И как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.
Что говорят правила работы архивов
Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.
Нормативный документ: Правила работы архивов-2015
Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):
«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).
Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.
К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются , предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.
В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».
Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):
«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».
Делаем выводы:
1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.
2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).
Предисловие к описи дел: скачать образец
Предлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.
Опись дел постоянного хранения - систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.
Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.
Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:
- наименование организации
- номер фонда
- порядковый номер
- индекс дела (при наличии )
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание (если есть)
Важно: ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть .
В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.
Правила заполнения описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
Фонд №
Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.
Порядковый номер
Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).
Индекс дела
Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.
Заголовок дела
Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».
Дата дела
В данной графе указываются крайние даты дел.
Число листов в деле
Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.
Примечание
В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.
Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях дел архивных фондов, для ускорения поиска документов в научных и практических целях к описям создается справочный аппарат, который включает:
Предисловие;
Список сокращенных слов;
Переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);
Указатели (при необходимости).
Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению содержания описи (список сокращений) и др.
Титульный лист описи
Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для всех описей. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись к конкретному фонду или его части, определенному периоду времени, а также поисковые данные.
На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются (приложения NN 8, 9):
Полное название государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (Центральный архив города Москвы, Центральный архив общественно-политической истории Москвы и др.);
Название фонда;
Номер фонда;
Номер описи;
Название описи;
Крайние даты дел, включенных в опись.
Название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и официально принятыми сокращенными названия (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия при этом могут указываться только годы, либо месяца и годы. Если организация продолжает функционировать, конечная дата названия не проставляется.
При этом на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения его названий.
Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований , который помещается за титульным листом. На листе переименований названия организаций даются в том же порядке, как на титульном листе.
Для объединенных архивных фондов указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. После обобщенного названия объединенного фонда в скобках указывается - "объединенный фонд". Например:
Отделения Московской советской рабоче-крестьянской милиции
(объединенный фонд)
Для архивных коллекций на титульном листе указывается название коллекций, например:
Коллекция документов о деятельности религиозных объединений.
Номер фонда присваивается в государственном архиве, куда передаются документы или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственных архивов. Документам по личному составу ликвидированных организаций, которые передаются на хранение в архивы кадровой документации по административным округам, присваивается отдельный номер фонда в архиве кадровой документации.
При первом поступлении документов в государственный архив номер фонда на титульном листе не указывается.
Номер описи . Описям присваиваются учетные номера. К номерам описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, "лс" (личный состав), "н" (научная документация) и др. В необходимых случаях (создание новых описей и т.п.) вопрос о присвоения номера описи согласовывается с государственным архивом.
Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, N 1 и N 1лс), если они поступают в один государственный архив.
Номер описи дел фонда присваивается при первом поступлении документов в архив, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи (при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "продолжение). Заголовки дел во всех описях одного номера нумеруются в валовом порядке до достижения четырехзначного номера (9999), после чего опись считается законченной и следующему годовому разделу этой описи присваивается другой номер.
В случае составления дополнительной описи на дела, не включенные в опись по каким либо причинам при упорядочении документов и обнаруженные впоследствии, описи присваивается новый порядковый номер, при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "дополнение к описи N ". В предисловии указываются причины и основания составления дополнительной описи.
Название описи включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), а также конкретное название описи (если оно имеется). Например:
Опись N 3
дел постоянного хранения
Переписка Мэрии и Правительства Москвы
Опись N 2
дел временного хранения (свыше 10 лет)
по опеке и попечительству
Крайние даты документов и дел, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки.
Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов приложений, а также документов, созданных в процессе ликвидации, выходящих за хронологические рамки фонда.
Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела. Например: 1989-1995, 1999-2003 гг.
Против названия каждого раздела, подраздела и т.д. указываются номера соответствующих листов описи. В случае необходимости могут приводиться и номера дел.
Предисловие
Обязательным элементом справочного аппарата к описи является предисловие.
Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.
К описям объединенного архивного фонда составляется общее предисловие, если дела фондов, входящих в него, включены в одну опись. Кроме того, могут составляться предисловия к описям каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд. В этом случае в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельного фонда излагаются сведения, касающиеся лишь этого фонда, и даются ссылки на общее предисловие.
Это положение относится и к предисловию к описям архивных коллекций документов.
