Меры по обеспечению сохранности документов. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е

Глава 4.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.

Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:

Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;

Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;

Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.

На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.

Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;

Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;

Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;

Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.

Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.

В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище. Топографирование

Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:

Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;

Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;

Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.

Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.

При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.

Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:

Возможность многократной передачи информации без потери качества;

Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);

Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).

Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.

Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.

В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).

В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.

Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.

Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:

Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);

Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);

Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

Полноты и достоверности.

Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:

Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);

Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.

Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).

Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.

В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).

Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).

Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.

Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:

«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:

Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»

Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).

Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:

Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;

Описи особо ценных документов;

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;

Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;

Лист учета и описания уникального документа;

Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;

Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.

В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.

Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).

В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.

Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.

Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.

В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.

В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.

И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.

Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет архивных документов

Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.

Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.

Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения

Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.
Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.
Основные учетные документы архива.
Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.
Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.
Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.
Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.
Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.
Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.
Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.
Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.

Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.

Требования к зданиям и помещениям архива:

- архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;
- строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
- состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива;
- размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к архивохранилищу:

- архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;
- при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;
- архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;
- высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.;
- архивохранилище архивных документов на нитрооснове территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).

Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм .

Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.

Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 о С и относительной влажности - 50-55%.

Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим :

Хранить документы нужно в полной темноте;

Естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;

Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

Хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;

Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.

Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.

Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;

Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.

В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).

Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях .

Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.

К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.

Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.

Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.

Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.

Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ .

Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству .

Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.

Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе :

Федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;

Органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане - владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.

Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности .

В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.

Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

Описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

Предметные, предметно-тематические картотеки;

Картотеки по личному составу;

Исторические справки;

Обзоры документов.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов

2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ:

Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);

Для проведения архивных работ с документами.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

2. 2 Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится :

Уникальных документов - ежегодно;

Особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

Аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

Кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

Для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

Для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

3. 1 Проверка физического состояния документов

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;

2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются :

Дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

Реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

Воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

Переплет архивных документов;

Обеспыливание архивных документов;

Обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

Очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

Замене пересохших и покоробленных склеек;

Оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

Перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

Обеспыливанию;

Удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

Укреплению склеек и просечек;

Ремонту перфорации;

Переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

Ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Размещение документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Библиографический список литературы

Источники

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Литература

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

Приложение

Форма акта проверки наличия и состояния дел

Утверждаю

Официальное наименование Наименование должности

вышестоящего органа руководителя организации

Расшифровка

Официальное наименование (личная подпись) подписи

Организации Дата

АКТ N___

Место составления

Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____

Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с

_______________________________________________.

(основание)

Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел

(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.

4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

5. Имеется неописанные ________________ дела.

6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,

1) требующих дезинфекции __________________ дел;

2) требующих дезинсекции __________________ дел;

3) требующих реставрации __________________ дел;

4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;

6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

7) выданных во временное пользование __________________ дел.

7. __________________________________________________________

(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

Проверку проводили:

Председатель комиссии _________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Члены комиссии _________________Расшифровки

(личные подписи) подписей

4.1. Система мер обеспечения сохранности документов

4.1.1. Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

4.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

4.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий храпения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

4.2. Требования к зданиям и помещениям архива

4.2.1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениям здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результат ты экспертизы оформляются актом.

4.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

4.2.4. К помещениям основного назначения архива относятся:

хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматизация документов и вспомогательных работ с ними;
помещения для использования документов (читальный зал, участки выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) | выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

4.2.5. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-1 кратный воздухообмен в час.

4.2.6. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ

4.2.7. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием не агрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

4.2.8. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

4.3. Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

4.3.1. Световой режим

4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламл с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 лк (люкс), на рабочих столах – 100 лк (люкс).

4.3.2. Температурно-влажностный режим

4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов. Для бумажных документов – температура 17-19° С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов – черно-белых (15°С и °-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20° С и 50-65%.

4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны ocyществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на ocнове рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения ежедневно.

4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон опасных в санитарно-биологическом отношении.

4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меря по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4. Охранный режим

4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещенияпломбируются опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях – другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

4.4. Размещение документов в хранилище.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

4.4.2. Средства хранения

4.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

4.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход)-45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типа размеров средств хранения.

4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь, стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или другим форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7 – 65 – 92.

4.4.2.4. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) (*) (В соответствии с «Примерным положением об архиве (архивной службы документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий») (Ml 1990))

4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, пере дачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средства правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89). Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения ГОСТ 19.601 -78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОШ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы yправления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение, обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях.

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

4.4.3. Топографирование

4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).

Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ

4.5.1. Дела выдаются из хранилищ:

для использования работниками организации;
для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки Документов с целью улучшения физического состояния документов.

4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, непревышающий:

1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

4.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

· заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и отрудникам организации (приложение 17);

· актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 18);

· заказами на проведение работ по страховому копированию и peгистрации документов.

4.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение 19):

выдачи дел работникам организации;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие-до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации – получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации выдававшем дела.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в oбpaботанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 20).

4.5.9. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).

4.5.10. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй – остается в архиве.

4.5.11. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

4.7. Проверка наличия и состояния документов

4.7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях Установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации профилактической и технической обработки.

4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственной хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.

4.7.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

Не учтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

До начала работы по проверке наличия и состояния делаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел других учетных документах запрещается.

Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи,
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

4.7.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

4.7.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

4.8. Особо ценные и уникальные документы архива

4.8.1. Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации (приложение 23).

4.8.2. Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.9. Страховой фонд и фонд пользования

4.9.1. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

4.9.2. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

4.9.3. Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.