формуляр типовыми.
04 - код организации;
07 - код формы документа;
11 - дата документа;
15 - адресат;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
Основные управленческие документы
1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
2. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
3. Информационно-справочные документы
4. Документирование деятельности коллегиальных органов
5. Система плановой документации
6. Система отчетной документации
Кадровая документация
8. Система бухгалтерской документации
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы
2. Распорядительная документация
3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
Организационные документы – уставы, положения,
Распорядительные документы – постановления, решения,
Приказы, распоряжения и др.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной . Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил ») – в постановлении; «решает» (решил ») – в решении; «предлагаю » - в распоряжении; «приказываю » - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами или в разбивку т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей с двоеточием.
С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.
Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.
Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые договоры, заключенные предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате
Графики отпусков и др.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 2004 г. введены новые унифицированные формы документов:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1, Т-1 а);
Личная карточка (ф.Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего);
Учетная карточка научного и научно-педагогического работника (ф.Т-4);
Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5, Т-5 а);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6, Т-6а);
График отпусков (ф. Т-7);
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (ф.Т-8,Т-8а);
Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (ф. Т-9, Т-9а);
Командировочное удостоверение (ф. Т-10);
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10 а);
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11, Т-11а).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
В ТК РФ заявление как вид документа, который необходимо предоставлять работодателю при приеме не указано на практике.
Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Перечень реквизитов и их краткая характеристика
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Реквизиты управленческих документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 -отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:
на бланках и печатях
на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
на бланках иных органов исполнительной власти
02 - Герб субъекта российской федерации
Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.
03 - Эмблема или товарный знак организации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 - Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - Код формы документа
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).
08 - Наименование организации
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».
Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления (их 30). При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.
Вот перечень реквизитов:
постоянные реквизиты:
01 - изображение Государственного Герба Российской Федерации;
02 - изображение герба субъекта Российской Федерации;
03 - изображение эмблемы (логотипа) предприятия или товарный знак;
04 - указание на код предприятия;
05 - указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 - указание на индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/КПП);
07 - указание на код формы документа;
08 - наименование предприятия;
переменные реквизиты:
09 - справочные данные о предприятии;
10 – наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 – указание на место составления документа или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – указание на гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту документа;
19 - отметка о постановке документа на контроль;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии у документа приложения;
22 - подпись (лица – составителя или лица- разработчика);
23 - указание на гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати предприятия;
26 - отметка о заверении копии документа;
27 - отметка об исполнителе документа;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа на предприятие;
30 – идентификатор электронной копии документа.
ГОСТ
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РФ или герб субъекта РФ.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
05. Основной государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/КПП)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
07. Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации;
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на русском языке.
09. Справочные данные об организации - это:
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).
10. Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2004) Допускается и такое оформление даты: год, месяц, день (2004.08.27)
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся, например: 28 мая 2000 г.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению организации можно дополнять индексами:
Дела по номенклатуре;
Структурных подразделений;
Должностных лиц;
Наименований видов документов и т. п.
Например:
№3 - 2/45 3 - номер структурного подразделения;
№С - 2/45 С - секретариат;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.
№45/БГ – 2 45 - порядковый номер документа;
БГ - Борис Громов;
2 - номер дела по номенклатуре.
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит 28. Об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит 27. Отметка об исполнителе и номер его телефона
Реквизит 26. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Например:
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению предприятия.
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Например:
Сидоркин или Илья Ильич Сидоркин
706 44 23 706 44 23
В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.
Этот реквизит наносится на документ от руки и является свидетельством завершения работы с ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.
Например:
Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2000.
В дело №08-15. Исполнитель Б.Л.Зотов
В ряде организаций отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указываются звание организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая именование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
