Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.
Определение и назначение
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
Типы документов
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
- Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
- Исходящие
. Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
Они подготавливаются на основании внутренних документов.
- Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
- Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
- Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
- Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
- Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
- Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
- список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
- срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
- основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
- Первичная обработка
. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
- Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
- Регистрация
. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
- Рассмотрение руководителем
. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
- Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
- Контроль выполнения
. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
- Подшивка
. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:
Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документ – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены обязательные реквизиты.
Организация делопроизводства ООО «Бытовая химия» является одним из самых важных моментов на предприятии. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование. Все это собирается, обрабатывается, и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны быть регламентированы, в индивидуальной для каждого предприятия инструкции по делопроизводству. Основы делопроизводства включает в себя такие основные моменты:
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, обработка и сортировка входящих писем (в том числе по электронной почте), регистрация и отправка исходящей документации);
Работа с внутренним документооборотом (докладные записки, отчеты для доклада руководству, заказ, письма относительно решения вопросов служебно-производственного характера, правила пользования имуществом предприятия и др.);
Сбор, формирование, систематизация и дальнейшее хранение дел (сюда следует отнести документы, непосредственно обеспечивающие деятельность предприятия (устав, положения, правила, инструкции, протоколы, организационно-распорядительные документы);
Печатные и копировальные работы;
Организация контроля за ведением дел (постановка документов на контроль, проверка своевременного доведения документов до исполнителей, информирование руководителей о нарушении сроков исполнения);
Кадровое делопроизводство.
Подготовка документа в «Бытовая химия»начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Для ускорения процесса подготовки документа его размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.
Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.
Подготовленные проекты исходящих документов вместе с материалами, на основании которых он готовился, передаются на подпись директору или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.
Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.
Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными с отметкой составителя о виде почтового отправления. В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.
Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.
Регистрации подлежат документы, направляемые в вышестоящие органы, инициируемые исходящие документы, а также требующие исполнения ответа. Документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов.
После регистрации внутренние документы передаются на исполнение. Копии документов подшиваются в дело. Исполненные документы после проставления отметки также подшиваются в дело. Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.
Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по личному составу. Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименовании организации, издающий документ, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, визы, подпись.
Приказы по личному составу «Бытовая химия»составляются в отделе кадров специалистом по кадрам.
Приказ о приеме на работу составлен правильно (Приложение 6). В нем указывается ФИО принимаемого на работу, наименование должности, на которую принимается работник, наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник, дата приема, вид приема, тарифная ставка или оклад. Регистрация документов – присвоение индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале. Регистрация необходима для быстрого поиска документов, учета их и контроля. Запрещается отправлять документы в структурные подразделения, минуя регистрацию.
В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.
После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения. Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации. Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию. Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал. После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения. После исполнения документов, стоящих на контроле, в журнале регистрации делается отметка об исполнении.
Для того чтобы документы попали в архив проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу.
Организация бухгалтерского учета в организации
Основной целью организации бухгалтерского учета на предприятии «Бытовая химия»является формирование информации, группировка данных для их дальнейшего анализа, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, определения тактики и стратегии предприятия в рыночной экономике. В тоже время, необходимо отметить, что в настоящее время бухгалтерский учет представляет собой весьма разветвленную науку, объединяющую ряд направлений. В их числе: - история бухгалтерского учета, предполагающая ознакомление с развитием бухгалтерской мысли и становления бухгалтерской профессии; - теория бухгалтерского учета, устанавливающая основополагающие понятия, принципы, методы бухгалтерского учета; - бухгалтерский финансовый учет, рассматривающий порядок учета отдельных объектов в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов в области бухгалтерского учета; - бухгалтерский управленческий учет, посвященный изучению методов и приемов По данным отчетности руководители организации отчитываются перед трудовыми коллективами, государственными органами. Отчетные показатели используются для анализа хозяйственной деятельности на отдельных участках производства, для выявления положительных и отрицательных результатов работы, причин отклонений от плана, выявления внутренних резервов для повышения эффективности работы организации.
Правильно и вовремя составленная отчетность способствует сохранности собственности, поискам путей снижения себестоимости, укреплению финансового состояния организации, своевременному взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности.
Основная задача отчетности – изыскание резервов дальнейшего роста и совершенствования деятельности организации, стабильности на рынке.
В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении форм бухгалтерской отчетности», основными требованиями, которым должна удовлетворять бухгалтерская отчетность, являются следующие:
формирование полной и достоверной информации о деятельности филиала, его имущественном положении, полученных доходах и понесенных расходах, необходимой для оперативного руководства и управления;
обеспечение при совершении филиалом хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении имущества и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности филиала и выявление резервов его финансовой устойчивости.
