27.12.2012

Надлежащее извещение лиц, участвующих в деле, о времени и месте проведения судебного разбирательства либо проведения отдельного процессуального действия - одна из правовых гарантий, обеспечивающих право на справедливое судебное разбирательство, одно из средств реализации процессуальных принципов состязательности и равноправия сторон.

Данное процессуальное действие имеет исключительное значение для реализации принципа законности и влечет за собой важнейшие процессуальные последствия. В силу ч. 4 ст. 270, ч. 4 ст. 288 АПК РФ рассмотрение дела в отсутствие кого-либо из участвующих в деле лиц, не извещенных надлежащим образом о времени и месте судебного заседания, является безусловным основанием для отмены судебного акта, как принятого с нарушением права на справедливое судебное разбирательство.

Высший Арбитражный суд РФ расценивает рассмотрение дела при неявке не извещенного лица как нарушение принципов арбитражного процесса, причем это распространяется не только на решения, принятые судом первой инстанции, но и на постановления судов апелляционной и кассационной инстанций. В постановлении Президиума ВАС РФ от 14 сентября 2004 г. № 4094/04 указано: «при указанных обстоятельствах общество было лишено возможности участвовать в судебном заседании суда кассационной инстанции и реально защищать свои права и законные интересы, в результате чего были допущены нарушения таких принципов арбитражного процесса, как обеспечение равной судебной защиты прав и законных интересов всех лиц, участвующих в деле (статья 7 АПК РФ), равноправие сторон (статья 8 Кодекса), состязательность (статья 9 Кодекса)... Следовательно, оспариваемый судебный акт подлежит отмене в соответствии с п. 1 ст. 304 АПК РФ, как нарушающий единообразие в толковании и применении арбитражными судами норм процессуального права».

В Арбитражном процессуальном кодексе РФ статьи, регламентирующие порядок извещения лиц участвующих в деле, а также определяющие принципы надлежащего извещения сторон закреплены в главе 12 «Судебные извещения».

Согласно ч. 1 ст. 121 АПК РФ извещение сторон производится путем направления копий судебных актов.

Судебный акт, которым извещаются или вызываются участники арбитражного процесса, должен содержать предусмотренные законом реквизиты: наименование и адрес арбитражного суда, время и место судебного заседания, наименование лица, извещаемого или вызываемого в суд; наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов, указание на то, в качестве кого вызывается лицо, какие действия и к какому сроку извещаемое или вызываемое лицо вправе или обязано совершить. В судебном акте необходимо четко определить извещается или вызывается лицо в суд, поскольку для лица, участвующего в деле, судебное извещение является информацией о времени и месте проведения судебного разбирательства, в то время как для иных участников арбитражного процесса извещение предполагает обязанность явиться в суд. Внесение существенных изменений в текст судебного акта, как то исправление времени и даты проведения судебного заседания недопустимо.

Помимо времени и места судебного разбирательства суд извещает о совершении отдельных процессуальных действий.

Важной составляющей надлежащего извещения является правильное определение судом круга лиц, участвующих в деле. Так, дела по оспариванию решений и действий (бездействия) судебного пристава-исполнителя (ст. 329 АПК РФ) рассматриваются с участием взыскателя, должника и судебного пристава-исполнителя, которые являются лицами, участвующими в деле. При привлечении к процессу рассмотрения дела второго ответчика, третьего лица, не заявляющего самостоятельных требований на предмет спора, замены ненадлежащего ответчика, также обязательным условием является извещение данных лиц о времени и месте судебного заседания (либо совершения иных процессуальных действий).

Лицам, участвующим в деле, и иным участникам процесса копии судебных актов направляются не позднее, чем за 15 дней до начала судебного заседания. Указанный срок предусмотрен с целью предоставления возможности участникам арбитражного процесса получить извещение, заранее подготовиться судебному заседанию.

В то же время нормы, посвященные судебным извещениям по административным делам, не содержат требования об извещении за 15 дней до начала судебного заседания. Тем не менее, и в данном случае при извещении сторон суду необходимо предусмотреть срок необходимый лицам, участвующим в деле, для подготовки к судебному разбирательству.

Допустимые законом способы извещения лиц, участвующих в деле и иных участников процесса указаны в ч. 1 ст. 122 АПК РФ.

