Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

  1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
  2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
  3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

  1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
  2. Во второй – впишите дату.
  3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
  4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.


Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

  • в приказе,
  • в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

  1. Поставьте следующий порядковый номер.
  2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.


Например:

  • «Запись за номером 45 недействительна
  • Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
  • Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

  1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
  2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
  3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
  4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
  5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
  6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

  • акт об отсутствии на рабочем месте;
  • докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

  1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
  2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
  3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
  4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

  1. Название вашей компании.
  2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
  3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
  4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
  5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

Ей отведены следующие функции:

    она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

    позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

    содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

Паспорт или свидетельство о рождении;

Диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Дата рождения;

Образование;

Специальность;

Дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  • используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  • титульная часть — основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
  • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают , хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.

Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.

В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека

Все записи, которые будут вноситься в , если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.

Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:

  1. черный;
  2. синий;
  3. фиолетовый.

Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:

Информация о сотруднике

Это, пожалуй, самая первая статья заполнения . Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:

  • ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
  • дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, военный билет.

полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться

Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?

Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.

Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.

Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:

  1. основное общее;
  2. среднее общее;
  3. начальное профессиональное;
  4. среднее профессиональное;
  5. высшее профессиональное;
  6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.

Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:

  • студенческий билет;
  • зачетная книжка;
  • образовательного учреждения.

Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.

Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.

Изменения записей в трудкнижке

Заполненная трудовая книжка — образец

Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:

  1. дата рождения.

Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:

  • свидетельство о браке;
  • свидетельство ;
  • свидетельство, подтверждающее изменения ФИО.

На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.

На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на , которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.

Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или .

Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).

Новые нюансы

Трудовая книжка заполняется по правилам

Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.

По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.

Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.

Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.

Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.

Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).

Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.

Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает , следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.

Мнение юриста-эксперта:

Автор раскрывает некоторые тонкости правильного заполнения трудовой книжки. Статья полезная и познавательная. Но нашим читателям следует знать, что правовая значимость трудовой книжки в настоящее время несколько ниже, чем она была 15-20 лет назад. Не исключено, что трудовые книжки в недалеком будущем будут вообще отменены.

С введением в действие Трудового кодекса РФ с 1 февраля 2002 года, оформление письменного трудового договора стало обязательно (ст.67 ТК РФ). Также ст. 136 ТК РФ предусмотрена обязательная выдача на руки расчетного листка по заработной плате работникам. Эти два документа имеют более значительный вес, если их собирать и хранить до выхода на пенсию. Эти два документа содержат всю информацию о трудовой деятельности работника, необходимую для начисления пенсии.

Есть еще один документ, который рекомендуем ежегодно и при увольнении получать в бухгалтерии. Это справка о зарплате (Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н). Этот документ тоже не будет лишним при наступлении пенсионного возраста.

Содержание трудовой книжки не раскрывает никакой информации о заработной плате, а именно эта информация представляет ценность при расчете пенсии. В трудовой книжке имеется только сведения о том, где, в качестве кого и сколько вы работали. А если вы еще где-то подрабатывали, но записи в трудовой книжке нет, то поможет письменный трудовой договор и расчетный листок. Эту информацию можно получить, даже, если работа была разовой.