Компенсация расходов по договору подряда и НДФЛ
Частью 1 ст. 702 ГК РФ что по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Если организация заключает с физическими лицами договоры подряда, по которым, например, работы будут выполняться в местности, отличной от места их проживания, договором может быть предусмотрено, что организация компенсирует расходы на проезд к месту выполнения работ и оплату жилья в месте выполнения работ указанных лиц.

К сведению: заказчик не обязан компенсировать подрядчику расходы, связанные со служебной командировкой, в том объеме, в котором они установлены в ст. 168 ТК РФ. Это следует из определения, приведенного в ст. 166 ТК РФ: служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме того, в п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Порядок определения цены договора регулируется ст. 709 ГК РФ. По правилам п. 1 этой статьи в договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения.

К сведению: цена работы может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой. Подрядчик не вправе требовать увеличения твердой цены, а заказчик – ее уменьшения, если при исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ или необходимых для этого расходов.

Итак, с учетом приведенных норм цена в договоре формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Компенсация издержек лица, выполнявшего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов (документально подтвержденных), произведенных подрядчиком и необходимых для непосредственного выполнения работ по договору. При этом в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены.

Удержание НДФЛ с компенсаций: разъяснения

Для целей налогообложения доходом признается экономическая в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41).

На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ надо учитывать все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за физическое лицо организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Относительно оплаты расходов, связанных с выполнением задания, работников, оказывающих организациям услуги (выполняющих работы) на основании договоров гражданско-правового характера, Минфин высказался, в частности, в Письме от 19.11.2008 № 03-04-06-01/344: расходы, производимые работником при оказании организации услуг по договору гражданско-правового характера, непосредственно связаны с получением им дохода по такому договору. Оплата организацией данных расходов физического лица осуществляется в его интересах.

Оплата исполнителю по гражданско-правовому договору расходов на проезд, проживание, питание и иных расходов.

В Письме от 23.06.2017 № 03-04-06/39766 Минфин сослался на нормы ст. 41, 210, 211 НК РФ и пришел к выводу, что оплата организацией за физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовым договорам, проживания в месте выполнения работ (оказания услуг) признается доходом, полученным в натуральной форме, и такие суммы включаются в налоговую базу по НДФЛ на основании п. 1 ст. 211 НК РФ.

В Письме от 05.08.2015 № 03-04-06/45204 обратили внимание, что ст. 217 НК РФ не предусматривает отнесение сумм возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенному организацией с физическим лицом, к доходам, не облагаемым НДФЛ. Поэтому по общему правилу оплата (возмещение) за физических лиц, участвующих в различных мероприятиях, проводимых организацией, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в месте их проведения является налогооблагаемым доходом таких лиц.

В Письме Минфина РФ от 20.03.2012 № 03-04-05/9-329 разъяснено: учитывая, что расходы по проезду, проживанию и уплате регистрационного сбора за участие в конференции налогоплательщика при оказании организации услуг по гражданско-правовому договору непосредственно связаны с оказанием налогоплательщиком услуг по такому договору, оплата организацией данных расходов налогоплательщика осуществляется в его интересах. Следовательно, они являются доходом в натуральной форме и подлежат налогообложению.

Аналогичные выводы финансовое ведомство сделало в письмах от 08.08.2016 № 03-04-06/46423, от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.01.2015 № 03-04-05/1733, от 01.12.2014 № 03-04-06/61276, от 22.09.2009 № 03-04-06-01/245, от 24.06.2009 № 03-04-06-01/145 и др.

В отличие от Минфина, ФНС в Письме от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 высказала иное мнение: пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ предусмотрено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся оказанные в его интересах услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Следовательно, если оплата услуг физическому лицу, в том числе по проживанию в гостинице и проезду, производится в интересах пригласившей (направившей) его организации, оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению.

Если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно положениям пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги). При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору не признаются объектом обложения НДФЛ.

Такой же вывод содержится в Письме ФНС РФ от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926. При этом специалисты ведомства отметили: указанная позиция подтверждается материалами судебной практики (Определение ВАС РФ от 26.03.2009 № ВАС-3334/09, Постановление ФАС ДВО от 16.12.2008 № ФЩЗ-5362/2008).

Есть и другие решения, в которых арбитры не считают нужным удерживать НДФЛ с компенсационных выплат по гражданско-правовому договору. Так, в Постановлении от 26.03.2013 № А40-37553/12-20-186 ФАС МО установил, что организация оплачивала расходы на проезд, проживание и оформление виз физическим лицам, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. При этом арбитры указали: поскольку инспекция не установила тот факт, что физическое лицо пользовалось оплаченными обществом услугами в личных нуждах, основания для удержания и перечисления НДФЛ не возникают.