Основным способом извещения является направление по почте заказного письма с уведомлением о вручении. Согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи», утвержденным постановлением Правительства РФ № 221 от 15.04.2005 почтовое отправление с уведомлением о вручении представляет собой почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

Кроме того, арбитражным процессуальным кодексом предусмотрена возможность извещения сторон и иных участников процесса, под расписку, которая подшивается в материалы дела как доказательство надлежащего судебного извещения. Например, при отложении судебного разбирательства суд выносит протокольное определение, назначая дату нового судебного заседания, о чем участники процесса извещаются тут же в процессе под расписку в протоколе.

Также извещение лиц участвующих в деле возможно через курьера под расписку, которая приобщается к материалам дела.

Согласно ст. 121 АПК РФ в случаях, не терпящих отлагательства, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи, электронной почте либо с использованием иных средств связи.

Частью 1 статьи 200 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ установлено, что дела об оспаривании решений и действий (бездействий) судебного пристава-исполнителя рассматриваются в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления заявления в арбитражный суд, включая срок на подготовку дела к судебному разбирательству и принятие решения по делу. Как указал Президиум Высшего Арбитражного суда РБ в п. 16 информационного письма от 22 декабря 2005 г. № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации», участники процесса по делу об оспаривании решений и действий (бездействия) судебного пристава-исполнителя должны быть извещены о времени и месте судебного разбирательства любым из способов, перечисленных в ч. 3 ст. 121 АПК РФ в срок до начала судебного заседания (с учетом времени, необходимого для явки участников арбитражного процесса в судебное заседание). Аналогичный способ извещения приемлем и в иных случаях, когда АПК РФ устанавливает краткие сроки рассмотрения дел.

При извещении адресата телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи или электронной почте, с использованием иных средств связи в соответствии с ч. 3 ст. 122 АПК РФ на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего этот текст, дата и время его передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

В соответствии с Инструкцией о делопроизводстве, утвержденной приказом ВАС РФ от 25.03.2004 № 27, отправка телефонограмм и факсограмм должна регистрироваться в журнале их учета. Секретарь судебного заседания, помощник судьи, обязаны обеспечить своевременное направление адресату телеграмм, телефонограмм, факсограмм, получить исчерпывающую информацию о лице, принявшем сообщение. Оформленный в соответствии с требованиями закона документ, признается достоверным доказательством надлежащего уведомления лиц, участвующих в деле.

Вместе с тем при неявке в судебное заседание лиц, извещенных о времени и месте судебного заседания способами, названными в ч. 3 ст. 121 АПК РФ, вопрос о том, извещены ли они надлежащим образом, решается в соответствии с правилами, установленными ст. 123 АПК РФ (п. 16 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22 декабря 2005 г. № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации»).

Вызов в судебное заседание с использованием средств телефонной и электронной связи возможен по любым категориям споров, в том числе гражданско-правовым. Как правило, при отсутствии своевременного уведомления об извещении участников процесса, суд дублирует извещение путем направлением телеграмм, телефонограмм, факсов.

Президиум Арбитражного суда Республики Мари Эл в рекомендациях «О применении арбитражного процессуального законодательства о судебных извещениях» от 04.06.2007 за № 11/07 указал, что арбитражному суду необходимо использовать письменное или протокольное согласие сторон на подобный порядок уведомления и исходить из срочности их вызова в судебное заседание.

Телеграммы, телефонограммы, факсограммы, оформленные с нарушением требований установленных Арбитражным процессуальным кодексом РФ, не являются доказательством надлежащего извещения.

В Арбитражный суд Республики Бурятия обратился индивидуальный предприниматель Ш. с иском к МУП «Система» о возврате имущества. В ходе рассмотрения спора к участию в деле были привлечены муниципальное образование «Город Северобайкальск», индивидуальный предприниматель С.

С огласно протоколу судебного заседания ни одно лицо, участвующее в деле, на заседании не присутствовало. В подтверждение получения лицами, участвующими в деле, определения о назначении дела к судебному разбирательству в деле имелись телефонограммы сортировщика Северобайкальского отделения связи, о вручении заказных писем с уведомлением индивидуальному предпринимателю Ш., МУП «Система», телефонограммы, направленные судом индивидуальному предпринимателю С. и муниципальному образованию «Город Северобайкальск».

