Срок хранения истек? Уничтожить! Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
дату оформления акта;
описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 9

Срок хранения истек? Уничтожить!

Сроки хранения документации по кадрам определены нормативными актами федеральных органов исполнительной власти, и уменьшить эти сроки организация не имеет права. Зато имеет право их продлить. Но так или иначе, срок хранения все-таки когда-нибудь истекает. Что делать с документами по кадрам с истекшими сроками хранения, как правильно организовать и оформить их уничтожение, рассказывается в статье.

Нормативная база. 1. Положение "О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ", утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

3. Основные правила работы архивов организаций, одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Когда приходит срок уничтожать документы?

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

Временного хранения (до 10 лет включительно);

Долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

Постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.

Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2009 г. можно выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

Трехгодичного - законченные делопроизводством в 2005 г.;

Пятилетнего - законченные делопроизводством в 2003 г.;

Десятилетнего - законченные делопроизводством в 1998 г.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации), где по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

Стандарты и правила уничтожения кадровой документации

При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:

Уничтожение должно быть санкционированным (т.е. запрещается самовольное уничтожение документации, без оформления соответствующих документов);

Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;

Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;

Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Словарь кадрового делопроизводства. Копия документа (от лат. copia - множество) - не имеющий юридической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Страховая копия документа - копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Резервная копия документа - запасная копия документа, употребляемая только в случае надобности.

Шредер - прибор для уничтожения бумаг, шредирование - разрезание на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Отметка "до ликвидации организации", проставленная в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения к некоторым видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. Однако после ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.

Словарь кадрового делопроизводства. Ценность документа - свойство документа, обусловливающее его экономическое, политическое, культурное или научное значение.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Оформление уничтожения

Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536).

Запись в акте "Изменения в учетные документы внесены" означает, что в формах номенклатур дел или в описях дел (учетных документах), куда были впервые внесены документы, в настоящий момент подлежащие уничтожению, в графе "Примечания" указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым документы подлежат уничтожению.

Экспертные комиссии (ЭК), с которыми необходимо согласовать акт об уничтожении документов, являются совещательными органами, которые создаются во всех крупных учреждениях, а в соответствии с Международным стандартом 15489-1:2007 должны быть созданы во всех организациях. Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников. В состав экспертной комиссии могут входить:

Заместитель руководителя организации;

Главный бухгалтер;

Начальник службы персонала;

Главный специалист службы персонала;

Секретарь.

Члены экспертной комиссии помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку "до минования надобности", рассматривают акты о выделении дел к уничтожению.

Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертных комиссий осуществляют работники архива учреждений.

Выделенные к уничтожению документы в упакованном виде передаются на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Фирмы, занимающиеся внеофисным хранением документов, предлагают несколько вариантов уничтожения: стандартное уничтожение и конфиденциальное уничтожение. Уничтожение документов производится путем шредирования. Стандартное и конфиденциальное уничтожение отличаются разной степенью секретности: стандартное уничтожение обеспечивает секретность 3-й степени (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм), конфиденциальное - секретность 5-й степени (фрагментирование на части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Существует некоторая специфика уничтожения отдельных категорий документов. Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например:

┌──────────────────┐

│Черновик уничтожен│

│Дата. Подпись │

└──────────────────┘

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков, а если часть документов испорчена, об этом составляется акт по примерной форме.

Примерная форма

Утверждаю

Генеральный директор

ООО "Авангард"

А.А. Иванов

печать 02.06.2009

на списание испорченных бланков трудовых книжек

N __________

Место составления

Нами __________________________________________________________________

(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по

___________________________________________________________________________

списанию бланков)

составлен настоящий акт о том, что за период с ____________ по ____________

на ________________________________________________________________________

(полное наименование предприятия)

испорчено _________________________________________________________________

(подробная причина порчи)

Штук ________________________ бланков трудовых книжек (вкладышей

(цифрами) (прописью)

к ним) ____________________________________________________________________

(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или

__________________________________________________________________________,

вкладыша к ней)

которые "__" _______ 2009 г. уничтожены путем сожжения.

Подписывают акт члены комиссии с указанием должности, подписи и расшифровки подписи.

При заполнении граф данной формы следует подробно указать причину порчи, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам │

│ Селезневой Инны Ивановны │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если трудовая книжка была заполнена не на русском языке, то в бланк формы можно добавить графу "Название языка".

Санкции за нарушение правил хранения документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Если организация уничтожила документы по кадрам или другие документы организации раньше установленного срока, то ее могут оштрафовать налоговые инспекторы на 5000 руб., а за повторное нарушение - на 15 000 руб. В соответствии со ст. 120 Налогового кодекса РФ, если благодаря пропаже документов предприятие уплатило меньше налогов, то штраф составит 10% от неуплаченных сумм, но не менее 15 000 руб., причем оштрафовать могут не только организацию, но и лично ее руководителя.

Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.).

Литература

1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

2. Доронина Л.А. Документоведение: Учеб.-метод. пособие. М.: ГУУ, 2005. 76 с.

Л.Доронина

кафедры документоведения

и документационного обеспечения

управления

Государственного

университета управления

Подписано в печать

Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?

Вопрос

Кто занимается актом на уничтожение документов срок хранения которых истек? С 1 февраля председателем комиссии может быть глав. бухгалтер он же ген.директор?

Ответ

Уничтожением документов занимается экспертная комиссия. Она оформляет акт.

Председателем комиссии может быть главный бухгалтер, являющийся генеральным директором.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

Статья: Как составить акт, чтобы избежать претензий к расходам на уничтожение «первички»

«если у компании большой документооборот, своевременное уничтожение «первички» с истекшим сроком хранения поможет сэкономить на аренде архивных помещений. Вариантов уничтожения документов много. Их можно сжечь, пропустить через шредер, сдать в макулатуру, воспользоваться услугами мобильного шредера и пр. Выбор зависит от ряда факторов.

Прежде чем избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, надо проверить, истек ли их срок хранения, а также провести экспертизу ценности бумаг. Уничтожение «первички» подтвердите актами. Сначала оформите акт на выделение к уничтожению документов. А потом уже сам акт на уничтожение бумаг.

Унифицированных форм для этих актов нет. Компания составляет их в произвольной форме. Но важно указать нужную информацию. Ведь верно составленный акт на уничтожение поможет обосновать компании расходы на утилизацию «первички». Избежать ошибок поможет наша статья.

ДЛЯ СПРАВКИ

Как уничтожить документ в электронной форме

Документы и средства на электронных носителях информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП компания должна хранить не менее пяти лет после года, в котором их последний раз использовали ().

Речь идет об электронных документах, дисках, флеш-картах и пр.

Если экспертная комиссия подтвердит отсутствие практической значимости электронных документов и срок их хранения истечет, информацию, как правило, уничтожают вместе с носителем*. При этом компания вправе применить те же способы уничтожения, что предусмотрены для бумаг. Например, измельчение, сжигание, изменение формы и пр. А можно использовать метод стирания или перезаписи файлов ( ГОСТ 15489-1-2007, утв. )

1. В компании должна быть экспертная комиссия

Решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения принимает экспертная комиссия*. Правила ее работы можно установить на основании рекомендаций, изложенных в , утвержденном , и работы архивов, принятых решением Коллегии Росархива от 06.02.02.

Обычно комиссию возглавляет директор или его заместитель ( Положения, утв. ). Включить в состав комиссии следует специалистов тех отделов, которые знают ценность уничтожаемых бумаг. Это позволит сохранить документы, которые, несмотря на истечение срока хранения, могут в будущем понадобиться.

Состав комиссии руководитель компании утверждает соответствующим приказом.

В состав экспертной комиссии включите специалистов разных отделов*

Члены экспертной комиссии отбирают документы для постоянного или временного хранения и принимают решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Для этого они проводят экспертизу ценности документов и оформляют протокол.

В ходе экспертизы может быть выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения и бумаги, которые имеют длительный или постоянный срок хранения. Такую папку нужно расшить и расформировать.

Если комиссия выявит наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов, все бумаги, кроме оригиналов, следует уничтожить.

2. Составьте акт о направлении документов на уничтожение

Отобранные документы для утилизации нужно упорядочить и описать в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Унифицированной формы акта нет, поэтому компания вправе разработать его самостоятельно.

Бухгалтерские документы надо хранить не менее пяти лет

Не надо описывать каждый листок индивидуально. Достаточно указать наименование документов, общее количество папок и крайние сроки завершения хранения (образец см. ниже).

Акт подписывают председатель и все члены комиссии. Утверждает руководитель компании.

3. В акте на уничтожение укажите количество бумаг

Унифицированной формы акта на уничтожение также нет. Но можно использовать форму, указанную в к Основным правилам работы архивов или в по разработке инструкций по делопроизводству (утв. ). Или разработать форму самостоятельно.

Чтобы впоследствии к акту не было претензий, укажите:

Наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;

Дату оформления акта;

Объем или количество уничтожаемых документов;

Способ уничтожения.

Впишите количество уничтоженных папок и их вес. Наименование бумаг можно не перечислять, ведь они указаны в акте о направлении документов на уничтожение.

Подписывать акт об уничтожении должны все члены экспертной комиссии во главе с председателем. Утверждает акт руководитель (образец см. ниже).

Для уничтожения бухгалтерских документов есть ограничения

Закон о бухгалтерском учете предписывает хранить документы не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (). Срок хранения надо считать начиная с окончания того года, в котором вы последний раз использовали документы. Например, если товар был приобретен по накладной, но не оплачен, а задолженность по истечении срока давности списана, срок хранения накладной отсчитывайте от окончания года, когда списана задолженность.