Итак, как видите, в случае принятия решения не удерживать НДФЛ с компенсации расходов по гражданско-правовому договору налоговый агент может отстоять свою правоту при обращении в суд. Тем более что аналогичного мнения придерживается ФНС.

Однако следует помнить, что в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы по вопросам применения налогового законодательства обязаны руководствоваться письменными разъяснениями Минфина. Кроме того, и арбитры не всегда принимают сторону организации (см., например, Постановление АС ПО от 15.12.2014 № Ф06-17918/2013 по делу № А12-1984/2014).

Более того, есть безопасный способ не платить НДФЛ с суммы компенсации расходов: налогоплательщик вправе обратиться к за профессиональными вычетами.

Предоставление профессионального вычета.

В Письме от 29.04.2013 № 03-04-07/15155 Минфин указал, что при возникновении у физических лиц – исполнителей по гражданско-правовым договорам дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ, этот налог должен удерживаться организацией за счет выплат, производимых в оплату таких договоров. Вместе с тем чиновники обратили внимание на то обстоятельство, что в случаях, если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, такой налогоплательщик в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально.

О праве физического лица заявить профессиональные вычеты идет речь и в письмах Минфина РФ от 08.08.2016 № 03-04-06/46423, от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.05.2016 № 03-04-06/29397.

В какой момент следует удерживать НДФЛ?

Налог надо удерживать при каждой выплате: и с аванса, и с вознаграждения за уже выполненную работу. Соответствующие разъяснения представлены Минфином в Письме от 28.08.2014 № 03-04-06/43135.

К сведению: если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно (ст. 711 ГК РФ). Подрядчик вправе требовать выплаты ему аванса либо задатка только в случаях и размере, которые указаны в законе или договоре подряда.

Как отражаются выплаты по гражданско-правовому договору в форме 6-НДФЛ?

Выплаты по договорам подряда отражаются в форме 6-НДФЛ за тот период, в котором были произведены выплаты (аванс или вознаграждение), при этом дата подписания акта выполненных работ к соответствующему договору значения не имеет (письма ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20365, от 17.10.2016 № БС-3-11/4816@).

Данные заполняются следующим образом.

	В строке 020 указывается общая сумма выплат по всем договорам в отчетном периоде (вместе с НДФЛ)
	В строке 030 отражаются предоставленные в отчетном периоде профессиональные вычеты
	В строках 040 и 070 приводится НДФЛ, и удержанный с выплат по договорам в отчетном периоде
В отдельном блоке строк 100 – 140 отражаются все выплаты по договорам, произведенные в один день	В строках 100 (дата фактического получения дохода) и 110 (дата удержания налога) проставляется дата выплаты
	В строке 120 (срок перечисления налога) указывается следующий рабочий день после выплаты (Письмо Минфина РФ от 01.02.2017 № 03-04-06/5209)
	В строке 130 показывается сумма фактически полученного дохода (вместе с НДФЛ)
	В строке 140 фиксируется сумма удержанного НДФЛ

Обратите внимание: если выплаты по договору подряда произведены в последний рабочий день отчетного периода, они не отражаются в разд. 2 за данный период, а будут включены в расчет за следующий период (Письмо ФНС РФ от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@).

Пример.

Договором подряда от 22.05.2017 предусмотрена выплата вознаграждения в размере 48 000 руб. и компенсации расходов на проезд исполнителя в сумме 20 000 руб. При этом вознаграждение выплачивается в два этапа: аванс в размере 24 000 руб. (после подписания договора) и окончательный расчет (после подписания акта сдачи-приема работ).

Аванс был выплачен 22.05.2017 в сумме 20 880 руб. (за вычетом НДФЛ – 3 120 руб., налог перечислен в тот же день). Акт сдачи-приема работ подписан 31.05.2017. При этом подрядчик представил заказчику заявление на профессиональный вычет и документы, подтверждающие расходы на проезд на сумму 20 000 руб.

30.06.2017 с исполнителем произведен расчет по договору подряда и ему выплачено вознаграждение с учетом компенсации расходов на проезд (за вычетом НДФЛ) в размере 43 480 руб. ((24 000 + 20 000) руб. – (24 000 – 20 000) руб. х 13%). НДФЛ перечислен в бюджет 03.07.2017.

Отразим выплаты по договору подряда в форме 6-НДФЛ.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за первое полугодие 2017 года в связи с осуществлением выплат по договору подряда информация будет отражена при формировании общих показателей:

по строке 020 «Сумма начисленного дохода» – 68 000 руб.;

по строке 030 «Сумма налоговых вычетов» – 20 000 руб.;

по строке 040 «Сумма исчисленного налога» – 6 240 руб.;

по строке 070 «Сумма удержанного налога» – 6 240 руб.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за первое полугодие 2017 года будет оформлен отдельный блок строк 100 – 140.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за девять месяцев 2017 года указывается следующее.