Отменяя решение Арбитражного суда РБ по данному делу, суд кассационной инстанции указал на то, что телефонограммы сортировщика Северобайкальского отделения связи не являются доказательством надлежащего извещения лиц, участвующих в деле, поскольку не содержат расписки адресата (п.п. 2,12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221). Кроме того, данные телефонограммы имеют ряд других нарушений. В них не указана фамилия сортировщика, передавшего телефонограмму; указанный номер дела не соответствует номеру настоящего дела; указанные номера писем не дают представления о соответствии их содержания п. 2 ст. 121 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Телефонограммы, направленные Арбитражным судом Республики Бурятия третьим лицам, по мнению окружного суда, также не являются доказательством их надлежащего извещения, поскольку телефонограмма индивидуальному предпринимателю С. направлена по телефону, который отсутствует в материалах дела; в телефонограмме муниципальному образованию «Город Северобайкальск» не указана фамилия лица, принявшего её.

В соответствии с ч. 4 ст. 121 АПК РФ судебные извещения направляются арбитражным судом по адресу, указанному лицом, участвующим в деле, либо по месту нахождения организации (филиала, представительства юридического лица, если иск возник из их деятельности) или по месту жительства гражданина. Место нахождения организации определяется местом ее государственной регистрации, если в соответствии с федеральным законом в учредительных документах не установлено иное.

В исковом заявлении (заявлении) истец указывает как свой адрес, так и адрес ответчика; по этим адресам арбитражный суд направляет извещения.

Статья 126 АПК РФ не возлагает на истца обязанность прилагать к исковому заявлению документы, обосновывающие место нахождения или место жительства ответчика. Кроме того, в Постановлении Пленума Высшего Арбитражного суда РФ № 11 от 09.12.2002 «О некоторых вопросах, связанных с введением в действие АПК РФ» указано, что достаточным доказательством вручения копии искового заявления вместо почтового уведомления может являться почтовая квитанция, свидетельствующая лишь направление копии иска без данных о реальном получении документов каждым участником спора. В связи с этим в практике сохраняются проблемы в назначении и организации арбитражного процесса с участием ответчиков, об отсутствии которых по названному истцом адресу становится известно только к моменту проведения первого судебного заседания.

Согласно ч. 5 ст. 121 АПК РФ иностранные лица извещаются арбитражным судом по правилам, установленным в Арбитражным процессуальным кодексом РФ или международным договором Российской Федерации. В силу п. 3 ст. 253 АПК РФ иностранные лица, находящиеся вне пределов РФ, извещаются о судебном разбирательстве определением арбитражного суда путем направления поручения в учреждение юстиции или иной компетентный орган иностранного государства. В этом случае срок рассмотрения дела продлевается арбитражным судом на срок, установленный договором о правовой помощи для направления поручений в учреждение юстиции или другой компетентный орган иностранного государства, а при отсутствии в договоре такого срока или при отсутствии указанного договора - не более чем на шесть месяцев.

Условием надлежащего извещение иностранного лица являются:

• Оформление судебного поручения в установленной международным договором форме;
• Извещение лица, одним из традиционных путей передачи документов за границу.
• Наличие документа компетентного органа, констатирующего факт вручения судебного поручения с указанием способа, места, даты вручения, а также лица, которому был доставлен документ.

Высший Арбитражный суд РФ неоднократно в своих постановлениях (в том числе № 1185/от 30.06.1998, № 3696/00 от 21.11.2000, № 4460/99 от 06.02.2001) высказывал свою позицию о недопустимости извещения иностранных лиц, заказными письмами с уведомлением, поскольку, несмотря на фактическую передачу информации, действия по извещению иностранного лица считаются совершенными ненадлежащим образом и поэтому не влекут юридических последствий, так как совершены с нарушением порядка по извещению иностранного лица. Уведомление лица, уполномоченного на ведение дела, находящегося на территории Российской Федерации, не освобождает суд от обязанности соблюдения порядка уведомления иностранного лица.

Вручение документов за границей является разновидностью судебных поручений, которое в свою очередь выступает одним из видов международной правовой помощи. В настоящее время сложилось несколько вариантов выполнения судебных поручений в зарубежных странах.

Наиболее простой путь закреплен Соглашением о порядке разрешения споров, связанных с осуществлением хозяйственной деятельности (Киев, 1992 г.). В соответствии с положениями данного Соглашения, судебные поручения арбитражного суда Российской Федерации направляются почтовой связью, без перевода, непосредственно в суды, компетентные разрешать экономические споры на территории этих государств (Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Российская Федерация, Таджикистан, Украина). Иными словами оказание правовой помощи осуществляется без посредников по схеме «из компетентного суда в компетентный суд». Такой способ передачи поручений наиболее удобен, освобождает от излишних административных проволочек, однако он применим только в отношении стран участниц указанного соглашения.