В предисловии к описи излагаются:
История организации-фондообразователя;
Истории фонда;
Состав и содержание документов описи;
Особенности формирования, описания и систематизации дел;
Состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.
В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается кратко, сжато, так как помимо предисловия к описи составляется историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассматриваются эти вопросы (см. раздел 9).
В предисловии освещаются следующие вопросы:
Дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции;
Компетенция, структура, функции учреждения - фондообразователя, сеть подведомственных организаций;
Дата и основание поступления док’ументов фонда в архив, их объем и крайние даты.
После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопросы рассматриваются более подробно. Например: "Подробнее см. Историческую справку к фонду... за...".
Если по какой-либо причине историческая справка к фонду отсутствует, или она недоступна для пользователей, в предисловии приводятся сведения по истории фондообразователя и фонда в объеме требований, предъявляемых к исторической справке (см. раздел 9).
В предисловии к описи объединенного фонда, включающему однородные организации, приводятся общие сведения по истории данных организаций, в необходимых случаях, освещаются индивидуальные особенности каждого учреждения.
При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел как по их видам, так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологические рамки описи. Подчеркивается наличие и состояние фотодокументов, альбомов, графических документов, входящих в состав документов описи.
Если в опись дел постоянного хранения включены документы временного срока хранения (квартальные отчеты) необходимо объяснить целесообразность включения таких документов. При отсутствии ряда документов постоянного хранения и по личному составу в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций может содержаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.
В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел. Перечисляются, какие виды работ были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, описание дел на обложках, техническое оформление дел, систематизация и т.д.). Отмечаются особенности формирования отдельных категорий дел и составления заголовков к ним.
В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в делах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.
Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включены в опись.
Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые имеются.
Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период), в предисловии к описи постоянного хранения отмечается место хранения документов по личному составу организации.
В случае переработки описи, в том числе в архиве организации при утрате большого количества документов, в предисловии к переработанной описи дается сравнение с прежней, указываются преимущества нового способа построения описи и причины переработки описи. В необходимых случаях следует отмечать основные исправления и внесенные дополнения (проведена унификация приемов описания заголовков в тексте; исключены документы, не относящиеся к профилю фонда; проведена пересистематизация дел, перешифровка дел и т.д.).
В заключении предисловия к описи дается характеристика справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования справочным аппаратом.
В предисловии отмечается наличие документов, относящихся к деятельности организации в других фондах или архивах Главархива Москвы.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и помещается в начале описи после оглавления (содержания).
Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в Главархив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.
Предисловие, составленное в государственных архивах Москвы при переработке фондов, при упорядочении документов фондов поступивших и поставленных на учет в состоянии россыпи подписывается составителем.
Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.
Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.
Титульный лист дела: образец и форма
Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):
Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.
Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:
Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);
Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);
Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:
2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:
2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться .
3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.
Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)
I. Общие положения
2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.
3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
II. Общие понятия об описи дел
4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.
Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.
С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.
Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.
В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.
Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.
Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.
Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.
Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).
К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.
Например:
Опись N 1. Дел постоянного хранения.
Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.
Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.
5. Описи составляются:
На дела постоянного хранения ();
На дела по личному составу ();
На дела временного (свыше 10 лет) хранения ().
6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).
Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
Порядковый номер;
Заголовок единицы хранения;
Крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);
Количество листов в единице хранения.
Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
Индекс дела;
Указание на подлинность (копийность) документов;
Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.
Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.
Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).
Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.
В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.
Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.
Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.
Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.
В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.
Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.
Например,
Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником
В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".
В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.
Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.
Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.
Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";
Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.
Например:
Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.
При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.
Например:
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.
В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.
Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.
Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.
Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.
В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.
В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).
В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.
Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".
Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.
В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.
Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".
При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.
Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;
В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному
составу", где:
02 - обозначение структурного подразделения;
15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.
В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.
Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.
III. Основные требования к описям дел постоянного хранения
7. Оформление описи дел постоянного хранения.
Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().
Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:
Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.
Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.
Печатается опись в четырёх экземплярах.
Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России , в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.
После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.
После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.
Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.
Например:
Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.
Основные схемы систематизации дел:
Структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
Хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);
Функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);
Номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).
Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.
Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. ).
Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.
Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.
Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.
Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:
|
N п/п |
По срокам хранения | Порядок образования дел | |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | "постоянно" | 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов). | 1. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. |
| 2. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним. | 2. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на 2012 год, составленный в конце 2011 года, вносится в раздел описи 2012 года. | ||
| 3. Перспективные планы и отчёты об их выполнении. | 3. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на 2005-2012 годы" должна быть внесена в раздел описи за 2005 год, а отчёт о его выполнении - за 2012 год. | ||
| 4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела. | 4. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Например, единицу хранения "Журнал учёта журналов и картотек", заведённый в 2005 году и оконченный в 2012 году, следует включить в годовой раздел описи за 2005 год. | ||
| 2. | Временного хранения с отметкой "ЭПК" | Обязательное проведение экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой "ЭПК" (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения |
При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.
Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.
Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.
Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.
При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.
Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.
9. Заголовок дела
Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);
Название адресата или корреспондента документа;
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.
В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.
Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:
| 1. | Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчёты и т.д.); | "Приказы NN 1-15 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год" |
|---|---|---|
| - документы одной или двух разновидностей (годовые отчёты, статистические отчёты, сводные статистические отчёты, квартальные отчёты). Один или два вида документов через союз "и" указываются вначале заголовка | "Отчёт о работе управления за 2012 год и документы к нему" | |
| 2. | Единицы хранения, в которых имеется один документ (книга, журнал, план и т.д.). Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке дела употребляется в единственном числе (протокол, план, отчёт, справка, акт, информация). Название документа указывается вначале заголовка. | "Журнал учёта законченных производством дел за 2012 год" |
| 3. | Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин "дело". | "Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2010 году: Андреева Ольга Владимировна" |
| 4. | Единицы хранения, содержащие различные по своим видам или разновидностям документы (более трёх), относящиеся к одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле. | "Документы о командировках по комплексному инспектированию (справки, акты, докладные записки и др.) за 2012 год" |
| 5. | В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких структурных подразделениях они проводились | "Справки о проведении контрольных проверок в УФМС России по Костромской области за 2012 год" |
| 6. | Если в деле отложились от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления | "Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан за 2012 год" |
| 7. | В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной букв, в конце заголовка. | "Информационные письма, рекомендации, бюллетени и др. по вопросам нарушения законности за 2012 год. Копии" |
| 8. | При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов. | "Приказы NN 1-25 ФМС России по личному составу за 2012 год" |
| Если дела с приказами, постановлениями распоряжениями, протоколами имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится | "Приказы NN 1-101 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 1" | |
| 9. | Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляется один приказ или протокол. | Протокол аттестационной комиссии от 25 декабря 2012 г." |
| 10. | Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина "переписка". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. | "Переписка с международными организациями по вопросам реализации международных договоров и иные документы (протоколы, справки и др.) о сотрудничестве с миграционными ведомствами иностранных государств за 2012 год" |
| В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним. | "Переписка с МИД России по согласованию вопросов гражданства за 2012 год" |
В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.
Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам
Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".
IV. Основные требования к описям дел по личному составу
10. Оформление описи дел по личному составу.
Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().
Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:
Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".
Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.
После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.
11. Порядок включения дел по личному составу в опись.
Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:
Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:
|
N п/п |
По срокам хранения | Порядок образования дел | Порядок включения дел в опись |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Постоянного хранения | Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания) | Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения |
| 2. | Долговременного хранения | Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета) | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу |
| 3. | Долговременного хранения | Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.) | Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу |
Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.
Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. ).
Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.
Особенности описания документов по личному составу:
| 1. | В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов: | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| - лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения | "Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л" | ||||
| - Лицевые счета сформированы по категориям работников | "Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год" | ||||
| - документы сформированы в дела по хронологическому принципу | "Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года | ||||
| 2. | Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить. | Дата дела (тома, части) | |||
| 3 | 4 | ||||
| Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год | февраль, март-октябрь 2012 | ||||
| 3. | Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже. | Сидорова Анастасия Викторовна | |||
| 4. | В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита. | "Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля" | |||
| 5. | При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год. | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | ||
| 3 | 4 | ||||
| Приказы NN 1-10 ФМС России по личному составу за 2012 год | 12 мая 2012 г. - 31 октября 2012 г. | ||||
12. Описание личных дел
Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.
При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.