Итак, наиболее удобным с точки зрения является вариант оформления договора подряда, когда цена в нем складывается из двух составляющих: непосредственно вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании подтверждающих документов. При этом в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены и выплаты вознаграждения. Что касается обложения НДФЛ компенсации расходов исполнителя по договору гражданско-правового характера на проживание, проезд, питание и т. п., финансовое ведомство придерживается мнения, что такие выплаты производятся в интересах физического лица, являются доходом в натуральной форме и подлежат налогообложению. Есть судебная практика, согласно которой эти выплаты не облагаются налогом. Однако до суда дело можно не доводить: притом что Минфин настаивает на обложении НДФЛ компенсации расходов по гражданско-правовому договору, в то же время он разрешает заявить профессиональные вычеты по НДФЛ по расходам, связанным с исполнением работ по договору подряда.

НДФЛ договор подряда вычеты НДФЛ

ОПЛАТА ТРУДА

ВЫПЛАТЫ ПО ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫМ ДОГОВОРАМ

НДФЛ. ВЫПЛАТЫ ПО ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫМ ДОГОВОРАМ

1.1. Должен ли работодатель удерживать НДФЛ с вознаграждения, выплаченного индивидуальному предпринимателю, если выполняемые им обязанности по гражданско-правовому и трудовому договорам совпадают (ст. 227 НК РФ)? >>>

1.2. Облагается ли НДФЛ компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и др. (ст. ст. 209, 211 НК РФ)? >>>

1.3. Облагаются ли НДФЛ суммы компенсации расходов исполнителя - нерезидента РФ, связанных с выполнением работ (услуг) по договору гражданско-правового характера за пределами РФ (ст. 209 НК РФ)? >>>

1.4. Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса, выданного физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору (п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ)? >>>

1.5. В какой момент задаток, выплаченный физическому лицу по гражданско-правовому договору, включается в налоговую базу по НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)? >>>

Должен ли работодатель удерживать НДФЛ с вознаграждения, выплаченного индивидуальному предпринимателю, если выполняемые им обязанности по гражданско-правовому и трудовому договорам совпадают (ст. 227 НК РФ)?

В ст. 226 НК РФ установлено, что налоговые агенты при выплате доходов физическим лицам обязаны удержать и уплатить НДФЛ.

В соответствии со ст. 227 НК РФ индивидуальные предприниматели исчисляют и уплачивают НДФЛ самостоятельно.

Официальной позиции нет.

В некоторых судебных решениях указано, что с дохода, выплаченного предпринимателю по гражданско-правовому договору, работодатель должен уплатить НДФЛ, так как фактически обязанности выполнялись в рамках трудовых отношений.

В то же время есть судебное решение, в котором отмечено, что вознаграждение, полученное предпринимателем по гражданско-правовому договору, не является оплатой его труда как штатного работника.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Выплаты предпринимателю облагаются НДФЛ, если обязанности по гражданско-правовому и трудовому договорам совпадают

Постановление ФАС Уральского округа от 15.09.2008 N Ф09-6632/08-С2 по делу N А50-793/08

Суд признал формальным гражданско-правовой договор с предпринимателем, одновременно выполняющим работу по трудовому договору, поскольку фактически обязанности выполнялись в рамках трудового договора. Поэтому с полученного дохода работодатель должен был удержать и перечислить НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Уральского округа от 21.01.2008 N Ф09-11317/07-С2 по делу N А50-6544/07

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06.03.2007 N Ф04-959/2007(31994-А03-7) по делу N А03-3465/2006-34

Суд признал, что организация обязана удержать НДФЛ с доходов индивидуальных предпринимателей, полученных по договорам на предоставление услуг, поскольку фактически деятельность они не вели, а исполняли обязанности в рамках трудового соглашения и в пределах рабочего времени. При этом налоговую отчетность предприниматели не представляли и самостоятельно налоги в бюджет не уплачивали.

Позиция 2. Выплаты предпринимателю не облагаются НДФЛ, даже если обязанности по гражданско-правовому и трудовому договорам совпадают

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.05.2008 по делу N А05-8046/2007 (Определением ВАС РФ от 09.09.2008 N 11270/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд отклонил довод налогового органа о том, что вознаграждение, которое получено предпринимателем по гражданско-правовому договору, является оплатой его труда как штатного работника. По мнению суда, доначисление организации НДФЛ в данном случае неправомерно.