Другой путь исполнения судебных поручений - с участием центральных органов юстиции. Данный путь оказания правовой помощи закреплен Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 1993), Конвенцией о вручении за границей судебных и внесудебных документов по гражданским или торговым делам (Гаага, 1965 г.), а также иными международными договорами о правовой помощи (Латвия, Литва, Эстония, бывшие социалистические страны -члены Совета Экономической Взаимопомощи).

В данном случае, суд либо Министерство юстиции РФ (центральный орган России) сносится с центральными органами юстиции, или иными компетентными органами запрашиваемой Договаривающейся стороны с целью реализации судебного поручения в виде извещения стороны по делу, находящейся на территории запрашиваемого государства.

В соответствии с положениями Гаагской конвенцией о вручении за границей судебных и внесудебных документов по гражданским и торговым делам от 15.11.1965 г. каждая страна-участница в соответствии со своим внутренним правом назначает Центральный орган, призванный принимать просьбы о вручении, поступающие из других стран-участниц, и распоряжаться об их исполнении (ст. 2). Подлежащие вручению судебные документы направляются компетентным (в соответствии с правом места составления документов) органом или судебным должностным лицом; они не нуждаются в легализации (ст. 3).

Необходимо обратить внимание на то, что в рамках указанной конвенции Российская Федерация сделала следующие заявления: российский суд вправе вынести решение по делу даже без получения свидетельства о вручении судебных документов ответчику при наличии трех условий: 1) документы были направлены в соответствии с Конвенцией; 2) были приняты разумные меры для получения свидетельства о вручении от компетентных органов запрашиваемого государства (например, в их адрес направлялось письмо с напоминанием о необходимости исполнить поручение); 3) свидетельство не было получено до истечения шести месяцев с даты направления запроса.

Существует еще и третий, наиболее сложный и многоступенчатый путь - это вручение судебных документов с участием дипломатических каналов, прописанный в двусторонних договорах об оказании правовой помощи и Конвенции по вопросам гражданского процесса (Гаага, 1954 г.).

Порядок оказания правовой помощи при отсутствии договорных отношений между государствами, довольно сложен и осуществляется через дипломатические каналы, предусматривает легализацию документов.

Надлежащее извещение лиц, участвующих в деле, других участников процесса о времени и месте проведения судебного заседания, совершения отдельного процессуального действия - обязательное условие проведения судебного заседания. Извещение является надлежащим тогда, когда к началу судебного заседания или проведения отдельного процессуального действия суд располагает сведениями о получении адресатом направленной ему копии судебного акта, - это общее правило о надлежащем извещении.

Однако в исключительных случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 123 АПК РФ лица, невозможность фактического вручения копии судебного акта отождествляется законом с надлежащим и непосредственным извещением. Так, лица, участвующие в деле могут быть признаны извещенными надлежащим образом в следующих случаях:

• адресат отказался от получения копии судебного акта, и этот отказ зафиксирован.
• несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением копии судебного акта, направленной арбитражным судом в установленном порядке, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд.
• копия судебного акта, направленная судом по последнему известному суду месту нахождения организации, месту жительства гражданина, не вручена в связи с отсутствием адресата по указанному адресу, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд.

По общему правилу при рассмотрении дела в отсутствие лица, участвующего в деле, данное лицо считается надлежаще извещенным о времени и месте судебного разбирательства в случаях:

• если лицо извещено в соответствии с требованиями ч. 4 ст. 121 АПК и корреспонденция направлена по адресу, указанному лицом, участвующим в деле, либо по местонахождению организации, которое определяется местом его государственной регистрации, если, в соответствии с федеральным законом, в учредительных документах не установлено иное;
• при наличии в материалах дела сведений из Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или справки отдела адресно-справочной работы Управления Федеральной миграционной службы по РБ, подтверждающих адрес лица, участвующего в деле, указанный в исковом заявлении;
• при извещении лица, участвующего в деле по подтвержденному адресу, в том числе, когда извещение не вручено из-за отсутствия адресата по указанному адресу, о чем орган связи проинформировал Арбитражный суд.

В рекомендациях от 04.06.2007 № 11/07 Президиум Арбитражного суда Республики Марий Эл указал, что доказательством уклонения истца, ответчика или третьего лица от получении почтового уведомления могут являться отметки органа почтовой связи о возвращении «в связи с истечением срока хранения», «адресат за получением не явился», не могут быть приняты во внимание отметки такого содержания как: «не открыли дверь» «от разговора отказался», «находится на лечении». Об отсутствии адресата могут свидетельствовать записи «адресат выбыл», «адресат не проживает» «по адресу находится другая организация».

