Списание материальных ценностей – обыденное действие для организации. Материальные ценности – это предметы, вещи материального мира, купленные за счет бюджета компании. Сюда можно отнести оборудование, мебель, оргтехнику, вспомогательные средства и другое. Когда подобные предметы приходят в негодность, возникает необходимость их списания и утилизации.

Материальные ценности – активы предприятия, используемые в ходе ведения деятельности для получения дохода или обслуживания нужд компании.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) называют средства, которые были приобретены за счет предприятия. Они могут использоваться для создания уже готовой продукции, осуществления трудовой деятельности и удовлетворения нужд организации или предприятия. В процессе некоторые материалы могут быть признаны негодными. Тогда их потребуется списать.

Форма составления акта списания

Бланк акта списания ценностей каждое предприятие разрабатывает и утверждает самостоятельно.

В основу можно принять унифицированный бланк ТОРГ-16. Предприятие может составлять акт в форме сводной ведомости, куда в порядке списания вносятся материальные ценности с указанием дат.

Форма применяемого в компании документа должна быть утверждена и приложена к учетной политике.

Для оперативного применения акта в политике определяются лица и подразделения, применяющие форму в документообороте.

В составе данных акта указываются сведения:

• Дата и место составления.
• Состав комиссии, участвующих в оформлении документа. Подписи с указанием данных ставятся в конце акта.
• Перечень материальных ценностей с указанием наименования, артикула или внутреннего номенклатурного номера, единицы измерения, количества, цены, общей стоимости списания.
• Основания для списания.
• Заключение комиссии.
• Данные руководителя, утверждающего акт. Указывается должность, фамилия с инициалами, дата утверждения документа.

Руководитель при утверждении акта определяет источник списания ценностей – за счет расходов или прибыли, оставшейся после налогообложения. Определение источника служит важным источником информации для налогообложения. Материальные ценности, списываемые для внутренних нужд, не участвуют в определении налоговой базы.

Правила составления акта на списание материальных ценностей

Учетная политика не предусматривает формирование единого образца акта списания. Каждая конкретная организация должна сформировать бланк в соответствии с нормами делопроизводства и индивидуальными нуждами предприятия. Документ должен быть составлен в двух экземплярах:

1. Один из них хранится у материально-ответственного сотрудника.
2. Другой – в бухгалтерии.

Обычно процедура списания проводится специальной комиссией, которая действует на временной или постоянной основе. Комиссия обязательно должна состоять из лиц, на которых лежит материальная ответственность за определенные ценности организации. Члены комиссии имеют все полномочия для составления акта списания. После формирования акта он подписывается комиссией и передается для ознакомления руководителю предприятия. При составлении документа может использоваться типовой образец акта.

В комиссию должны входить:

• Главный бухгалтер.
• Лица, которые несут материальную ответственность за указанные ценности.
• Специалисты по конкретному профилю, если списанию подлежит профессиональное оборудование.

Состав в обязательном порядке назначается руководством данной организации. После проведения комиссии бухгалтеру надлежит отразить балансовую стоимость списанных материальных ценностей и размеры их повреждения. Записи делаются на основе предварительно составленного акта.

Если в списании задействованы виновные лица, потребуется произвести расчеты по компенсации материальных убытков предприятия. Списание может произойти вследствие природной катастрофы. Но тогда потребуется не только акт на списание, но справка из бухгалтерии по форме.

Порядок процедуры списания

Материальные ценности учитываются по фактической стоимости приобретения. В сумме не учитываются данные косвенных налогов, оплаченных поставщику. Идентичные группы товаров могут иметь различную стоимость при покупке неоднородных по цене партий. Списание ценностей производится в зависимости от способа, утвержденного в учетной политике:

1. Поступивших первыми на склад (ФИФО). Для получения данных о стоимости необходимо ведение учета по партиям поставок.
2. Учтенных по средней себестоимости. Способ характеризуется изменением (усреднением) стоимости остатков при каждом новом поступлении партии товаров.
3. По себестоимости каждой единице учета.