Облагается ли НДФЛ компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и др. (ст. ст. 209, 211 НК РФ)?

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата за него организациями (предпринимателями) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. Аналогичное правило применяется к договорам возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ).

Возникает вопрос: облагается ли НДФЛ компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и др.?

По данному вопросу есть три точки зрения.

Есть письма Минфина России, согласно которым суммы компенсации расходов исполнителя по гражданско-правовому договору облагаются НДФЛ, поскольку являются его доходом. Такой же точки зрения придерживаются и некоторые авторы.

В то же время имеются письма Минфина России, в которых указано, что если организация оплачивает расходы исполнителя на проезд и проживание в его интересах, то такие суммы признаются доходом, полученным в натуральной форме, и облагаются НДФЛ. В прочих случаях оплата расходов исполнителя не является его доходом и обложению НДФЛ не подлежит. Этой же позиции придерживается автор.

Вместе с тем ФНС России считает, что суммы компенсации издержек исполнителя в объект налогообложения по НДФЛ не включаются. Есть судебные акты и работы авторов, согласно которым компенсация расходов по гражданско-правовому договору не облагается НДФЛ.

По вопросу удержания НДФЛ при компенсации командировочных расходов физическим лицам - исполнителям по гражданско-правовым договорам см. также раздел "Командировочные расходы отдельных категорий работников" Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и прочих расходов облагается НДФЛ

Письмо Минфина России от 20.03.2014 N 03-11-11/12250

Минфин России разъяснил, что расходы, которые организация компенсирует физическому лицу в соответствии с гражданско-правовым договором, произведенные для выполнения работ по такому договору, признаются его доходом. Они облагаются НДФЛ наряду с вознаграждением, выплачиваемым лицу по этому договору.

Письмо Минфина России от 29.01.2014 N 03-04-06/3282

Ведомство разъяснило, что оплата организацией за физических лиц - исполнителей по гражданско-правовым договорам стоимости проезда и проживания в месте исполнения услуг является их доходом, полученным в натуральной форме. Такие суммы облагаются НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090

Письмо Минфина России от 30.10.2013 N 03-04-06/46273

Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47692

Минфин России указал, что оплата организацией за физических лиц - исполнителей по гражданско-правовым договорам стоимости проживания в месте исполнения услуг является их доходом, полученным в натуральной форме. Данные суммы облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 30.08.2012 N 03-04-06/9-263

Минфин России разъяснил, что оплата расходов на проезд и проживание за иностранного преподавателя, оказывающего услуги в виде чтения лекций или участия в конференции, является его доходом в натуральной форме. Такие суммы облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 20.03.2012 N 03-04-05/9-329

Минфин России рассмотрел ситуацию, когда организация оплачивает из своих средств расходы физического лица - исполнителя по гражданско-правовому договору на проезд к месту проведения конференции, проживание, оплату регистрационного сбора, взимаемого устроителями конференции. Ведомство разъяснило: поскольку указанные расходы непосредственно связаны с оказанием физическим лицом услуг по договору, оплата организацией данных расходов осуществляется в его интересах.

Таким образом, оплаченные суммы признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ.

Письмо Минфина России от 30.03.2011 N 03-03-06/4/24

Финансовое ведомство указало, что затраты, понесенные физическим лицом при исполнении гражданско-правового договора (расходы на проезд, проживание и др.), непосредственно связаны с получением им дохода. Следовательно, возмещение (оплата) организацией этих расходов осуществляется в интересах налогоплательщика. Оплаченные организацией суммы признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 24.06.2009 N 03-04-06-01/145

Письмо Минфина России от 19.11.2008 N 03-04-06-01/344

Письмо Минфина России от 21.04.2008 N 03-04-06-01/96

Консультация эксперта, 2009

Консультация эксперта, 2008

Письмо Минфина России от 05.09.2011 N 03-04-05/8-633

Разъясняется, что оплата физическому лицу по договору оказания услуг расходов на получение визы, проезд, проживание, а также дополнительные выплаты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, являются его доходом. Значит, такие выплаты облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 05.08.2011 N 03-04-06/3-178

Финансовое ведомство разъяснило, что оплата расходов на проезд и проживание лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, признается их доходом. Данные суммы облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 05.03.2011 N 03-04-05/8-121

Поясняется, что суммы возмещения расходов исполнителя по договорам гражданско-правового характера не являются компенсационными выплатами и облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 02.06.2009 N 03-04-06-02/40

Минфин России рассмотрел ситуацию, когда организация осуществляет предварительную оплату проезда и проживания физических лиц - исполнителей по гражданско-правовому договору. Ведомство пояснило, что указанные расходы непосредственно связаны с получением физическим лицом доходов по такому договору, соответственно, оплата организацией данных расходов осуществляется в его интересах.