Проверка обоснованности возвращения органом почтовой связи судебного уведомления по истечении срока хранения проводится судом с учетом общего порядка вручения почтовых направлений, определенного «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, а также положений особых условий приема, хранения, вручения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное» введенных в действие приказом ФГУП «Почта России» от 31.08.2005 № 343, согласно которым неврученные адресатам заказные письма и бандероли разряда «Судебное» возвращаются по обратному адресу по истечении семи дней со дня их поступления на объект почтовой связи.

Часть 1 ст. 124 АПК РФ называет еще один исключительный случай надлежащего извещения, который может иметь место при невыполнении лицом, участвующим в деле, своей обязанности по сообщению арбитражному суду об изменении своего адреса во время производства по делу. При отсутствии такого сообщения копии судебных актов направляются по последнему известному арбитражному суду адресу и считаются доставленными, хотя бы адресат по этому адресу более не находится или не проживает.

В соответствии с ч. 2 ст. 124 АПК РФ лица, участвующие в деле, если они ранее указали номера своих телефонов, факсов, адреса электронной почты или дали иную аналогичную информацию, обязаны известить суд об их изменении в период производства по делу.

Так, в постановлении ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. по делу № КА-А40/7994-04 указано: «Определение о назначении дела к судебному разбирательству было направлено арбитражным судом по нескольким известным суду адресам, в том числе по адресу, который указан в свидетельстве о регистрации Общества, в определении Арбитражного суда Московской области от 01.04.2004 о направлении дела по подсудности в Арбитражный суд г. Москвы, в корреспонденции самого Общества, приобщенной к делу до принятия решения Арбитражным судом г. Москвы. Корреспонденция суда была возвращена с пометкой «Адресат не значится». Однако в материалах дела до принятия решения от 10.06.2004 Арбитражным судом г. Москвы не содержится сведений об изменении адреса Общества, поэтому суд первой инстанции правомерно, руководствуясь ч. 1 ст. 124 АПК РФ, рассмотрел дело, считая доставленным определение суда о назначении дела к слушанию по последнему известному суду адресу».

Вопрос о том, в каких случаях следует считать, что лицо, участвующее в деле, извещено надлежащим образом о времени и месте судебного заседания (проведения отдельного процессуального действия) является одним из центральных в арбитражной практике. В настоящее время отсутствует единообразное толкование данного вопроса, о чем свидетельствует судебная практика. Отсутствие согласованной правовой позиции имеет место и в арбитражных судах Восточно-Сибирского округа.

Так, например, Арбитражным судом Республики Бурятия рассмотрено дело по иску ликвидатора ОАО «Социальный пенсионный банк» Д. к ООО «Рифей» о взыскании суммы неосновательного обогащения. Решение по делу принято в отсутствие ответчика ООО «Рифей». Корреспонденция в адрес ООО «Рифей» направлялась судом по адресу, указанному истцом в исковом заявлении, который соответствовал выписке из Единого государственного реестра юридических лиц. Заказные письма, направленные судом в адрес ответчика были возвращены почтой с отметкой «организации не существует». Суд первой инстанции счел данное лицо, извещенным надлежащим образом в порядке ст. 123 АПК РФ, дело рассмотрено в соответствии со ст. 156 АПК РФ в отсутствие ответчика.

При рассмотрении кассационной жалобы по данному делу Федеральный суд Восточно-Сибирского округа указал, что дело рассмотрено судом первой инстанции в отсутствие ответчика , не извещенного надлежащим образом о времени и месте судебного заседания.

В постановлении окружной суд сослался на то, что согласно пункту 11 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 31 октября 1996 года № 13 лица, участвующие в деле, считаются извещенными, если определение направлено по почтовому адресу, указанному в исковом заявлении в соответствии с местонахождением, предусмотренным в учредительных документах. Если определение не вручено ответчику и возвращено с отметкой органа связи на уведомлении об отсутствии ответчика по указанному адресу, а из материалов дела не усматривается местонахождения адресата, судья предлагает истцу представить документально подтвержденные данные о месте нахождения ответчика. Кроме того, суд кассационной инстанции указал, что в материалах дела не имеется сведений о проверке судом первой инстанции надлежащего извещения ответчика и выяснении причин его неявки в судебное заседание, направлении запроса в налоговый орган для уточнения местонахождения ответчика.

Примером различного подхода Арбитражного суда Республики Бурятия и Федерального суда Восточно-Сибирского округа к вопросу надлежащего уведомления является также отмена решения суда первой инстанции по делу о признании несостоятельным (банкротом) индивидуального предпринимателя Р.