Способ, закрепленный внутренними документами, не может меняться при списании ценностей. Для передачи в производство путем списания ценностей используется требование-накладная М-11(или лимитно-заборная карта № М-8, накладная № М-15) и акт.

Сложность определения перечня обязательных документов состоит в том, что требования бухгалтерского учета не содержит необходимость составления акта, но для налогового и управленческого учетов предприятия акт необходим.

Для списания с утилизацией, внешнего применения или без определенного назначения в обязательном порядке используется акт – документ, подробно устанавливающий назначение списания материальных ценностей. В ряде случаев акт составляется в присутствии представителей сторонних организаций – санитарного, пожарного контроля.

Действия после составления акта о списании материальных ценностей

После оформления документа и признания ряда материалов списанными бухгалтеру надлежит сделать проводки:

• Д94 К10. В ней должна отражаться балансовая стоимость списанных материалов. Нужные данные можно взять из самого акта.
• Д20 К94 . В проводке по такой форме нужно отразить стоимость недостачи или порчи материалов в переделах максимальной убыли. Информацию можно получить из акта о списании и специальной бухгалтерской справки. Если же лимит естественной убыли был превышен, придется вместо счета по форме Д20 дополнительно составить субсчета.

В некоторых случаях бухгалтерии придется использовать иные проводки. К примеру, порча материальных ценностей могла произойти по причине природной катастрофы. Тогда делают проводку Д99 К10. Если применялся договор безвозмездного пользования, формируются проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68, то есть НДС.

Информация, указанная в акте, используется бухгалтерскими работниками для формирования данных по счетам, оформления операций движения ценностей. Источник списания определяет счет синтетического и аналитического учета.

Акт на списание ТМЦ: образец

Товарно-материальные ценности

• Сырье – это компоненты, материалы, которые в дальнейшем будут использованы в производстве;
• Незавершенное производство – продукция, производство которой не завершено, которая находится в стадии производства;
• Готовая продукция – это продукция, которая прошла все стадии производства, готовая к реализации;
• Запасы – имущество организации, которое по какой-либо причине не используется в данный момент и передано на хранение.

Под списанием ценностей понимается снятие ценностей с учета компании, оформленное документально. Чтобы оформить списание, используют акт на списание материалов, образец которого представлен в конце статьи.

Причина списания материалов может быть разной: если это сырье или незавершенное производство, то, так как данные материалы подразумевают дальнейшую работу, их рано или поздно спишут со склада в производство, готовая продукция или запасы компании по разным причинам могут испортиться, сломаться, прийти в негодность.

Прежде, чем заполнять акт о списании материальных запасов, комиссия должна произвести следующие действия:

• Провести осмотр ценностей;
• Выявить причины, по которым ТМЦ подлежат списанию: поломка, порча в результате происшествия, износ;
• Определить виновных лиц, если в ходе осмотра будет выявлено, что поломка или порча имущества произошла по вине определенных работников;
• Определить дальнейшие действия со списанным имуществом;
• Составить акт списания материальных ценностей (образец представлен ниже);
• Утвердить составленный документ у уполномоченного лица;
• Оценить стоимость списываемых ценностей;
• Проконтролировать уничтожение ценностей.

Акт на списание материалов в производство

В компаниях, которые занимаются производственной деятельностью, часто возникает необходимость списания сырья или материалов со склада в производство. Несмотря на то, что компания самостоятельно разрабатывает акт на списание ТМЦ, не стоит забывать, что формы используемых первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации для целей бухучета. В акте на списание материалов в производство стоит отразить следующую информацию:

• Дата, когда был заполнен акт списания материальных ценностей;
• Данные об отправителе (структурное подразделение, вид деятельности);
• Данные о получателе (структурное подразделение, вид деятельности);
• Назначение списания (например, производство мягкой мебели);
• Наименование материальных ценностей, номенклатурный номер;
• Единицы измерения;
• Количество отпущенных в производство материалов;
• Цена.