Таким образом, оплаченные суммы признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ, вне зависимости от способа оплаты.

Письмо Минфина России от 13.12.2007 N 03-04-06-02/219

В документе отмечается, что проезд и проживание в месте выполнения обязанностей по гражданско-правовому договору непосредственно связаны с получением дохода физическим лицом. Поэтому оплата заказчиком таких расходов осуществляется в интересах налогоплательщика. Следовательно, суммы оплаты организацией проезда и проживания физическому лицу, предусмотренные заключенным с ним гражданско-правовым договором, признаются доходом в натуральной форме, который облагается НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 14.11.2007 N 03-04-06-01/389

Консультация эксперта, 2012

Позиция 2. Компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и прочих расходов облагается НДФЛ, если она произведена организацией в его интересах. В иных случаях компенсация таких расходов обложению НДФЛ не подлежит

Письмо Минфина России от 19.07.2013 N 03-03-06/1/28379

Ведомство указало, что если организация оплачивает физическим лицам - исполнителям по гражданско-правовым договорам расходы на проживание и питание в их интересах (в том числе если такая оплата является частью вознаграждения за выполненные работы, оказанные услуги), то у данных лиц возникает доход в натуральной форме. В таком случае эти суммы облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 29.04.2013 N 03-04-07/15155

Минфин России разъяснил: если организация оплачивает проезд и проживание физического лица - исполнителя по гражданско-правовому договору в его интересах (в том числе если такая оплата является частью вознаграждения за выполненные работы или оказанные услуги), то у физического лица возникает доход в натуральной форме. Суммы такого дохода облагаются НДФЛ. В прочих случаях компенсация организацией расходов физическим лицам не является их доходом и не облагается НДФЛ.

Консультация эксперта, 2013

Автор отмечает, что если организация - организатор семинара оплачивает в своих интересах лекторам - исполнителям по гражданско-правовым договорам проезд и проживание в месте проведения данного мероприятия, то такие суммы не облагаются НДФЛ.

Позиция 3. Компенсация (оплата) физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и прочих расходов не облагается НДФЛ

Письмо ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633

Разъясняется, что компенсация издержек исполнителя (расходы на проживание и проезд) по гражданско-правовому договору в объект налогообложения по НДФЛ не включается.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо ФНС России от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926

Постановление ФАС Московского округа от 26.03.2013 по делу N А40-37553/12-20-186

Суд установил, что организация оплачивала расходы на проезд, проживание и оформление виз за физических лиц, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. Суд пришел к выводу, что в силу положений ст. 211 НК РФ объект налогообложения по НДФЛ возникает в случае получения налогоплательщиком дохода (в том числе в натуральной форме). Поскольку инспекция не установила тот факт, что физическое лицо пользовалось оплаченными обществом услугами в личных нуждах, оснований для обложения НДФЛ не возникает. При этом суд учел позицию Президиума ВАС РФ, выраженную в Информационном письме от 21.06.1999 N 42.

Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008 по делу N А73-486/2008-85 (Определением ВАС РФ от 26.03.2009 N ВАС-3334/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд установил, что гражданско-правовым договором предусмотрена выплата вознаграждения, а также компенсация расходов исполнителя (в том числе по перелету). ФАС признал договор соответствующим ГК РФ, а затраты, связанные с переездом, реально понесенными. Исходя из этого, суд пришел к выводу о том, что данные суммы не облагаются НДФЛ.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 по делу N А56-10568/2005

Суд указал следующее. Предусмотренное гражданско-правовым договором вознаграждение исполнителя не включает возмещение его расходов на проезд и проживание. Выплата указанных сумм направлена на компенсацию затрат, понесенных физическим лицом в связи с исполнением заключенного им договора. При таких обстоятельствах возмещение расходов исполнителя на проезд и проживание не признается объектом налогообложения по НДФЛ.

Консультация эксперта, 2013

По мнению автора, объектом налогообложения по НДФЛ является доход налогоплательщика. Компенсация расходов исполнителя, предусмотренная заключенным с ним договором, доходом не является, в связи с чем налогом не облагается.

Консультация эксперта, 2012

Автор рассмотрел вопрос о включении в налоговую базу по НДФЛ компенсации расходов исполнителя на проезд и проживание. Автор отметил, что в соответствии с п. 2 ст. 709, ст. 783 ГК РФ цена договора состоит из вознаграждения и компенсации расходов исполнителя. Следовательно, компенсация издержек, связанных с исполнением физическим лицом обязательств по гражданско-правовому договору, не является его доходом. Однако автор обращает внимание на то, что такая позиция может не совпадать с мнением налоговых органов.