Корреспонденция, направленная судом первой инстанции Р. была возвращена органом связи по истечении срока хранения. Поскольку извещения должника происходило по адресу указанному в заявлении налогового органа, и адрес соответствовал выписке из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей суд посчитал возможным рассмотреть дело в отсутствие стороны.

Отменяя решения Арбитражного суда Республики Бурятия, кассационная инстанция сослалась на то, что истечение срока хранения корреспонденции, направленной Арбитражным судом Республики Бурятия по адресу государственной регистрации должника: г. Северобайкальск, 12 квартал, 55, не является в данном случае надлежащим извещением индивидуального предпринимателя Р., так как фактически местом предпринимательской деятельности данного лица согласно налоговым декларациям, имеющимся в материалах дела, указан адрес: г. Северобайкальск, пр. Ленинградский, 6, по которому судебные извещения не направлялись.

Возвращая дело на новое рассмотрение, Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа указал на обязанность суда извещать лиц, участвующих в деле, по всем адресам, имеющимся в материалах дела.

Представляет интерес еще один пример из практики. Арбитражным судом Республики Бурятия рассмотрено дело по иску Территориального управления Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по РБ к индивидуальному предпринимателю А. об обязании возвратить помещение.

Как усматривается из материалов дела, заказное письмо, направленное ответчику с копией определения о назначении дела к судебному разбирательству, возвращено в суд с отметкой органа связи «По истечении срока хранения». Извещение индивидуального предпринимателя А. произведено по указанному в исковом заявлении адресу: г. Улан-Удэ, ул. Хахалова, 5 кв. 24. Согласно имеющейся в материалах дела справке адресно-справочного бюро МВД РБ, указанный в исковом заявлении адрес ответчика является местом его жительства. Кроме того, данный адрес фигурирует в имеющемся в деле договоре аренды № 190/04 от 16.12.2004. С учетом данных обстоятельств дело было рассмотрено в порядке ст. 156 АПК РФ в отсутствие ответчика.

Решение Арбитражного суда РБ данному делу отменено кассационной инстанцией, как принятое в отсутствие ответчика, не извещенного надлежащим образом о времени и месте судебного заседания.

Основанием для отмены решения суд кассационной инстанции указал следующее. Из материалов дела следует, что по договору аренды в пользование индивидуального предпринимателя А. передано помещение, расположенное по адресу: г. Улан-Удэ, бульвар Карла Маркса, 14 А. Таким образом, по мнению окружного суда ответчик мог находиться в арендованном им помещении, являющемся предметом спора. Суд кассационной инстанции посчитал, что при наличии в деле различных данных о месте нахождения ответчика, неполучении им заказного письма по адресу, указанному в исковом заявлении Арбитражному суду РБ следовало известить ответчика по другим имеющимся в материалах дела адресам, чего сделано не было.

Приведенные примеры свидетельствуют о сложившейся в Федеральном Арбитражном суде Восточно-Сибирского округа правовой позиции, согласно которой судебный акт нижестоящей инстанции, принятый в порядке ст. 156 АПК РФ подлежит отмене по безусловному основанию в случае, если извещение, лица, участвующего в деле, произведено судом первой инстанции не по всем адресам, имеющимся в материалах дела (договорах, товарно-транспортных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях). Сходной правовой позиции придерживаются и некоторые другие Федеральные Арбитражные суды (например, Федеральные Арбитражные суды Волго-Вятского, Московского округов).

Между тем в Федеральных судах Уральского, Центрального, Северо-Западного округов судебная практика идет по иному пути. При рассмотрении жалоб заявителей на ненадлежащее их извещение по всем адресам, имеющимся в деле, судебные акты нижестоящих инстанций остаются без изменения, кассационные жалобы без удовлетворения. Данная правовая позиция основана на том, что при наличии в материалах дела сведений из Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, справок адресно-справочного бюро, подтверждающих указанный в исковом заявлении адрес лица, участвующего в деле, данное лицо, считается извещенным надлежащим образом, даже если извещение не производилось по всем имеющимся в деле адресам.

Отсутствие единообразного толкования ст.ст. 121,123 АПК РФ, единой правовой позиции по вопросу надлежащего уведомления сторон о времени и месте судебного заседания порождает немало проблем при применении указанных правовых норм.

