Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.
Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».
Полный список кадровых документов
Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.
Таблица.1 Перечень кадровых документов
| № п/п |
Наименование кадрового документа |
Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Правила внутреннего распорядка | Статья 189 Трудового кодекса РФ | |
| 2 | Штатное расписание | Во всех случаях – обязательно | |
| 3 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 | Во всех случаях – обязательно |
| 4 | Должностные инструкции по каждой должности | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора |
| 5 | Положение о защите персональных данных работников | Статья 86 Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 6 | Положение об оплате труда премировании работников | Раздел VI Трудового кодекса РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах |
| 7 | Положение об аттестации работников | Статья 81 Трудового кодекса РФ | Обязательно, если эта процедура проводится |
| 8 | Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) | Во всех случаях – обязательно | |
| 9 | Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) | Раздел X Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно (с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку) |
| 10 | График отпусков | Статья 123 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 11 | Положение о коммерческой тайне | ФЗ «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну |
| 12 | Трудовой договор | Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 13 | Приказы директора по личному составу | ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 14 | Личная карточка работника (форма Т-2) | Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 15 | Трудовая книжка | Статья 66 ТК РФ | Обязательна, если работник оформлен по основному месту работы |
| 16 | Договор о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 | Обязательны при установлении полной материальной ответственности |
| 17 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 18 | График сменности (при наличии сменной работы) | Статья 103 ТК РФ | Обязательно – при наличии сменной работы |
| 19 | Коллективный договор | Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации :
- приказов по личному составу,
- трудовых договоров,
- личных дел,
- выдачи командировочных удостоверений,
- справок и т.д.
Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях. К таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:
- Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников не нормирован).
- Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
- Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).
Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru
Придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Документация по личному составу
Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.К этому виду документации относятся:
распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно - расчетные документы;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность
Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу:
О приеме на работу
- об увольнении
- о переводе
- о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания
Приказы по основной деятельности
Трудовые книжки
- трудовые договора и изменения к ним
- копии приказов по личному составу
Личные карточки работников
- личные дела работников
- табель учета рабочего времени
Заявление работника
- служебные записки
- объяснительные
- представления
Регистрация трудовых договоров
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
- регистрация приказов о предоставлении отпуска
- регистрация приказов о командировках работников
- регистрация командировочных удостоверений
- регистрация служебных заданий
- регистрация локальных нормативных актов
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
- выдача справок по личному составу
- учета больничных листов
Распорядительные документы
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
К таким документам относятся:- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
Информационно - расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- табель учета рабочего времени,
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ли документы обязательны?
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные,
- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы
должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы
служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации
, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Перечень необходимых кадровых документов
| Документ | Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется |
| Общие документы | ||
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 189 ТК РФ | Обязательно |
| Штатное расписание | Обязательно | |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. | Обязательно |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах |
| Положение о персональных данных работников | Ст. 86 ТК РФ | Обязательно |
| Положение об оплате труда работников | Раздел VI ТК РФ | |
| Положение о премировании и материальном стимулировании работников | Раздел VI ТК РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах |
| Положение об охране труда | Раздел X ТК РФ | Не обязательно |
| Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел X ТК РФ | Обязательно |
| Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) | Раздел X ТК РФ | Обязательно |
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Ст. 69 ТК РФ | Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами |
| График отпусков | Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| Положение о коммерческой тайне | Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну |
| Коллективный договор | Глава 7 ТК РФ | Не обязателен, заключается по соглашению сторон |
| Индивидуальные документы | ||
| Трудовой договор | Ст. 16, 56, 67 ТК РФ | Обязательно |
| Приказ о приеме на работу | Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| Личная карточка работника | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| Трудовая книжка | Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 | Обязательно |
| Договоры о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 | Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности |
| Приказ о предоставлении отпуска работнику | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | Ст. 128 ТК РФ | Обязательно |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| График сменности | Ст. 103 ТК РФ | Обязательно при наличии сменной работы |
Восстановление кадровой документации
Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить
в этом списке самые важные
и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства
.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу
.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.
Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем. Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы. После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов , не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие. Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению.
НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
- протоколы о создании Общества;
- решения учредителей о создании ООО;
- документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
- правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
- бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
- протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
- положения о представительствах и филиалах ООО;
- заключения органов контроля;
- перечень аффилированных лиц;
- другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Хранить всегда, хранить везде!
Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.
Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.
Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство
| Документ | Использование | Комментарий |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня) |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек. Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине |
| Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | ну, это только недавно придумали. Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий |
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня) | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников. У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | ничего об этом не знаю 🙂 Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых. |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет) | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года. |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп. Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных |
| Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно | При наличии системы обучения в организации. | Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение. |
| Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно | При проведении аттестации по решению работодателя. | |
| График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня) | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать |
| Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) | Заключается в письменной форме с каждым работником. | Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные. |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно | Принимаются по решению работодателя. | Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает |
| Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | |
| Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | |
| Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией | |
| Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело. | Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров |
| Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 5 лет | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении. При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить. |
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | |
| Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) | Ведется на каждого работника. | у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике. |
| Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | |
| Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают» |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Хранить — 50 лет | То же | |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений. Хранить — 5 лет | То же | |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня) | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием |
| График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год | Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. | |
| Журнал учета мероприятий по контролю. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) | Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица | |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий. Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет | Оформляются аттестационной комиссией | |
| Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет | Составляются ежемесячно. | Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | |
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранить — 50 лет | ||
| Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет | Важная часть. Особенно по технике безопасности. Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор. | |
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет | Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия? | |
| Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет | Не дай как говориться бог. Стараться выводить такие случаи за пределы организации, договариваясь с сотрудниками. Трудовая инспекция не даст житья если произойдет ЧП, что в общем то по человеческий и правильно |
Документы которые действительно необходимы для работы:
- Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам
- Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции)
- Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать)
- Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например)
- Цель компании, общие положения
- Положение о структуре организацией
- Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение
- Положение о персонале предприятия
- Положение о порядке прохождения испытательного срока
- Положение о найме, перемещении и увольнении персонала
- Положение о табельном учете рабочего времени
- Положение о порядке получения справок
- Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации
- Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)
- Положение о льготах, предоставляемых работникам
- Положение об отпусках
- Положение о материальной ответственности
- Положение о коммерческой тайне
- Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия
- Положение о командировках
- Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!
Перечень обязательных кадровых документов организации
| Документ | Закон | Срок хранения | Примечание | |
| 1. | Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника. | |
| 2. | Коллективный договор | ч.2 ст.190 ТК РФ | Все время существования компании | Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д. |
| 3. | Правило трудового распорядка | ч.4 ст.189 ТК РФ | Все время существования компании | Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ. |
| 4. | Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст.21 ТК РФ | Все время существования компании | При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная). |
| 5. | Положение об аттестации работников | ст.81 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения аттестации |
| 6. | Протокол заседания аттестационной комиссии | 15 лет | Оформляется аттестационной комиссией | |
| 7. | Положение о системе обучения | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов. |
| 8. | Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) | Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. | Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки. | |
| 9. | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей. |
| 10. | Приказы по основной деятельности | Все время существования компании | ||
| 11. | Журнал регистрации входящих /исходящих документов | Все время существования компании | Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу | |
| 12. | Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет | Регистрируются командировочные удостоверения | |
| 13. | Книги учета приказов | перечень Росархива от 06.10.2000 г. | Время хранения приказа | Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д. |
| 14. | Должностные инструкции | Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками. | ||
| 15. | Штатное расписание (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 лет | При каждом изменении формируется новое штатное расписание. |
| 16. | График отпусков | ст.123 ТК РФ | 1 год | Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года. |
| 17. | Трудовой договор | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 лет | Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу. |
| 18. | Приказ о приеме на работу | ст.68 ТК РФ | 75 лет | Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. |
| 19. | Трудовая книжка | ст.66 ТК РФ | 50 лет | Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука. |
| 20. | Личная карточка работника (ф.Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет | Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности |
| 21. | Анкета сотрудника | 75 лет | Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. | |
| 22. | Личное дело | 75 лет | Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. | |
| 23. | Приказ о переводе на другую работу | ст.72.1. ТК РФ | 75 лет | Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка. |
| 24. | Приказ об увольнении | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 лет | При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины |
| 25. | Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках | ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. | 5 лет | Оформляются по распоряжению руководителя |
| 26. | Табель учета рабочего времени | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 лет | Учитывается фактически отработанное время |
| 27. | Договор о материальной ответственности | 5 лет | Заключается с материально ответственным лицом | |
| 28. | График сменности | 5 лет | В случае работы по сменам. | |
| 29. | Список работников, работающих на вредном производстве | 75 лет. | Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии) | |
| 30. | Список работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | Для начисления льготной пенсии | |
| 31 | Инструкция по технике безопасности | ст.212, 225 ТК РФ | Постоянно | |