Организация может принять решение применять унифицированные формы документов. В этом случае в качестве документов для передачи материалов в производство можно использовать следующие формы:

• Если материалы передаются систематически, в компании утвержден нормы и планы их расходования, то можно использовать лимитно-заборную карту по форме М-8. В таком случае также можно использовать карточку учета материалов по форме М-17;
• Если материалы передаются другому подразделению организации, которое территориально не обособлено, то можно оформить требование накладную по форме М-11.

Сохраните, а то забудете:

Любое производство требует своевременного обновления используемого оборудования. Иначе невозможно будет повышать производительность . Само законодательство запрещает использовать механизмы и узлы, которые вышли из строя и устарели.

Потому так важно вовремя составлять списания оборудования, образец которого помогает изучить основные правила оформления.

Навигация по статье

Информация общего характера

Своевременное списание оборудования – необходимое требование для налаживания нормального учёта. Как только приспособления документально оформляются соответствующим актом – считается, что они списаны с баланса предприятия.

Оргтехники предполагает, что будет три экземпляра. Их должно подписать руководство . Каждый год у руководителей появляется обязанность по составлению приказа, на основании которого собирается специальная комиссия, ответственная за оборудование.

При работе со следующими объектами оформление сопроводительных актов обязательно:

• С присутствующими повреждениями.
• При полном износе.
• Морально устаревшие.
• Отсутствующие по итогам инвентаризации.
• Если их нельзя использовать в дальнейшем по причине непригодности.

Сам акт обязательно должен содержать следующие сведения:

• Наименование документа.
• Дата составления, утверждения.
• Наименование организации.
• Объект списания в номерном и буквенном обозначении.
• Список с дефектами.
• Точные характеристики у изъянов.
• Должности членов комиссии.
• Подписи каждого из них.
• Главное – точно указывать дату, на которую оформлялся документ.
• Если инвентаризация проводится до оформления бумаг – об этом указывают отдельно.
• Заголовок стоит в предложном, либо родительном падеже.

Начинают текстовую часть с указания причин, по которой составление акта стало необходимостью. Обычно в качестве основания указывают приказ . Определённый порядок необходимо соблюдать, когда происходит само списание оборудования.

Отдельного рассмотрения заслуживает определение себестоимости объектов. Учёту подлежат показатели стоимости на период приобретения, издержек по перевозке, оплаты по консультациям, таможенных расходов.

Когда составляется документ, за основу берутся следующие нормативные акты:

• Отчётность по изготовленным товарам за определённое время.
• Плановая калькуляция, содержащая информацию о расходах.
• Отчёты, составленные материально-ответственными лицами.

В организациях акты хранятся не больше полутора десятков лет. Правила списания так же имеют следующее описание:

• На первом этапе объекты изучаются на предмет технического состояния.
• Далее оформляют документацию с перечислением ресурсов, вышедших из строя.
• Оформление .
• Получение разрешения со стороны директора по фактическому списанию.
• Демонтаж, утилизация.
• Сама процедура списания.

Дополнительная информация по документу

Акт по списанию основных ресурсов – наименование документа, становящегося основанием для списания с учёта тех или иных материальных ценностей. Из обязательных приложений – техническое заключение на списание компьютера, образец обычно легко найти в открытом доступе.

Обязательные пункты для таких документов – приведение результатов экспертиз, проведённых замеров. Не обойтись без подробного описания оборудования к текущему моменту, присутствующих недостатков, возможных методов устранения.

Помимо всего прочего, акт должен содержать следующие сведения:

• Подписи каждого из участников.
• Список применяемой документации.
• Указания по устранению неполадок.
• Итоговые заключения по проведённой .
• Мнение каждого из участников.
• Условия проведения осмотра – указание точного времени вместе с используемым оборудованием.
• Описание работы проверяемого оборудования.
• Место расположения техники.
• Наименование того, что подлежит проверке, с указанием маркировки, точных моделей, и так далее.
• Сведения обо всех, присутствовавших и участвовавших в процедуре.
• Данные по экспертам.
• Место проведения проверки, дата.