В целях совершенствования механизма извещения лиц, участвующих в деле, Высшим Арбитражным судом РФ представлен на рассмотрение в Государственную Думу РФ законопроект от 06.09.2007 «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс РФ» в котором предполагается внесение изменений и дополнений в ст.ст. 121, 122, 123, 126, 148 АПК РФ.

В данном законопроекте предлагается направлять судебные извещения только по месту нахождения организации (филиала, представительства юридического лица, если спор возник из их деятельности) или по месту жительства гражданина (изменения, вносимые в ч. 4 ст. 121 АПК РФ). При этом, по мнению авторов законопроекта, место нахождения организации определяется местом её государственной регистрации, если в соответствии с федеральным законом в учредительных документах не установлено иное. Кроме того, в случае, если ведение дела осуществляется через представителя, законопроект предполагает направление судебных извещений по месту нахождения представителя.

Также законопроектом предложено внести дополнение в ч. 1 ст. 121 АПК РФ, согласно которому информация о времени и месте судебного заседания или проведения отдельного процессуального действия не позднее, чем за 15 дней должна размещаться арбитражным судом на своём официальном сайте в сети «Интернет». Адрес официального сайта арбитражного суда, предполагается указывать в судебном акте, которым извещаются или вызываются участники арбитражного процесса.

В пояснительной записке к проекту закона от 06.09.2007 указано, что дополнительные возможности получения информации о движении дела позволят в определенной степени избежать негативных последствий, связанных с несвоевременной доставкой судебных извещений по почте.

Особый интерес представляют дополнения, внесенные в ст. 123 АПК РФ.

Так, лица, участвующие в деле, иные участники арбитражного процесса будут считаться извещенными надлежащим образом, если к началу судебного заседания (отдельного процессуального действия) арбитражный суд будет располагать сведениями о получении адресатом направленной ему копии судебного акта, а при ведении дела через представителя - о получении представителем направленной ему копии.

При отсутствии у арбитражного суда к началу судебного заседания, проведения отдельного процессуального действия сведений о получении лицом, участвующим в деле, копии судебного акта, данное лицо будет считаться извещенным надлежащим образом в случаях:

• если информация, содержащаяся в направленном судебном акте, размещена на официальном сайте арбитражного суда в сети «Интернет» и
• имеются сведения о получении адресатом копии определения о принятии заявления к производству арбитражного суда и возбуждении производства по делу либо иные доказательства того, что лицо располагает сведениями о судебном разбирательстве.

Таким образом, по смыслу законопроекта право лиц, участвующих в деле на получение информации о своем деле неразрывно связывается с обязанностью активно интересоваться ходом рассмотрения дела.

Кроме того, законопроектом предполагается внесение дополнений в ст.ст. 126, 148 АПК РФ, которые напрямую не регламентируют порядок извещения лиц, участвующих в деле. Тем не менее, вносимые в указанные статьи изменения напрямую затрагивают вопросы, связанные с судебными извещениями.

Статья 126 АПК РФ дополнена пунктами 9, 10 согласно которым на истца возлагается обязанность прилагать к исковому заявлению выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей) содержащих сведения об адресе (месте нахождения) как самого истца, так и ответчика. Причем прилагаемые к исковому заявлению выписки должны быть составлены не позднее, чем за 30 дней до обращения истца в арбитражный суд.

В пояснительной записке к законопроекту от 06.09.2007 указано, что необходимость введения данного положения продиктована судебной практикой, согласно которой в случае неявки лица, участвующего в деле, суд уточняет его место нахождения путем направления в налоговый орган запроса с просьбой о предоставлении выписки из единого государственного реестра с указанием адреса, по которому находится разыскиваемое судом лицо. Ответы на запросы суда зачастую приходят несвоевременно, что влечет отложение рассмотрение дел и затягивание сроков разрешения споров.

С целью повышения ответственности лиц, обратившихся в арбитражный суд законопроектом предлагается внесение пункта 8 в статью 148 АПК РФ, согласно которому основанием для оставление искового заявления без рассмотрения будет являться случай, когда истец, не просивший о разбирательстве дела в его отсутствие, не явится в суд по вторичному вызову, а ответчик не будет требовать рассмотрения дела по существу.

Источник/автор : Арьяева Ю.Ю.
Порядок оформления телефонограммы.

Введение

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления. В целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
В данном реферате предметом является телефонограмма, объектом формы ее применения в делопроизводстве, законность её использования в судебной исполнительной деятельности на практике.