Если компания утилизирует бумаги раньше срока, руководителя могут привлечь к административной ответственности. Штраф возможен в размере от 5000 до 10 000 руб. ().

4. Важен способ уничтожения бумаг

Компания вправе сама выбрать способ уничтожения бумаг. Например, их можно сжечь, если есть подходящее помещение. В противном случае не исключены проблемы с пожарной безопасностью.

Можно пропустить бумаги через шредер. Но это удобно только для небольших объемов. Ведь придется разбирать каждую папку, чтобы скрепками не испортить оборудование.

Компания вправе сама выбрать способ уничтожения бумаг

На практике большинство компаний отдают бумаги на утилизацию в бумагоперерабатывающие организации или в организации, собирающие вторсырье.

Специализированные фирмы могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование. Так, можно воспользоваться услугой мобильного шредера. Спецорганизация присылает автомобиль с встроенным производственным шредером. Тогда бумаги измельчают на глазах членов экспертной комиссии.

Если для уничтожения «первички» вы привлекаете стороннюю компанию, помимо акта на уничтожение, составьте акт приемки-передачи бумаг или накладную. В них укажите дату процедуры, количество документов и их вес.

Учтите: бумаги, предназначенные для уничтожения, компаниям запрещено использовать в хозяйственных нуждах. Например, для черновиков или копий документов».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Какие действия должна предпринять компания, если срок хранения документов, истек? В каком порядке уничтожаются документы?

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.

Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).

Как уничтожить документы, если срок их жизни истек?

Независимо от того, какие документы с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению, алгоритм действий компании будет единым.

Шаг 1. Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.

На этом этапе производится отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.

Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

Образец приказа представлен ниже:

Г. Москва

Акционерное общество «Лютик»
ПРИКАЗ №4223

Об утверждении состава комиссии для уничтожения
первичных учетных документов АО «Лютик»

В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией №125, утвержденной приказом АО «Лютик» от 725 от 08.04.2013 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:

2. Провести экспертизу документов, законченных делопроизводством, находящихся в архиве АО «Лютик» в срок до 17 января 2017 г.

3. Составить и представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в срок до 19 января 2017 г.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

П.П. Одуванчиков

Главный бухгалтер

В.И. Ландышева

Шаг 3. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Образец акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен ниже:

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной экспертизы документов, законченных делопроизводством, выявлены следующие документы, подлежащие уничтожению:
-товарные накладные за периоды с января по декабрь …г.
-счета-фактуры за периоды с января по декабрь …г.
.........
.........

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).

Шаг 5. Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.

Образец акта об уничтожении документов представлен ниже:

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
Об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:

составила настоящий акт о том, что по согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов экспертной комиссии указанные документы были переданы как макулатура в ООО «Цветочек». На передачу документов оформлена накладная от 23.01.2017 г. №1250.

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

Для операционных систем Windows временные файлы являются перманентным злом. Пользователи ведут с ними борьбу еще с первых редакций ОС. Microsoft разработала программные инструменты удаления, но многие пользователи не знают об их существовании или не умеют использовать. Сегодня мы разберемся как удалить временные файлы в Windows.

Во всех работающих на ядре NT современных операционных системах Microsoft временные файлы располагаются одинаково. Для их хранения выделено две папки. Одна предназначена для системных временных файлов, а вторая ‒ для пользовательских.

Чтобы проверить директории хранения, вызовем меню «Выполнить». Нажимаем сочетание клавиш «Win» + «R» и вводим команду «sysdm.cpl» как показано на скриншоте.

В открывшемся окне свойств в верхней части переключаемся на вкладку «Дополнительно». Находим второй обозначенный пункт и открываем его.

Системное меню «Переменные среды» разделено на две части. Верхняя область пользовательская, а нижняя ‒ системная. Значения переменных «TEMP» и «TMP» указывают на каталоги хранения.

При желании их можно удалить с компьютера вручную. Метод этот не самый лучший и удобный. Часть расположенных в этих папках файлов может использоваться в данный момент программами или операционной системой и будет защищена от стирания.

Кэш Internet Explorer

Еще одним местом, где хранятся временные файлы в Windows 7, является директория кэша браузера Intenet Explorer. Популярностью он не пользуется и работают с ним редко. Большинство пользователей считает его программой, необходимой для скачивания «нормального» браузера.

Чтобы посмотреть, где IE хранит временные файлы интернета, откроем его и войдем в настройки.

Нажатие на «шестеренку» вызывает контекстное меню. Переходим в нем к обозначенному пункту.

Свойства браузера откроются на вкладке «Общие». На ней нам нужна кнопка «Параметры».