Назначение и роль документа

Использование оборудования в дальнейшем, либо проведение утилизации – две основные ситуации, когда требуется составление подобных документов. Без актов не обойтись и при следующих обстоятельствах:

• Необходимость получения данных относительно себестоимости выпускаемых товаров. Например, когда формируется дальнейшая цена.
• Обоснование, документальное подтверждение затрат по налогообложению.
• Подтверждение показателей актива, передаваемого на использование другими .
• Оценка того, в каком состоянии находятся запасы со склада.

Списание необходимо осуществить по отношению к активам, которые становятся непригодными для дальнейшего использования. К примеру, в случае появления повреждений, потери первоначальных качеств.

Документ помогает подтвердить факт того, что продукция была изъята из оборота по тем или иным причинам. Благодаря акту процедура становится более формальной, официальной. Это основной документ, по которому в дальнейшем проводятся проверки оборудования на предмет непригодности, неисправностей.

О правовом регулировании

Типичный акта по списанию установлен в Постановлении правительства №7, которое было выпущено 21 января 2003 года. Надо опираться и на Федеральный Закон №402 ФЗ. Он говорит о том, что компании имеют право разрабатывать собственные бланки для оформления соответствующей процедуры.

Один экземпляр акта остаётся у материально-ответственного лица, другой передаётся сотрудникам . При составлении будет полезным придерживаться следующих правил:

• День списания оборудования и будет считаться датой оформления, подписания акта.
• Допустимо составление документа по целой группе товаров. Достаточно правильно указать все используемые характеристики.
• Ценности нужно называть в соответствии с приходной документацией.
• В бланке обязательна ссылка на документ, послуживший основанием для процедуры списания.
• Использование письменной формы для акта также относится к обязательным требованиям.
• В качестве основы допустимо использовать форму ТОРГ-16. Наименование документа с местом и временем составления указываются в части, которая называется шапкой.
• Основная часть должна быть посвящена описанию оборудования, причин списания.
• Окончательно решение комиссия принимает во время последнего этапа проверки. Бланк заканчивают инициалы членов комиссии, с подписями.

При заполнении присутствуют и дополнительные нюансы:

• Приходная накладная поможет определиться с наименованиями, которые должны быть использованы в том или ином случае.
• Можно отдельно указать время и причину приёма оборудования, подлежащего списанию.
• Прописными буквами указывается общая стоимость списываемых средств.

Как быть с причиной

Если оборудование полностью изношено, то для дальнейшей деятельности предприятия использовать его уже нельзя. Потому и появляется необходимость провести списание. Одним из обязательных пунктов в соответствующем акте становится указание причины.

Существуют разные обстоятельства, которые можно указывать:

• Частичная ликвидация в процессе реконструкции.
• Порча имущества.
• Оформление договора по обмену, .
• Оборудование передаётся как часть капитала в другое предприятие.
• Чрезвычайная ситуация, из-за которой проводится ликвидация.
• Износ по физическим показателям, морального характера.
• Необходимость продать актив.

Выбытие и ликвидация – две основные группы, к одной из которых можно отнести каждую причину.

В случае морального износа

На практике износ чаще остаётся физическим. Это означает, что оборудование стареет «материально». Из-за этого утрачивается первоначальная ценность. Износ связан с непрерывным процессом эксплуатации, либо чрезвычайными происшествиями.

Моральный износ означает устаревания из-за того, что появляются более совершенные версии оборудования. Списание в данном случае становится обязательной процедурой. Главное – обосновать процесс, использовать документальные доказательства.

Назначается специальная комиссия, которая решает, можно ли использовать оборудование в дальнейшем. Сначала изделия осматриваются, потом определяется причина списания.