Понятие телефонограмма. Телефонограммы.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и других случаев, когда переданное сообщение необходимо документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом количестве этих документов в организации. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы следующие: название учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации - получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не более 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия инициалы.
Примеры заполнения телефонограмм:

ООО «Оптима»
сеть магазинов

Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.

15.01.14 г. № 15.

16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами.

Начальник управления

А.И. Иванов.

При составление телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
Если телефонограмма направляется по нескольким адресам, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Использование телефонограмм в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

исходящим регистрационным номером;
должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России.
Одна из самых лаконичных - Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Извещение лиц, участвующих в судебном процессе посредством телефонограммы
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Другие нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм.
Судебная практика показывает, что передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных.
Требуется подтверждение получения телефонограмм в ряде случаев, так как вопрос о допустимости телефонограммы в каждом конкретном деле всегда решается по усмотрению суда со ссылкой на применяемый процессуальный кодекс и никогда - на инструкцию по делопроизводству. Касается это и технических ошибок, не влияющих на исход дела. Главной проблемой остается подтверждение получения извещения адресатом, особенно физическим лицом, которое не ведет журнал регистрации, письменно не фиксирует и не подшивает полученные сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: не отрицание или не опровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую является единственным способом довести информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.

Заключение

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного можно сделать вывод, что телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать более 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы могут быть использованы для быстрого извещения участников судопроизводства.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п.6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при примении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в целях соблюдения установленных ст.29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте рассмотрения дела. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.

Литература

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.

И. Иванов статья: «Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы» ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.

и т.д.................

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих . Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций : текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма - это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

Информация, которую может содержать телефонограмма, - это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма - это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

• Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
• Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
• Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

• Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
• Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму?

Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

• Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
• Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
• В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.

• Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
• Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
• Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
• Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.

Как принять?

Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

• Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
• Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
• Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
• Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
• После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).

Общие требования к оформлению

В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:

• Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
• Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
• Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
• Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

• передавшего сообщение.
• принявшего сообщение;
• должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

• Самый доступный и распространенный способ - регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
• Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

Глава 28. ВОЗБУЖДЕНИЕ ДЕЛА
ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ПРАВОНАРУШЕНИИ

Статья 28.1. Возбуждение дела об административном правонарушении

1. Поводами к возбуждению дела об административном правонарушении являются:

1) непосредственное обнаружение должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях, достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения;

2) поступившие из правоохранительных органов, а также из других государственных органов, органов местного самоуправления, от общественных объединений материалы, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения;

3) сообщения и заявления физических и юридических лиц, а также сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения (за исключением административных правонарушений, предусмотренных частью 2 статьи 5.27, статьями 14.12, 14.13 настоящего Кодекса);

4) фиксация административного правонарушения в области дорожного движения работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами, имеющими функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средствами фото- и киносъемки, видеозаписи;

5) подтверждение содержащихся в сообщении или заявлении собственника (владельца) транспортного средства данных о том, что в случаях, предусмотренных пунктом 4 настоящей части, транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица.

1.1. Поводами к возбуждению дел об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 14.12, 14.13, 14.23 настоящего Кодекса, являются поводы, указанные в пунктах 1 и 2 части 1 настоящей статьи, а также сообщения и заявления собственника имущества унитарного предприятия, органов управления юридического лица, арбитражного управляющего, а при рассмотрении дела о банкротстве - собрания (комитета) кредиторов.

2. Указанные в частях 1 и 1.1 настоящей статьи материалы, сообщения, заявления подлежат рассмотрению должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях.

3. Дело об административном правонарушении может быть возбуждено должностным лицом, уполномоченным составлять протоколы об административных правонарушениях, только при наличии хотя бы одного из поводов, предусмотренных частями 1 и 1.1 настоящей статьи, и достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения.

4. Дело об административном правонарушении считается возбужденным с момента :

1) составления протокола осмотра места совершения административного правонарушения;

2) составления первого протокола о применении мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, предусмотренных статьей 27.1 настоящего Кодекса;

3) составления протокола об административном правонарушении или вынесения прокурором постановления о возбуждении дела об административном правонарушении;

4) вынесения определения о возбуждении дела об административном правонарушении при необходимости проведения административного расследования, предусмотренного статьей 28.7 настоящего Кодекса;

5) оформления предупреждения или с момента наложения административного штрафа на месте совершения административного правонарушения в случае, если в соответствии с частью 1 статьи 28.6 настоящего Кодекса протокол об административном правонарушении не составляется;

6) вынесения постановления по делу об административном правонарушении в случае, предусмотренном частью 3 статьи 28.6 настоящего Кодекса.