Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

1. Входящие, т. е. пришедшие извне:
   • запросы;
   • уведомления;
   • распоряжения вышестоящих организаций;
   • рекламная информация и др.
2. Исходящие, т. е. направленные из организации:
   • письма, в том числе электронные;
   • запросы и ответы на запросы;
   • счета, акты;
   • доверенности;
   • справки, копии по запросу;
   • отчеты и др.
3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
   • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
   • регламенты;
   • договоры;
   • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
   • служебные записки, заявления;
   • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Образец запроса

Образец благодарственного письма

Образец информационного письма

Образец приказа на выделение материальной помощи

Образец приказа по основной деятельности

Образец справки

Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер, в соответствии с записью в журнале и датой, указывается на входящем документе.

Исходящие образцы документов регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки. Примеры документов представлены в статье.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно ирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка .

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

ГОСТ	Состав требований
ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги	Стандартом устанавливаются требования к форматам бумаги, используемым в делопроизводстве: формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм)
ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная	Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая, желтая или кремовая бумага.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации	Стандартом устанавливаются основные требования к оформлению официальных документов.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е .
4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.
6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

Из статьи вы узнаете:

Понятие и виды документов

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”. В основном, они сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

• хранение данных и их накопление;
• учет информации;
• многократное использование;
• передача другим лицам;
• возвращение к данным во времени;
• доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация - это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Из чего состоит документ?

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.

Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами . Согласно Госстандарту 351141-98 в сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав. От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно.

Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма - набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

Зачем классифицировать документы по видам?

Классификация представляет собой деление служебных бумаг на виды, исходя из признаков сходства и различия. Это необходимо в современном делопроизводстве для определения принципов составления и оформления документации, выявления оптимальных форм и методов работы.

Основная цель классификации - повысить оперативность и эффективность работы административного аппарата. Она помогает обеспечить быстрый поиск в документальном массиве, ускоряет делопроизводственные процессы, исполнение и контроль.

Классификация необходима для унификации официальных бумаг. Она служит базой для создания автоматизированных систем делопроизводства, разработки единых правил составления и оформления документации, создания шаблонов и трафаретных текстов.

Вложенные документы:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
• Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Современные службы делопроизводства в основном имеют дело с официальными документами. Они создаются юридическими или физическими лицами для реализации основных функций управления: учет, планирование, финансирование, снабжение, прогнозирование и контроль.

Помимо происхождения, существует множество оснований для выделения основных видов документов в делопроизводстве:

• способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи;
• содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу;
• наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.;
• особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые;
• степень сложности: сложные и простые;
• место составления: внутренние и внешние;
• сроки исполнения: срочные и несрочные;
• степень гласности (ограничение доступа): обычные, секретные, для служебного пользования;
• юридическая сила: подлинные и подложные;
• назначение: оригинал, копия (отпуск, выписка, дубликат);
• срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Среди видов документов в общем делопроизводстве принято выделять организационно-распорядительные, справочно-информационные и кадровые (по личному составу).

Читайте также:

Организационно-распорядительные документы

К данному виду, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, входят: приказы, постановления, решения, распоряжения. Этот вид служебных бумаг служит для документирования деятельности организаций, принадлежащих различным уровням управления или власти, а также негосударственных учреждений. В этой группе можно выделить: учредительную документацию предприятия и акты, регламентирующие текущую деятельность. Порядок принятия административных решений в конкретной компании (принимается ли решение единоначально или коллегиально) определяет выбор конкретного способа документирования управленческой деятельности, технологии делопроизводства.

Так, например, первое лицо компании издает приказы и дает указания. Его заместители, а также руководители основных организационных подразделений - распоряжения и указания. Если же административный вопрос решается коллегиально (например, советом директоров), то он документируется постановлением или решением. В некоторых случаях для повышения эффективности делопроизводства к разработке проекта привлекаются рабочие группы или комиссии, состоящие из специалистов и практиков.

Справочно-информационная документация

К этому виду принадлежат бумаги, содержащие сведения, необходимые для производственно-хозяйственной деятельности компании. Их используют для передачи информации между адресатами и для фиксации данных и значимых фактов.

К этой группе относятся: официальные письма, служебные записки, докладные, справки, акты, сводки, телеграммы, телефаксы, отчеты, прогнозы и аналитические материалы.

Основная особенность данного вида состоит в том, что бумаги могут не требовать обязательного исполнения. Основанием для принятие решений на базе данной группы может быть только резолюция руководства.

Документы по личному составу

Данный вид официальных бумаг необходим в делопроизводстве для того, чтобы регламентировать трудовые взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, специалистами одного организационного уровня. Кроме того, они характеризуют работников компании. В эту группу входят: личные заявления сотрудников, приказы о назначении в должность или снятии с нее, листок по учету кадров, автобиографии сотрудников, трудовые книжки, а также вся документация, которая подшивается в личное дело сотрудника.

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 44.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

06 - наименование организации; 12 - место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?