Специальный акт содержит такие сведения:

• Дата, когда оборудование было принято к учёту в бухгалтерии.
• Дата изготовления, вместе со сроком полезного использования.
• Стоимость на начальном этапе вместе с начисленной амортизацией.
• Количество проведённых ремонтов.
• Описание причины, приведшей к списанию.
• Состояние всех основных деталей и узлов.

Если процедура проводится для компьютерной техники

Многие предприятия используют электронную технику, которая со временем тоже способна устаревать. С этого момента и возникает потребность оформить списание.
Сначала формируется комиссия, берущая на себя обязанность проведения процедуры. Главное требование – наличие специального образования, соответствующих навыков в работе с оборудованием.

• Руководитель сам решает, кто будет входить в состав такой комиссии.
• Подтверждается решение соответствующим приказом.
• После осмотра техники, ставшей непригодной, составляется соответствующий акт, где пишутся все заключения. Необходимо отдельно определить стоимость компьютерных деталей, использование которых в дальнейшем ещё возможно. После этого заполняется ведомость по форме М-4, чтобы оргтехнику приняли к учёту.
• Форма самого акта – ОС-4.

По поводу объектов, пришедших в негодность

Непригодным считается оборудование с материальным, либо с моральным износом. Часто это случается по техническим причинам, когда появившиеся дефекты не допускают дальнейшего ремонта. После оформления приказа со стороны руководителя приступают к оформлению акта.

И здесь не обойтись без комиссии, отвечающей за контроль. Инвентаризационная карточка, которая находится на предприятии максимум на протяжении пяти лет, применяется при хранении данных по выбытию.

Списание с основных средств

ОС-4 – бланк стандартной формы, применяется, когда списываются основные средства. За составление документа так же отвечает специально созданная комиссия. Оформляется документ, если основные ресурсы больше не могут использоваться.

Документ должен отражать следующие показатели:

• Соотношение между затратами и выручкой при ликвидации.
• Итоги проведённой ликвидации.
• Траты по процессу ликвидации.
• Сумма износа за время использования.
• Изначальный уровень стоимости объекта.
• Причина ликвидации.
• Состояние ресурса в техническом плане, на момент оформления документа.

При завершении процедуры списания объект выпадает с баланса на . Для предприятий возможно хранение объекта, законодательство не обязывает избавляться от него. Просто основным ресурсом считается другой актив.

Техническое заключение: особенности

Заключение компетентного эксперта, бумаги по проведённому осмотру – обязательные приложения для акта по списанию. Заключения могут быть составлены только специалистами с соответствующим стажем, образованием.

Составление документа предполагает соблюдение установленного порядка, использование нумерации. Необходимо написать об общей оценке состояния, возможных способах устранения неполадки. Руководству организации отдельно сообщают, если нашли неполадку, устранение которой не представляется возможным. Работник, являющийся членом ревизионной комиссии, не может самостоятельно формировать подобные акты.

Про дефектные ведомости

Существует несколько причин, по которым при списании оформляются дефектные ведомости:

• Необходимость предоставления причины, по которой списывается объект ОС. Вопрос использования и эксплуатации рассматривается с экономической точки зрения.
• Чтобы использовать информацию для анализа причин, по которым оборудование на предприятии выходит из строя. В дальнейшем этой информацией пользуются, чтобы сэкономить на затратах, избежать появления новых неприятностей.
• При необходимости дефектные ведомости могут быть истребованы акционерами или партнёрами, заказчиками. Тогда они легко убедятся, что процедура списания была законной.

Указание фактов, из-за которых использование устройства стало невозможным – обязательная часть любого такого документа. Состоит он практически из тех же пунктов, что и акт по списанию. Главное – описать оборудование и выявленные неисправности.

Что ещё нужно учесть

Накладная – основа для оприходования ценностей, источником которых послужило списание. Её ещё называют актом по приёмке материальных ценностей. Стоимость материалов определяется на основании рыночных цен, действующих для того или иного сегмента. Фактический износ учитывается в обязательном порядке. Результаты оценки оформляются соответствующим актом.