В открывшемся окне указана директория и параметры хранения временных файлов интернета.

В Windows 10 IE не является основным браузером, но пока еще присутствует во всех сборках ОС. Порядок настроек у него не изменился, но папку хранения временных файлов в Microsoft переименовали. Теперь она называется не Temporary Internet Files, а INetCache.

На скриншотах видно, что это единственное изменение в настройках IE. Все остальные параметры и значения на своем месте.

Очистка средствами Windows

Инструменты, отвечающие за удаление временных файлов в Windows, всегда были расположены в меню управления системным диском. Исключение составляет только последняя версия ОС, в которой Microsoft использует новый интерфейс настроек. Сначала рассмотрим классический метод. Открываем «Проводник», чтобы отобразился системный диск.

Нажатием правой кнопки активируем сервисное меню. Выбираем самый последний пункт.

В открывшемся окне свойств рядом со схемой, показывающей заполнение диска данными, находится кнопка «Очистка».

На скриншоте показана верхняя и нижняя часть списка доступных для удаления временных файлов. Проставляем галочки в нужных местах и нажимаем кнопку «ОК».

Система запросит подтверждение, после получения которого будет выполнена очистка временных файлов в Windows.

Windows 10

Запускаем новое меню параметров ОС, используя сочетание клавиш «Win» + «i». Выбираем отмеченный пункт.

Используем область быстрого перехода, расположенную слева, чтобы выбрать параметр «Хранилище». Открываем вторую гиперссылку, обозначенную на скриншоте.

Переключатель, отмеченный стрелкой, позволяет системе выполнять автоматическое удаление временных файлов. Некоторые пункты подразумевают выполнение этой операции раз в месяц. Основная очистка выполняется, только когда закончится свободное место.

Оба способа, предлагаемые Microsoft, нельзя назвать удобными. Они подразумевают непосредственное участие пользователя в процессе или очистку по достижении критического для системы заполнения дискового пространства.

Автоматизация процесса

Предлагаемый метод позволяет настроить автоматическое выполнение операций по удалению временных файлов при каждой перезагрузке ПК. Говоря точнее, он решает две задачи:

предельно сокращает путь хранения временных файлов. В процессе установки программы распаковывают содержимое инсталляционных пакетов в пользовательскую папку. Путь к ней и так достаточно длинный, а наличие в нем кириллических символов может привести к сбою в работе инсталлятора. В результате программа «теряет» расположение распакованных файлов и ее выполнение прерывается ошибкой;
очистка системы от «мусора» выполняется без вмешательства пользователя и сторонних программ.

Первым делом создаем новую папку «Temp» в корневой области диска. Меняем системные параметры переменных сред. Последовательно приводим все к виду, указанному на скриншоте цифрой «2».

Выполняем эту операцию для пользовательских и системных переменных. В результате настройки должны получить следующий вид.

Применяем выполненные изменения нажатием на кнопку «ОК». Сюда же, в общую папку можно перенести содержимое временных файлов интернета из IE. В параметрах браузера выбираем выделенный пункт.

В появившемся окне указываем новую директорию хранения.

После подтверждения действий окно выбора пути закрывается. Системные параметры приобретают вид, указанный на скриншоте. Рамкой указано новое место хранения.

В момент сохранения изменений появится окно предупреждения. Проверяем, чтобы данные в открытых программах были сохранены и соглашаемся.

Теперь, собрав все в одну директорию, создадим сценарий, позволяющий удалить временные файлы в Windows. Открываем «Блокнот» и копируем в него следующие строчки:

pushd % TEMP% && rd / s / q . > nul 2>&1

pushd C:\TEMP && rd /s /q . > nul 2>&1

Сохраняем созданный файл с расширением CMD. По умолчанию он записывается в папку пользователя.

Отдаем команду на запуск административной консоли в диалоговом окне «Выполнить».

В области переходов разворачиваем «Конфигурация Windows» и переходим к разделу «Сценарии». В правой части окна отобразятся доступные для редактирования пункты. Запускаем обозначенный цифрой «2».

Используем указанный пункт, чтобы добавить сценарий очистки.

Обозначенная кнопка «Обзор» откроет пользовательскую папку.

Находим созданный в «Блокноте» файл. Подтверждаем выбор нажатием на кнопку «Открыть».

В области просмотра должен отобразиться готовый к использованию сценарий. Подтверждаем свои действия последовательным нажатием на обозначенные кнопки.

На этом процесс автоматизации заканчивается. Можно закрывать редактор групповых политик и заниматься обычными делами.

В заключение

Как видите, с поставленной задачей можно справиться без применения специальных программ и «тайных» знаний. Благодаря созданному сценарию чистка временных файлов в папке Temp будет выполняться при каждой перезагрузке системы, а компьютер не будет «забиваться» ненужным «мусором».