Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

По своей сути, назначению и юридическому статусу дублирующий документ мало чем отличается от оригинала. Единственное отличие между ними заключается в том, что дубликат имеет другой порядковый номер и серию. Дублирующий документ издается только в том случае, если оригинал действительно утерян или уничтожен.

В чем разница между дубликатом и копией документа

В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие - наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие - на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: "Дубликат". Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия - нет.

Копия - это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.

Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.

Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).

Порядок работы с дубликатами

Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт , в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.

Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе "Примечания" должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.

Создание комиссии и составление акта - это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.

Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.

Какие документы подтвердят стаж работы

В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:

1. трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
2. заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
3. справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
4. решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.

В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.

В случае отсутствия необходимой информации в архиве , сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.

Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.

Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово "Верно", должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

Как оформляют дубликат

После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа "Дубликат". На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе "Сведения о работе" сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, - в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 - причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов

Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.

Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.

Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

• его трудовая книжка утеряна;
• его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Возьмите с работника заявление об оформлении дубликата

Генеральному директору
ООО "Гаспром"
Иванову И.И.
от Лескова А.П.

Заявление

В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить ее дубликат.

Лесков
07.10.2020

Дубликат оформляйте на обычном бланке трудовой книжки. В правом верхнем углу титульного листа напишите: "Дубликат". Сведения о работнике укажите по состоянию на текущую дату (п. 1.2 Инструкции, утвержденной Постановлением от 10 октября 2003 г. N 69 ).

В дубликат надо внести сведения о работе и в вашей компании, и у предыдущих работодателей. Для этого работник должен получить у них подтверждающие документы - заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении, справки о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В первой строке раздела "Сведения о работе" укажите общий стаж работы у предыдущих работодателей. Посчитайте его по документам, которые представит работник. Далее распишите этот стаж в хронологическом порядке, делая записи о работе у каждого работодателя. В последнюю очередь внесите запись о работе в вашей организации (п. 7.2 Инструкции).

Пример. Заполнение дубликата трудовой книжки

Смотреть пример... (.pdf 322Кб)

Важно! Человеку, который устраивается к вам на работу и говорит, что потерял трудовую книжку, дубликат не оформляйте. Вы можете только завести ему новую трудовую книжку. Дубликат он может получить у предыдущего работодателя.

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

• письменные экземпляры трудовых договоров;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями;
• выписки из приказов;
• лицевые счета;
• ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

1. 
   Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2020
2. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
3. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!

В статье:

Скачайте комплект документов по теме:

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Кто должен восстанавливать документ - новый или прежний работодатель

Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься - новый или прежний работодатель?

Первое, что должен сделать работник в случае утери - обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете .

Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное - указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.

Другой способ - восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки - подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.

Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени?

Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.

Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.

Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек . Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете ). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.

Пошаговая инструкция

Шаг 1 . Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2 . Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3 . Подсчитайте общий трудовой стаж работника . Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4 . Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке , исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 - должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
• в графе 4 - наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
• в графе 5 - запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!

Шаг 5 . Отразите период работы в вашей организации . Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6 . Выдайте дубликат на руки работнику . Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей . В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7 . Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально - нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.

По вине самого работника;

утрачена по вине работодателя или в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение, массовые беспорядки и т. д.);

она пришла в негодность и не может быть использована дальше;

в книжку внесены записи или переводе, признанные недействительными;

признаны недействительными записи о привлечении работника к уголовной ответственности.

Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.

Кто его выдает?

Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.

Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2 . В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.

Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.

Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.

Если сотрудник еще не уволился

Однако из этого порядка есть одно исключение.

В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно .

Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.

Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.

Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки, предварительно оформив . Сам же работник, к сожалению, может .

В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.

Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.

Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.

Как выписать?

Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .

Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости к ней.

Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.

Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.

Исключениями являются следующие случаи :

• если трудовая утрачена работодателем;
• если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
• если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.

В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.

Оформление

Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал.

Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.

В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.

Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :

1. При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
2. В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
3. Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.

Пример оформления дубликата трудовой книжки :

Что делать при массовой утрате?

В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.

Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.

Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.

После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.

В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.

Заключение

Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.

Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:

и их бланки – это документы строгой отчётности . Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.

Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.

Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.

Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.

Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.

Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

1. Личные данные.
2. Данные о выполняемой работе.
3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

• утерю сотрудником;
• утерю работодателем;
• порчу документа;
• внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

• при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
• при неверном заполнении титульного листа;
• при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки - образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

• причина утраты;
• просьба о выдаче повторного документа;
• дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

• содержать номер;
• содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
• издаваться только в печатном виде;
• передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
• иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

1. Личное дело.
2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
3. Удостоверения гражданина.
4. Трудовые договора.
5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

• фамилия, имя и отчество гражданина;
• дата рождения;
• наличие и вид образования;
• профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения титульного листа:

Следом заполняются все графы по порядку:

• дата поступления на работу;
• информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
• сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

• данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
• после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.