Регистрация документов закладывает основу для организации в

дальнейшем информационно - справочной работы по документам . Одна из

главных целей регистрации – создание банка данных о документах . На его

основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два

вопроса :

У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

В каких документах можно найти информацию по конкретному

вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система

должна охватывать весь массив документов учреждения .

В момент регистрации надо составлять две карточки : одна помещается

в сроковую контрольную картотеку , другая в справочную . Это приходится

делать потому , что запрос о документе может поступить тогда , когда он еще

находится в работе , и быстро навести справку по сроковой картотеке не

58

удается . Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

справочной картотеке . Следовательно , пока документ в работе , на него

имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках .

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более

полная и имеющая все отметки о решении вопроса , затронутого в документе ,

переставляется в справочную картотеку , а аналогичная карточка из

справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при

создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по

другому поисковому признаку ( например , если основная картотека построена

по тематическому признаку , то в дополнительной карточки могут

располагаться по алфавиту корреспондентов ).

Любая справочная картотека состоит из РКК , для которых нужен ящик

или несколько ящиков , т . к . эти карточки будут накапливаться в течение года .

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия

структурных подразделений или направление деятельности .

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан . Она

картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные

документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.

Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с

документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В

оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных

документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой

комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может

выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии

подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут

59

выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный

документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем

можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по

конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.

Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы

данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной

карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,

компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией

встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной

системы хранения документации.

Требования к такой системе:

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

• · по корреспондентскому - рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
• · по географическому - рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
• · по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
• · по структурному - рубриками служат названия структурных подразделений организации;
• · по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;
• · по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

• 1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем 1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
• 2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.
• 3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.
• 4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

Контрольные вопросы

• 1. С какой целью создается в организации информационно-справочная система?
• 2. Как строится ИПС, если регистрация документ мощью РКК?
• 3. Какие признаки могут быть использованы для картотек?
• 4. Что представляют собой рубрики справочных картотек?
• 5. Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме?
• 6. Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с использованием ПК?

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.  

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.  

Информационно-справочная работа по документам  

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.  

Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база , регламентирующая организацию и технологию информацион -но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота , регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов , уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение.  

Учет (чаще используется термин регистрация) открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.  

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам по видам деятельности , по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.6.  

Система Ассистент Аудитора фирмы Сервис-Аудит представляет собой профессиональную информационно-справочную систему, интегрируемую в информационно-поисковую систему (ИПС) Кодекс. Она предназначена для аудиторских фирм , частнопрактикующих аудиторов, а также фирм и предприятий, стремящихся повысить эффективность работы служб внутреннего аудита и финансово-экономических служб. За счет интеграции в ИПС Кодекс, Ассистент Аудитора позволяет проводить поиск необходимых материалов всеми возможными методами, которые в ней реализованы (тематический поиск, контекстный поиск , поиск по наименованию, виду и типу документа и т.д.).  

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов , отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.  

Фонды ассоциативной памяти (ФАП) как форма хранения данных отличаются тем, что в них структурной единицей является непосредственно показатель, а не какая-либо промежуточная единица типа документа или записи (карточки) в регистре. Показатели объединяются в массивы по общим для них содержательным признакам, т. е. по близости экономического смысла . Тем самым обеспечивается возможность поиска непосредственно по набору содержательных признаков (ассоциативный поиск). При этом от пользователя не требуется или требуется в очень небольшом объеме специальная индексация (кодирование) запрашиваемых данных, что делает ФАП особенно эффективным для работы в режиме информационно-справочного обслуживания, обеспечивающем наибольшие удобства для пользователя.  

Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся правовой деятельности организации действующее законодательство гражданское , трудовое, финансовое, административное право технические средства механизации и автоматизации справочно-информационной работы по законодательству и нормативным актам порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности организации порядок заключения и оформления хозяйственных договоров основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде и охране труда Российской Федерации правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда , техники безопасности , производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Подготовлен сборник нормативно-методических документов, регламентирующих основные виды информационной и рекламной деятельности в области комплектования СИФ, справочно-информа-ционного обслуживания, обзорно-аналитической деятельности, работы по сбору, анализу и оценке НТД и ППО организаций отрасли, смежных отраслей и конверсионных предприятий, издательской деятельности и др.  