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 24.06.2009

Автор отмечает, что в соответствии с Гражданским кодексом РФ цена в договоре подряда включает не только вознаграждение подрядчика, но и компенсацию его издержек по данному договору. Указанное правило применяется и в отношении договора возмездного оказания услуг. Из анализа норм гл. 23 НК РФ следует, что НДФЛ облагается только вознаграждение, выплачиваемое по гражданско-правовому договору. Исходя из этого автор делает вывод, что организация, оплачивающая расходы на проезд и проживание исполнителя по гражданско-правовому договору, вправе не удерживать НДФЛ с соответствующих сумм.

Облагаются ли НДФЛ суммы компенсации расходов исполнителя - нерезидента РФ, связанных с выполнением работ (услуг) по договору гражданско-правового характера за пределами РФ (ст. 209 НК РФ)?

В соответствии со ст. 207 НК РФ плательщиками НДФЛ признаются в том числе физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации и не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

В пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ предусмотрено, что к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации, относятся вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ. При этом перечень доходов, получаемых от источников за пределами Российской Федерации, открыт (пп. 9 п. 3 ст. 208 НК РФ).

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что компенсация расходов нерезидента РФ, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) в иностранном государстве по гражданско-правовому договору, относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ, и не облагается НДФЛ. Аналогичное мнение выражено в авторской консультации.

В то же время УФНС России по г. Москве считает, что суммы возмещения расходов исполнителя - нерезидента РФ, связанных с выполнением работ (услуг) за рубежом, облагаются НДФЛ.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Компенсация расходов исполнителя - нерезидента РФ не облагается НДФЛ

Письмо Минфина России от 11.08.2009 N 03-04-06-01/206

Финансовое ведомство разъясняет, что компенсация расходов исполнителя, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) в иностранном государстве по договору гражданско-правового характера, относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ (пп. 9 п. 3 ст. 208 НК РФ). Следовательно, если по итогам налогового периода физическое лицо не будет признано налоговым резидентом РФ (ст. 207 НК РФ), то с сумм возмещения его расходов НДФЛ на территории РФ удерживать не нужно.

Аналогичные выводы содержит:

Консультация эксперта, 2010

Позиция 2. Компенсация расходов исполнителя - нерезидента РФ облагается НДФЛ

Письмо УФНС России по г. Москве от 10.07.2009 N 20-15/3/071246

Налоговое ведомство считает, что компенсация расходов резидента иностранного государства, связанных с оказанием услуг по гражданско-правовому договору за рубежом, является доходом исполнителя и облагается НДФЛ по ставке 30 процентов. При этом московские налоговики отмечают, что такие выплаты не относятся к вознаграждению, полученному за оказанные услуги вне территории РФ.

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру - представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация - денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Компенсации за использование личного автотранспорта.
Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м 3 и 1 500 руб. - свыше 2 000 м 3 .

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале .

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования - заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 - отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) - компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя - более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 - 1 500 руб. - начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 - 5 400 руб. (6 900 - 1 500) - компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 - 1 080 руб. (5 400 × 20%) - начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Компенсация же его издержек (возмещение расходов), связанных с его поездкой в другую местность, учитывается в составе иных расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 49 ст. 264 НК РФ). Налог на доходы физических лиц. Этим налогом облагается вознаграждение сотрудника. Но если по договору заказчик должен возместить исполнителю фактически понесенные и документально подтвержденные расходы, то возмещенные суммы в состав вознаграждения не включаются. Однако сделать это можно только на основании оправдательных документов – гостиничных счетов, билетов, чеков ККМ на оплату бензина и др. При наличии таких документов организация, выплачивающая доход, как налоговый агент может предоставить сотруднику профессиональные налоговые вычеты на сумму произведенных и подтвержденных расходов (п. 2 ст. 221 НК РФ).

«командировочные» по гражданско-правовому договору

Можно ли направить в командировку гражданина, с которым заключен гражданско-правовой договор Нет, нельзя. Популярные вопросы Трудовое законодательство не распространяется на граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор (ст. 11 ТК РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются.

Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ. Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой.

Если заранее предусмотреть необходимость поездки нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору.

«гражданская» командировка

В том числе, в дополнительном соглашении с исполнителем нужно установить порядок возмещения его затрат на деловую поездку. Понятно, что оформлять приказ на командировку при отправке в служебную поездку внештатного сотрудника не нужно.К затратам исполнителя, могут относиться, например, расходы на:

проезд к месту выполнения задания;
проживание в другой местности;
дорожное страхование, сборы, ГСМ, стоянка автотранспорта и т.д.

