таланта. Лишняя «вода» в ваших фразах никому не интересна. Говорите строго по делу. И очень важно не повторяться. Помните о том, что у деловых людей каждая минута на счету.
Телефон оставьте в кармане или сумке. Гаджет, конечно же, должен быть выключен или поставлен на беззвучный режим. Не выкладывайте его на стол. Эту ошибку совершают многие люди на деловых встречах. Все время отвлекаясь на телефон, вы уж точно не покажете свою заинтересованность в беседе.
Не оставляйте после себя беспорядок. Зачастую деловые встречи проходят за круглым столом (или обычным столом) в неформальной обстановке. Естественно, не без напитков и закусок. Если вас не обслуживает официант, обязательно уберите после себя. Считается плохим тоном, когда взрослый человек оставляет после себя грязные тарелки и стаканы.
Научитесь вежливо уходить. Совсем не обязательно жать каждому человеку руку и, тем более, обниматься, уходя с деловой встречи. Достаточно просто сказать: «Всем до свидания» или «Приятно было с каждым из вас пообщаться». И можно даже не сомневаться, что о вас будут вспоминать, как о вежливом человеке.

Как видите, находиться на деловых встречах и чувствовать себя на них, что говорится, «в своей тарелке», не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд.

Как вести себя на деловой встрече на выставке

Само по себя выставочное пространство уже настраивает на деловую беседу. Цель каждого участника мероприятия наладить новые связи, заключить взаимовыгодные контракты и оценить инновационные решения для производства продукции.

ЦВК «Экспоцентр» - одна из крупнейших выставочных компаний, в рамках которой организованы экспозиции отечественных и зарубежных предприятий. В ходе такого мероприятия повысить эффективность бизнеса намного проще, чем при деловой встрече другого формата.