Учетная документация и контроль. Даже самая обычная операция по закупке требует полного учета и определенного систематического контроля. В ходе выполнения повседневной работы составляются основные учетные документы , к которым относятся заявки, перечни материалов и приемочные акты. Отделы закупок хранят большое количество информационного материала, получаемого от поставщиков. Сюда входят каталоги и номенклатуры-ценники поставщиков, технические проспекты, рекламные листки и письма. Отделы закупок обычно располагают также рядом справочных изданий общего характера, таких, как справочники промышленных фирм всей страны или отдельных районов, специализированные справочники по отдельным отраслям производства или по основным группам продукции, справочники общего характера, технические справочники, правительственные издания, торговые и научные периодические издания . Такие материалы оказывают неоценимую помощь при выявлении и выборе поставщиков.  

В пособии описывается детальная технология, контроль исполнения документов по срокам и по существу вопроса, в том числе в автоматизированном режиме, а также организация поисково-справочного аппарата как мобильного средства для оперативного извлечения необходимой информации по контролю и состоянию исполнительской дисциплины. Определенное место уделяется вопросам организационного н информационного обеспечения О АСУ, а также работе с письмами граждан как достаточно объемной по документному уровню управленческой деятельности . Приводится примерный классификатор категорий и вопросов обращений граждан в сфере организации трудового процесса.  

Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом (см. рис. 13). Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.  

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.  

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку , построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе , дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.  

Должностные обязанности . Разрабаты вает ил и при н и мает участи е в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой в организации и оказывает правовую помощь ее структурным подразделениям . Участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Подготавливает с участием подразделений организации материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и иных правонарушениях для передачи их в арбитраж, следственные и судебные органы, осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета , договорной, финансовой и трудовой дисциплины , обеспечению сохранности собственности организаций, по борьбе с растратами и хищениями. Анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий судебных и арбитражных дел, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности организации. В соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности . Принимает участие в работе по заключению договоров , подготовке заключений об их юридической обоснованности, рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности . Контролирует своевременность представления справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензий. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов , изданных в организации. Ведет справочно-информацион-ную работу по законодательству и нормативным актам с применением технических средств , а также учет действующего законодательства и других нормативных актов , производит отметки об их отмене, изменениях и дополне-ниях. Принимает участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в

Практическое занятие № 5

Вопросы для рассмотрения:

Вопрос № 1

Вопрос № 2

Что представляет собой информационная поисковая система?

Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:

1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.

2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.

Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

Вопрос № 3

Вопрос № 6

Вопрос № 7

Вопрос № 8

Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?

Практическое занятие № 5

«Организация информационно-справочной работы»

Вопросы для рассмотрения:

1. Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?

2. Что представляет собой информационная поисковая система?

3. Что такое «карточки регистрации документов» и в чём заключается особенность работы с ними?

4. Что представляет собой справочная картотека?

5. Какие принципы ведения картотеки существуют?

6. Что включает в себя контроль исполнения документа после нанесения на него резолюции?

7. В чём заключаются особенности технологии работы с обращениями граждан?

8. Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?

Вопрос № 1

Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 1

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационно-учетные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. 2

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?

2. Какие задачи выполняет регистрация документов?

3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?

4. Какие данные о документе записываются в процессе его реги­страции?

5. Назовите формы регистрации документов.

6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистра­ции документов?

7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистра­ции документов?

8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?

9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие - из раскры­вающихся списков?

10. В чем преимущества автоматизированной системы регист­рации?

11. Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводст­ва обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

У кого, где, в какой стадии работы находится любой доку­мент;

В каких документах можно найти информацию по кон­кретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводст­ва. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записы­ваются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помо­щью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной карто­теки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают на­звания структурных подразделений (если они есть) или направ­ления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется карто­тека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Жела­тельно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая форми­руется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно кар­тотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картоте­ки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной рабо­те находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки сто­ят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводствен­ных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания зна­чительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подго­товки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа до­кументов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут зада­ваться следующие реквизиты:

Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск мо­жет вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания докумен­та, от и до);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может не­посредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату испол­нения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной ба­зе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (докумен­ты предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается реги­страционная форма. При поиске группы документов результа­ты поиска выводятся на экран и распечатываются в таблич­ной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находит­ся в данный момент. Если документ уже исполнен, то на эк­ран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотексто­вые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время полу­чает все большее распространение. В этом случае к регистраци­онной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по элек­тронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового ре­дактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять по­иск не только по реквизитам, внесенным в карточку на доку­мент, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закуп­кой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по сло­вам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз умень­шить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество при­нимаемых управленческих решений и текст создаваемых до­кументов.