Субсчёт 238 используется для учёта деталей и узлов, если предприятие допускает применение техники в дальнейшем. В случае с негодными деталями рекомендуется отдавать предпочтение субсчёту 239.

Оприходование и предварительное изъятие годных деталей обязательно в том случае, если непригодные части оборудования сдаются специальным предприятиям для дальнейшей обработки, получения дополнительной выгоды.

При этом часть средств, полученных от переработки лома, должно поступить в государственный бюджет.

Другой частью денег руководители имеют право распоряжаться свободно. Средства можно направлять на хозяйственные нужды предприятия, его дальнейшую модернизацию.

Только после подписания акта материальные ценности утилизируются подходящим способом. Д94К10 и Д20К94 – обязательные счета, которые должен использовать бухгалтер после совершения операции. Балансовая стоимость обязательно указывается в одной из проводок. Эту информацию легко найти в акте, составленном ранее.

Сумму недостачи так же указывают отдельно, если такое явление имеет место быть. Здесь так же необходимо опираться на акт списания материальных ценностей. Если недостача возникает по вине работников, то ответственный за это гражданин должен возместить сумму в полном объёме. Иначе ему грозят дополнительные штрафы и наказания.

Налоговые последствия списания оборудования не введенного в эксплуатацию — на видео:

Задайте свой вопрос в форму ниже

Еще по этой теме:

Процедура технической эскпертизы регламентирована образцом дефектной ведомости, на основе которого отдел бухгалтерии организации списывает ОС (устаревшее оборудование, инвентарь, мебель и прочие материальные ценности) с баланса предприятия.

Представляем свой акт списания (образец). Именно такой шаблон применяется в нашей организации для подготовки акта списания основных средств с баланса.

Данная форма ведомости дефектов удовлетворяет все требования государственных структур (например - Росимущество ), контроллирующих учет и движение основных фондов в бюджетных организациях.

Нужно списать основные средства с баланса организации? Закажите составление дефектных ведомостей у нас. Это будет удобно, быстро, профессионально и недорого!
		сертификация ГОСТ Р
		15 лет опыта в дефектовке
		скидки от количества
		работаем с регионами
		выполняем работу в сжатые сроки

Акт списания основных средств, заполняемый по форме № ос-4, представляет собой документ, который оформляется для , пришедших в негодность. В зависимости от типа основных средств, существуют специальные формы актов списания основных фондов , в частности, это:

• ф. ос-4ф — акт списания транспортных средств
• ф. 443 — акт о списании инструментов и производственно-хозяйственного инвентаря
• ф. 444 — акт списания, используемый бюджетными организациями в отношении исключенной из библиотеки литературы

Акты составляются специализированной комиссией, которая назначается приказом по учреждению.
Акт списания основных средств организации включает в себя следующую информацию.

Формирование акта технического состояния оборудования происходит в случаях, когда необходимо удостоверить работоспособность каких-либо приборов или техники.

ФАЙЛЫ

Роль и назначение акта технического состояния оборудования

Чаще всего акт технического состояния оборудования необходим при:

• приеме оборудования для дальнейшего использования;
• сдаче его в аренду;
• ревизии имущества предприятия;
• его списании.

Акт содержит в себе информацию о внешнем и внутреннем состоянии оборудования, выявленных дефектах, поломках, браке, а также сведения о мерах, которые нужно предпринять для их устранения, и требуемые на это сроки. Если оборудование не подлежит ремонту, это в акте тоже отражается.

При помощи акта решается сразу несколько важных вопросов:

1. Он показывает техническое состояние оборудования, пригодность его к эксплуатации.
2. Иногда на основании данного документа составляются претензии к поставщику, арендатору или собственнику оборудования – особенно в тех случаях, когда при его использовании образуются неисправности, приводящие к материальному ущербу или несчастным случаям на производстве.

