Тесты для оценки степени усвоения дисциплины
1. Продолжите «Делопроизводство» - это..
Ответ 1 Система хранения документов
Ответ 2 Составление документов
Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Ответ 1 Документирование
Ответ 2 Система документации
Ответ 3 Документационное обеспечение управления
Ответ 4 Документированная информация
3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Ответ 1 Инструкция по делопроизводству
Ответ 2 Номенклатура дел
Ответ 3 Регламент работы
4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки
или перечни.
Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,
списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.
7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Ответ 1 Организационные и распорядительные документы
Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям
8. Зачем документ нужно правильно оформлять?
Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу
Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению
Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию
9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
Ответ 1 ГОСТ 6.37-98
Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003
Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97
Ответ 4 ЕГС ДОУ
10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД
Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия
Ответ 3 На управленческие и экономические документы
11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит - это обязательный элемент оформления... документа».
Ответ 1 Официального
Ответ 2 Служебного
Ответ 3 Любого
12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
Ответ 1 29
Ответ 2 30
Ответ 3 31
13. Что такое формуляр документа?
Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета
14 . От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на
документе?
Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации
Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним
15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
Ответ 1 Один
Ответ 2 Два
Ответ 3 Четыре
16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа
Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов
Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок
17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)
Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации
18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование
19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации
20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».
Ответ 1 ОАО «Пилот»
ул. Золотаревская, 3, офис 112,
г. Ульяновск, 212109
Ответ 2 ОАО «Пилот»
212109, г. Ульяновск,
ул. Золотаревская, 3, офис 112
21. «Дата» - обязательный реквизит в любом документе?
Ответ 1 Нет
Ответ 2 Да
Ответ 1 Всегда - это дата подписания документа
Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или
дата события, зафиксированного в нем
Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа
23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
Ответ 1 14.12.2010
Ответ 2 14.12.10
Ответ 3 14.12.2010 г
24. Регистрационный номер документа - это... (выберите правильный вариант продолжения определения).
Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации
Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе
Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе
24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо
Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)
26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?
Ответ 1 Всегда, на каждом документе
Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления
или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»
Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации
27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения », когда утверждение происходит должностным лицом.
Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 2 Утверждаю
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 3 «Утверждаю»
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
Ответ 1 В левом верхнем углу
Ответ 2 По центру верхнего поля
Ответ 3 В правом верхнем углу
29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному ли цу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения
(при необходимости), срок исполнения, подпись
32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 Краткое содержание документа
Ответ 2 Аннотацию
Ответ 3 Краткое название документа
33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?
Ответ 2 Кому? Чему?
Ответ 3 Что? Кто?
34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа
Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
35 . К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.
36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.
Ответ 1 «Согласовано_______»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-
ния» при согласовании другим документом.
Ответ 1 СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Письмом Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
40. Что включает в себя виза согласования документа?
Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания
41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».
Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ
42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать
название организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана
всегда
Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица
Ответ 3 При оформлении на общем бланке
44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?
Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы
45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица
Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа
Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа
46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Нет, никогда
Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо
47. Что включает в себя отметка об исполнителе?
Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона
Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью
Ответ 3 Номер телефона исполнителя
48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем
Ответ 2 Для придания документу юридической силы.
49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».
Ответ 1 Заверяю:
Ответ 2 Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым
Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя
Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение
51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю
Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль
Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа
52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»
Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»
53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Ответ 1 Руководитель организации
Ответ 2 Руководитель службы ДОУ
Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его
структурного подразделения
54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
ГОСТ.
Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм
Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм
Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Преподаватель Н.В. Коренева
Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации , закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма
При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).
Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Рис. 3.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.
Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:
- бланк организации;
- бланк структурного подразделения;
- бланк должностного лица.
Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.
Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма , бланк конкретного вида .
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).
В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
- Общество с ограниченной ответственностью «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация»
- ООО «РЭПИК»
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соотвествующих органов власти.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
В этой статье рассмотрим реквизит 08 – наименование организации. Как написать на документе название компании, если документ готовит ее филиал или должностное лицо? А если компания международная? Все эти тонкости разберем ниже. В статье мы постарались привести максимум примеров.
Наименование организации-автора документа, которое указано на документе, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (в Уставе организации). Казалось бы, ничего сложного, но, как всегда, имеются нюансы.
Возьмем для примера вымышленную организацию, в Уставе которой написано, что она называется .
У этой организации есть только один вариант наименования:
Общество с ограниченной ответственностью «ВолгаРегионСтройПроект»
Других вариантов нет! На документах нельзя писать ни ООО «Волгарегионстройпроект», ни Общество с ограниченной ответственностью «ВРСП», ни ООО «ВРСП», ни ООО ВРСП, ни как-либо еще. Название одно.