В целом, затраты, которые может понести исполнитель во время поездки, перекликаются с расходами, которые работодатель обязан возместить командированным работникам. Исключением являются суточные. Оплата дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных) предусмотрена только для сотрудников, работающих по трудовым договорам.

Расходы на служебную поездку сотрудника, с которым заключен договор гпх

НК РФ). Страховые взносы Компенсация, выплачиваемая исполнителю, не облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования на основании пп. «ж» п.2 ч.1 ст.9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, если расходы предусмотрены договором, фактически произведены в интересах заказчика и документально подтверждены.Если же организация от своего имени заказывает и оплачивает проезд и проживание, то выплаченная компенсация является выплатой в натуральной форме и облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования (п. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Физическое лицо имеет статус индивидуального предпринимателя Если физическое лицо документально подтвердило статус индивидуального предпринимателя, организация в отношении выплат в его пользу налоговым агентом по НДФЛ не является (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Командировка работника по договору гпх

У организации заключен договор гражданско-правового характера на оказание услуг с физическим лицом. В связи с производственной необходимостью решено направить «гэпэдэшника» в командировку. Однако кадровый специалист сомневается, возможно ли направить в командировку внештатного сотрудника организации.

Поможем кадровику разобраться в сложившейся ситуации. Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен! Командировка только для работников организации Командировка – это служебная поездка работника, связанная с выполнением им служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор.
Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).

Командировочные расходы по гражданско-правовому договору

Внимание

Кроме того, объектом налогообложения признаются только вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а не все выплаты по указанным договорам (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ). ВАС РФ эту позицию также поддержал (информационное письмо от 14 марта 2006 г. № 106). Согласно части 1 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации …», объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, произведенные в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Онлайн журнал для бухгалтера

В этом случае организация не должна компенсировать расходы на исполнение договора.Федеральная налоговая служба РФ высказала противоположную точку зрения на налогообложение НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926). Основываясь на пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ налоговики делают вывод, что объектом налогообложения НДФЛ является вознаграждение по договору. Выплачиваемые помимо вознаграждения суммы компенсации издержек подрядчика в объект налогообложения налогом на доходы физических лиц не включаются.
Налог на прибыль Затраты на выплату компенсации физическому лицу организация учитывает для целей налогообложения прибыли при условии, что они документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на выплату компенсации могут учитываться в составе расходов на оплату труду (п. 21 ст. 255 НК РФ), либо прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст.

Командировка для подрядчика

Важно

Главная — Консультации Можно ли считать командировкой поездку физического лица, с которым заключен договор гражданско-правового характера? Командировки для договорников не предусмотрены Начнем с того, что гражданин, с которым заключен договор гражданско-правового характера, и командировка – понятия несовместимые. И вот почему.Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. А на договорника распространяются нормы Гражданского, а не Трудового кодекса РФ.По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его – пункт 1 статьи 702 Гражданского кодекса РФ.

Вопрос: Работник принят в организацию по гражданско-правовому договору. Был отправлен в командировку, представил чеки на такси, проживание в гостинице. Дополнительным соглашением к ГПД предполагается предусмотреть возмещение организацией работнику командировочных расходов (проезд и проживание) и выплата суточных (питание).
Возможно, ли возместить ему расходы: суточные, услуги такси, проживание, если с ним заключен договор ГПД? Необходимо ли удержать с сумм компенсаций НДФЛ, начислять страховые взносы? Компенсацию можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль? Ответ: Организация вправе возместить расходы работника по ГПД. Компенсация по ГПД включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ, при этом может быть применен профессиональный налоговый вычет. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается.

Командировка сотрудника по договору гражданско правового характера

Поэтому в соответствии с пунктом 1 статьи 11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в ГК РФ. Статья 709 ГК РФ определяет, что компенсация издержек, предусмотренных договором, не является вознаграждением исполнителя. Следовательно, при наличии документов, подтверждающих фактически произведенные затраты по договору, суммы возмещения ЕСН не облагаются. Заметим, что схожую позицию занимает и Минфин России. Так, в письме Департамента налоговой политики от 20.01.03 № 04-04-04/4 сказано, что единым социальным налогом облагаются суммы, выплачиваемые непосредственно за выполнение работ и оказание услуг. А к ним не относятся разного рода выплаты, носящие характер компенсаций.
В частности, не являются вознаграждением оплата проезда и проживания в другом городе исполнителя работ или услуг по договору подряда.