Например:
Личное дело
Андреев Василий Анатольевич
на 46 листах
Хранить 75 лет ЭПК
Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.
Например:
Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)
Левенец (Калинина) Вера Олеговна
При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):
Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:
Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.
Например:
Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.
Например:
Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.
Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.
Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.
Нумерация разделов приводится в соответствии с источником
IV. Справочный аппарат описи
13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.
В справочный аппарат описи входят:
Титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);
Предисловие;
Список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);
Описательные статьи;
Переводная таблица шифров (в случае переработки описи);
Итоговая запись.
Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:
Титульный лист;
Подтитул;
Предисловие.
Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).
На титульном листе описи помещаются следующие данные:
Полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;
Официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);
Номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);
Номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);
Название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);
Крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).
Указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;
Указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;
Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
Отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;
Даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;
Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.
V. Историческая справка
14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.
Историческая справка состоит из следующих разделов:
1. история фондообразователя;
2. история фонда;
3. характеристика документов фонда.
1. История фондообразователя включает сведения о:
Возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;
Распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;
Крайних датах деятельности органа исполнительной власти;
Задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;
Масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;
Месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
Изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;
Структуре органа исполнительной власти и её изменениях.
2. История фонда включает следующие сведения о:
Первой дате поступления документов на хранение;
Количестве дел и крайних датах;
Изменении в составе и объёме фонда и их причинах;
Степени сохранности документов;
Особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
Составе научно-справочного аппарата к фонду.
3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:
Составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;
Наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;
Научно-справочном аппарате к фонду;
Видах носителей информации.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.
Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.
Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения
за ____________ год
(цифрами и прописью)
Наименование должности
Наименование должности лица,
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел по личному составу
за ____________ год
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ____________ год
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 2004 год Отдел делопроизводства | |||||
| 1. | 01-01 | Приказы NN 1-25 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 1 | 10 января 2004 г. - 31 августа 2004 г. | 153 | |
| 2. | 01-01 | Приказы NN 26-41 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 2 | 1 сентября 2004 г. - 28 декабря 2004 г. | 185 | |
| 3 | 03-25 | Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2004 год | 10 января 2004 г. - 27 декабря 2004 г. | 225 | |
| 4 | 05-35 | Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2004 год | 2004 | 145 | |
|
2005 год Отдел делопроизводства |
|||||
| 5 | 01-01 | Приказы NN 1-23 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 1 | 10 января 2005 г. - 31 августа 2005 г. | 185 | |
| 6 | 01-01 | Приказы NN 24-56 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 2 | 1 сентября 2005 г. - 28 декабря 2005 г. | 225 | |
| Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев | |||||
| 7 | 03-25 | Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2005 год | 10 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г. | 184 | |
| Отдел финансового обеспечения | |||||
| 8 | 05-35 | Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2005 год | 2005 | 203 | |
Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)
|
N п/п |
Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
2009 год |
||||||
| 1 | 02-10 | 229 | ||||
| 2 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Андреева Ольга Владимировна | 18 декабря 2006 г. - 8 августа 2009 г. | 26 | ||
| 3 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Воронин Олег Витальевич | 22 мая 2005 г. - 19 октября 2009 г. | 33 | ||
| Отдел финансового обеспечения | ||||||
| 4 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "А-Л" | 2009 | 135 | ||
| 5 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "М-Я" | 2009 | 145 | ||
|
2010 год Отдел кадрового и правового обеспечения |
||||||
| 02-10 | Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы | 10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г. | См. дело 1 | |||
| 6 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2010 году: Абренина Анна Владимировна | 18 мая 2004 г. - 31 августа 2010 г. | 51 | ||
| Отдел финансового обеспечения | ||||||
| 7 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "А-Л" | 2010 | 123 | ||
| 8 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "М-Я" | 2010 | 101 | ||
Форма титульного листа архивной описи
(Название государственного архива)
_________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ________
ОПИСЬ N ______
________________________
(название описи)
Крайние даты документов ________
Образец предисловия к описи дел по личному составу
В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:
Приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;
Личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;
Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.
Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:
Приказы по личному составу;
Лицевые счета;
Личные дела.
Приказы сформированы по номерам.
Номера приказов вынесены в заголовок.
Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.
Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.
Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.
Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.
Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.
В опись включено 8 дел.
Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4
Обзор документа
Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.