В Уставе организации может быть закреплено сокращенное наименование. Например, компания с длинным именем может по Уставу называться, наряду с полным названием, также ООО «РЭПИК» . В этом случае у нее будет два варианта наименования:
Именно так, и никак иначе, со всеми кавычками и сокращениями. Не может быть ООО «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация». Не может быть Общество с ограниченной ответственностью «РЭПИК». На сокращенное наименование организации помещается в скобках под полным или за ним.
Автором документа может быть не только организация, но и ее филиал, представительство, структурное подразделение или должностное лицо. И если название отдела или должность топ-менеджера может и не указываться в документе – они могут обойтись и общим бланком – то наименование филиала или представительства должно быть отражено в документе. Особенно это актуально, если филиал находится в другом городе.
Наименование подразделения или должностного лица располагают под основным наименованием организации.
Если субъект РФ имеет собственный государственный язык, то наименование организации может быть напечатано на двух языках: сначала на государственном (русском), затем на национальном. Наименование на национальном языке располагается или ниже наименования на русском (если бланк документа продольный), или на том же уровне справа (на угловых бланках). Нормативным актами субъекта РФ может быть установлен иной порядок.
Если организация имеет наименование на иностранном языке, которое закреплено в Уставе, на российских документах оно пишется за наименованием на русском языке или справа от него.
Если документ готовят две или более организации , то наименования располагаются на одном уровне, если это равнозначные компании и одно под другим, если одна организация подчиняется другой.
Реквизит наименования организации – автора документа является обязательным и поэтому должен указываться на всех документах организации – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Автором документа может быть организация (-и), ее структурное (-ые) подразделение (-я), должностное (-ые) лицо (-а). В зависимости от автора различают и соответствующие бланки. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. В ГОСТ Р 6.30-2003 для должностного лица или структурного подразделения реквизиты не выделены. А вот для автора-организации предусмотрен специальный реквизит 08 – наименование организации.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах».
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации.
В соответствии с Гражданским Кодексом РФ (Ч. 1. ст..69, 82, 87, 95, 96, 107, 113, 116) частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В соответствии со статей 4 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 8 декабря 1995 года «некоммерческая организация имеет наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму и характер деятельности»; в соответствии со статьей 4 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 года № 61-ФЗ «полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование»; в соответствии со статей 4 Федерального закона «Об акционерных обществах от.24 ноября 1995 года «полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое); сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО». Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания»; наименование акционерного общества должно включать наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д. Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям вносятся: потребительские кооперативы (союзы, общества); общественные и религиозные организации (объединения); финансируемые собственником учреждения; благотворительные и иные фонды; объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Например:
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Например:
Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» от 7 декабря 1996 г. № 1463. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью. При сокращенном наименовании пишется «России».
Например:
Наименование организации – реквизит, служащий собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Авторами служебных (официальных) документов в основном являются учреждения, организации, предприятия. Если документ оформлен на бланке организации, то подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является юридическое лицо – завод.
При оформлении документа на бланке должностного лица автором документа можно считать должностное лицо, подписавшее документ. Однако ГОСТ Р 6.30-2003 хотя и предусматривает бланки должностного лица, но не включает наименование должностного лица ни в качестве отдельного реквизита, ни в качестве элемента реквизита «наименование организации». Оформление наименования должностного лица в ГОСТ Р 6.30-2003 можно увидеть лишь на рис. Б.4.
В ГОСТе Р 6.30-2003 нет описания и того, как оформлять наименование структурного подразделения, являющегося автором документа. В качестве автора наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах.
Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении. Наименование должностного лица должно соответствовать штатному расписанию или другим нормативным кадровым документам. Наименование структурного подразделения или наименование должностного лица следует оформлять по аналогии с оформлением наименования филиала, территориального представительства, отделения – ниже наименования организации.
Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Примечание: некоторые документоведы считают, что возможно создание бланка на двух языках, даже если наименование на иностранном языке не закреплено в учредительных документах, в том случае, когда организация ведет активную переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Так, например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaja kniga», а не «International book». Однако ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает наличие наименования организации на иностранном языке на бланке лишь в случае закрепления такого названия в учредительных документах организации. Такой подход к оформлению юридически значимого реквизита представляется более верным.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он, как правило, на бланках не оформляется, наименования организаций – авторов документа печатают на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может быть спроектирован бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг под другом.
Наименование организации является обязательным реквизитом для всех организационно-распорядительных документов и поэтому должно указываться на всех документах – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Таким образом, наименование организации оформляют на всех видах бланков и всех документах. Реквизит выполняет юридическую функцию.