Командировка сотрудника по договору гражданско-правового характера

Таким образом, сотрудника, с которым заключен «гражданский» договор, направить в командировку нельзя, так как командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ). Но в то же время, поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. Как выйти из положения? Обратимся к Гражданскому кодексу. Как по договору подряда (ст. 709 ГК РФ), так и по договору возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ), оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя. Причем такую оговорку можно сделать не только при заключении договора (ведь на этот момент не всегда ясно будут ли поездки в другую местность или нет). Внести в договор необходимые условия можно и после его заключения (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформляются в виде письменного соглашения и прилагаются к договору.

Договор ГПХ. Отражение в бухгалтерском учете и при налогообложении компенсации расходов - подробнее читайте в статье.

Вопрос: Можем ли мы включить в договор подряда с физ. лицом условие об оплате сотовой связи и ГСМ, и сможем ли мы принять эти расходы для целей налога на прибыль?и нужно ли облагать НДФЛ и взносами при условии документального подтверждения расходов?

Ответ:

Включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе );

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

минуя исполнителя
Чтобы компенсировать затраты на поездки внештатного сотрудника, затребуйте отчет о расходах. Такой отчет исполнитель обязан вам предоставить и приложить к нему копии подтверждающих документов. На основании отчета исполнителя компенсируйте расходы.

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте.

Взносы обязательного страхования могут начисляться на компенсацию расходов по служебной поездке при условии, что такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатногосотрудника.

Суммы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве компенсации его расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. К таким расходам относится и компенсация затрат на служебные поездки внештатного сотрудника. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены.

подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

В отношении учета расходов по налогу на прибыль, если компенсация включается в сумму вознаграждения, то такие расходы включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала. Если такие расходы компенсируются отдельно, то учитывать их при расчете налога на прибыль рискованно. Это связано с тем, что трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России , и т. д.).

Однако, если готовы отстаивать свою позицию в суде, то можете учесть сумму компенсации в расходах по налогу на прибыль. Обоснование может быть следующее: Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп. 41 или п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 № А55-13458/2010).

Обоснование

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Компенсируемые расходы

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

Стоимость проезда и найма жилья;

Другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

вознаграждения по гражданско-правовому договору);

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

Организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, то отразите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно, то в зависимости от характера работы (услуги) сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

Дебет 25 (26) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для общепроизводственных (общехозяйственных) нужд;

Дебет 44 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг. В торговых организациях по дебету счета 44 может быть отражено начисление всех вознаграждений и компенсаций по гражданско-правовым договорам за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 08 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную со строительством (монтажом, реконструкцией, приобретением) основных средств;

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, не связанную с производством и реализацией (например, услуги по организации отдыха и развлечений);

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату компенсации чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 № 07-05-06/138 .

Выплату компенсации отразите проводкой:

Дебет 76 Кредит 50 (51, 52...)
– выплачена компенсация расходов на служебную поездку внештатного сотрудника.

Если организация оплачивает расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08...) Кредит 76 (60)
– отражена стоимость работ (услуг) сторонних организаций, связанных с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 19 Кредит 76 (60)
– отражен входной НДС по работам (услугам) сторонних организаций, связанным с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 76 (60) Кредит 51 (50, 52…)
– оплачены работы (услуги) сторонних организаций.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 76).

НДФЛ

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте. Исключение – возмещение сверхнормативных расходов на питание по безвозмездным гражданско-правовым договорам .

Нужно ли удержать НДФЛ при возмещении расходов на проезд и проживание членам совета директоров, периодически прибывающим к местонахождению организации

Нет, не нужно, если они прибывают на заседание членов совета директоров.

В этом случае совет директоров непосредственно выполняет свою функцию – управляет организацией (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ , п. 1 ст. 45 Закона от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ). И в налоговую базу по НДФЛ, в частности, не нужно включать документально подтвержденные:

Целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;

Расходы по получению и регистрации загранпаспорта, получению виз.

Указанный порядок действует и в тех случаях, когда члены совета директоров считаются налоговыми нерезидентами (письма Минфина России от 22 сентября 2005 № 03-03-04/1/221 , от 12 сентября 2005 № 03-05-01-04/271 , УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 № 21-11/116748).

Если же члены совета директоров прибывают в других целях (например, для участия в международной конференции), суммы компенсации им расходов на проезд и наем жилья войдут в базу по НДФЛ (подп. и п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы

В этом случае взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование рассчитайте со всей суммы выплат (). Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ). Подробнее о начислении взносов на вознаграждения по гражданско-правовым договорам см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав .

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний) ( , ). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитайте взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (). Выплаты по гражданско-правовому договору не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 № 28-11/62835 .

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России от 24 сентября 2015 № 03-03-06/1/54684 , от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107 и т. д.).

Главбух советует: организация может учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль.

Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709 , ГК РФ). Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование ().

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.