Все обязанности бухгалтеров распределены между ними. Каждый бухгалтер работает со своими счетами.
Обязанность по ведению счета "Касса" на данном предприятии «Бытовая химия» возложена на кассира. В соответствии с должностной инструкцией кассиру в его обязанности входит:
Осуществление операций по приему, учету, выдаче, хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
Ведение кассовой книги на основании приходных и расходных кассовых ордеров;
Выдача денежных средств под отчет;
Составление кассовую отчетность;
Передача в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам.
При реализации товарно-материальных ценностей предприятие «Бытовая химия»выписывает накладные на реализацию товарно-материальных ценностей форм ТТН-1 (приложение 7) или ТН-2. В них указывается грузополучатель, грузоотправитель, основание отпуска. Бланки форм ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой отчетности.
После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются:
· главная книга;
· журналы-ордера;
· оборотные ведомости;
· группировочные ведомости.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.
Материалы по теме:
Что такое делопроизводство кратко
Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.
Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.
9 основных делопроизводственных процессов компании
Скачать все 9 шпаргалок в журнале
Выделяют следующие виды делопроизводства:
- общее - ведение общих документов;
- специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.
В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.
3 основных направления делопроизводства
- Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
- Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
- Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.
Основные регламенты организации
Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.
Задачи и функции делопроизводства
Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.
Работники обязаны выполнять следующие функции:
- разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
- разрабатывать и проектировать бланки;
- проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
- регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
- контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
- регулировать ход исполнения документов;
- составлять тексты;
- разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
- контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
- участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.
Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».
Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016
Скачать ГОСТ по делопроизводству
Общая схема организации делопроизводства и документооборота
Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.
Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта
Скачать образец
Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.
Организация потоков входящих документов
Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.
Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:
- регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
- передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
- регистрируйте принятие документа в работу;
- ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
- передавайте документ в архив.
Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.
Журнал учета входящей корреспонденции
Скачать документ
Организация потоков исходящей документации
Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.
Скачать все 6 памяток
Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.
Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
Скачать таблицу полностью в журнале
Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве
В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.
Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.
Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности
Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.
Кто несет ответственность за делопроизводство
Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.
За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.
Основные способы оформления ответственности за делопроизводство
Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника
На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.
Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками
При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.
Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей
В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.
Что будет, если не организовать делопроизводство
В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.
- Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
- Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.
Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.
Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.
Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.
Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.
Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:
· Входящие документы;
· Исходящие документы;
· Внутренние документы.
Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.
Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.
Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.
В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.
Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:
· документы, которые не требуют ответа;
· документы, которые требуют ответ;
· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;
· личная переписка;
· обращения граждан.
Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:
· ответы на обращения граждан;
· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.
Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:
· приказы;
· распоряжения;
· служебные записки;
· поручения.
По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:
· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;
· на бумажных носителях;
· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.
По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:
· регламентные;
· нерегламентные.
Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.
Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.
Следующая классификация документов по сфере исполнения:
· организационно-распорядительный документ;
· справочный документ;
· научно-технический документ;
· финансовый документ;
· отчетно-статистический документ.
В зависимости от структуры бывают следующие документы:
· сложно-структурированный документ;
· простой документ.
По степени допуска к документам, бывают следующие документы:
· открытые документы;
· документы с грифом ограничения доступа.
В зависимости от происхождения бывают следующие документы:
· служебные или официальные документы;
· личные документы.
Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.
Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.
По юридической силе бывают следующие документы:
· оригинальные документы;
· отпуск;
· заверенные копии;
· дубликаты;
· выписки.
Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.
Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.
Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.
Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.
Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.
Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.
По форме изложения бывают следующие документы:
· индивидуальные;
· трафаретные;
· типовые;
· примерные;
· унифицированные.
Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.
Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.
Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.
Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.
Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.
По срокам исполнения бывают следующие документы:
· без указания срока исполнения;
· срочные.
По срокам хранения бывают следующие документы:
· документы временного хранения (до 10 лет);
· документы постоянного хранения;
· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).
Выше рассмотрена полная классификация документов .
Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.
Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.
Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.
Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.
Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.
Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.
Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.
Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.
Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :
· внешний;
· внутренний.
Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.
Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.
В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :
· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;
· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;
· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.
Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.
Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:
· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .
Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .
Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.
У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.
К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:
· эффективность управления за движением документов;
· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;
· формирование архива документов.
У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :
· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;
· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;
· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;
· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;
· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;
· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.
Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.