Таким образом, акт – это очень важный документ. Относиться к его составлению нужно внимательно, детально описывая все нюансы состояния оборудования. В дальнейшем это может позволить избежать необоснованных претензий и, в случае возникновения нештатных ситуаций, быстро установить виновное лицо.

Создание комиссии

Для того, чтобы провести контроль за техническим состоянием оборудования, нужно собрать специальную комиссию из компетентных специалистов. В ее состав обычно входят штатные работники организации: техники, инженеры, монтажники, электрики и т.д. (в зависимости от типа оборудование, которое подвергается контролю).

В некоторых случаях, приглашаются и сторонние эксперты, особенно если того требует специфика проверяемого объекта.

Комиссия назначается отдельным распоряжением директора предприятия.

Методы работы комиссии

Члены комиссии должны обладать определенной, зачастую достаточно высокой квалификацией. Связано это с тем, что в процессе изучения технического состояния оборудования, им приходится знакомиться с проектной и технической документацией, разбирать и собирать приборы, проводить испытания, анализировать объем предстоящей работы (например, если оборудованию требуется дальнейший серьезный ремонт). Вся эта информация вносится в акт.

Общие моменты и особенности составления акта

Если перед вами поставлена задача по освидетельствованию оборудования и составления акта о его техническом состоянии, посмотрите данные ниже рекомендации и ознакомьтесь с образцом документа.

Перед тем, как перейти к описанию этого конкретного акта, приведем некоторые общие сведения, характерные для всех подобных бумаг. На сегодняшний день стандартные формы первичных документов упразднены, так что представители компаний могут писать их в произвольном виде – это касается и акта о техническом состоянии оборудования. При этом, если у вас в организации существует утвержденный шаблон такого документа, лучше следовать ему – это позволит сэкономить время и избавит от необходимости ломать голову над его составом и текстом.

Акт допускается писать на фирменном бланке предприятия или на чистом листе любого подходящего формата (обычно это А4), от руки или на компьютере. При внесении информации надо стараться не допускать неточностей, помарок и исправлений – в дальнейшем они могут сыграть негативную роль при установлении законности документа.

Еще одно важное требование, которое надо учесть в обязательном порядке – заверить бланк автографами всех членов комиссии, присутствовавших при удостоверении технического состояния оборудования.

Печать на бланке нужно ставить только тогда, когда пункт о ее применении для подобного рода бумаг закреплен в учетной политике организации.

Пишется акт в нескольких экземплярах – по одному для каждого члена комиссии. Информация об акте должна быть включена в специальный журнал учета.

После составления акт следует вложить в отдельную папку вместе с другими такими же документами, а после истечения срока хранения – утилизировать, следуя алгоритму, установленному в законе.

Пример акта технического состояния оборудования

Формулируя текст акта, учитывайте, что он должен отвечать определенным правилам деловой документации.
В самом начале акта находится так называемая «шапка» — сюда вписывается:

• название организации, которая проводит обследование оборудования;
• наименование документа;
• дата и место (населенный пункт) его составления;
• состав комиссии, т.е. пишутся должности, фамилии-имена-отчества представителей предприятия, участвующих в данной процедуре.

• идентификационные параметры оборудования (марка, модель, серия, год выпуска, номер завода-изготовителя и инвентарный, адрес места установки и т.п.);
• мероприятия, проведенные для проверки технического состояния оборудования;
• сведения о выявленных неисправностях, дефектах, поломках, а также о возможности, сроках и вариантах их ремонта;
• информация об испытаниях (если они проводились).

При необходимости эту часть бланка можно расширить (в зависимости от потребностей участников комиссии и индивидуальных особенностей объекта). В акт обязательно вносятся все прилагающиеся к нему дополнительные бумаги (например, технический паспорт).

В завершение члены комиссии делают вывод о техническом состоянии оборудования и подписывают акт.

Акт списания оборудования - документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт списания оборудования.

Все организации сталкиваются с необходимостью списания старого оборудования. Компьютеры, оргтехника и другое имущество должны быть утилизированы по акту списания. Для правильного списания требуется экспертное заключение о состоянии оборудования, в котором содержится оценка, подтверждающая невозможность дальнейшего использования. Специально созданная комиссия или приглашенная экспертная организация составляют акт технического обследования, на основе которого можно проводить списание основных средств с баланса и утилизацию.

Имущественный налог приходится платить за несписанное, но вышедшее из строя или морально устаревшее оборудование. Можно списывать основные средства постепенно – через амортизацию, но существует более короткий путь – составление акта списания оборудования. Списывать рекомендуется материальные ценности, которые:

Не могут использоваться, так как пришли в негодность;

Не существуют по результатам инвентаризации;

Морально устарели;

Крайне изношены;

Повреждены при невозможности или экономической нецелесообразности ремонта.

Ежегодно руководитель организации должен издавать приказ о назначении комиссии для списания основных средств. Председателем такой комиссии становится, как правило, заместитель директора, а членами комиссии – главный бухгалтер, экономисты и инженерно-технические работники.

Основания для списания оборудования

В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:

Имущество пришло в негодность.

Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.

Оборудование не существует как цельный объект.

Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.

Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.

Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.

С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.

Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:

Сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;

Оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;

Сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.

При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.

Общие принципы составления акта на списание

Составление акта о списании является обязательным в делопроизводстве. Дело в том, что каждый предмет, состоящий на балансе, имеет свою стоимость, которая указана в соответствующих бухгалтерских документах.

А значит, раньше или позже, появится необходимость этот предмет предъявить, будь то налоговым службам или покупателям бизнеса. И в случае его отсутствия, предъявляются документы, подтверждающие его списание.

Отсюда вытекает важность правильного его составления. Первое, что нужно отметить, это то, что как и любой акт ревизии, его имеет право составлять комиссия.

Среди ее членов должны быть:

Руководители подразделений, в чьем ведомстве находится ценность.

Компетентные сотрудники ИТР.

Возможно присутствие бухгалтера.

И уж совсем не лишним буде участие юриста.

В акте необходимо указать все идентифицирующие данные о списуемой ценности.

Этими данными могут служить:

Инвентарный номер.

Модель, марка.

Год выпуска.

Отличительные технические характеристики.

Кроме того, необходимо четко сформулировать причину списания. Эта причина будет впоследствии основанием. В случае списания ввиду поломки, полученных повреждений и так далее, необходимо перед списанием получить акт технической экспертизы. Этот акт в свою очередь станет основанием для списания.

Структура акта на списание

Акт о списании имеет шапку, включающую название документа, город и дату составления. В теле акта указываются все те данные, которые были оговорены в предидущем разделе.

После описательной части идет часть с основаниями. В ней ссылаются на основания, которые дают право принять решение о невозможности применений ценности в дальнейшем.

В завершение тела акта, комиссия выносит решение о списании, учитывая все основания.

После вынесения решения, в конце текста указывают всех членов комиссии. Акт скрепляется подписями и направляется в обработку бухгалтеру.

Образец акта списания оборудования

УТВЕРЖДАЮ

Начальник учреждения
_________________
(звание, фамилия)

"__" ________________ 20__ г.

Акт списания мебели, инвентаря, оборудования и предметов хозяйственного обихода

от _____________ 20__ г.

Комиссия в составе: _____________________________________________,

действующая на основании приказа ________________________________,

осмотрела ________________________________________________________
(наименование предметов)

и нашла их подлежащими списанию на основании следующего:

№ - Наименование предметов, подлежащих списанию - Единица измерения - Кол-во - Срок, установленный приказом - Время поступления в эксплуатации

Техническое состояние и причины списания

__________________________________________________________________
Заключение комиссии ______________________________________________
__________________________________________________________________

Председатель комиссии _______________________

Члены комиссии:
_______________________
_______________________
_______________________