Как известно, коммерческие компании вправе либо использовать типовые формы первичных учетных документов, на основании которых они отражают те или иные операции, либо разрабатывать их самостоятельно. Государственные и муниципальные учреждения такого выбора лишены. Они, как и органы государственной власти, местного самоуправления и тому подобные организации обязаны использовать в своей работе строго определенные бланки. В том числе это касается и формы, на основании которой в учете учреждения фиксируются движения товарно-материальных ценностей.
Ведомость выдачи материальных ценностей
Бланк ведомости выдачи материальных ценностей для нужд учреждений утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Данная форма подходит для случаев передачи материальных ценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд, то есть формально она является аналогом накладной-требования .
Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.
Состав и заполнение бланка ведомости выдачи ТМЦ
Документ содержит две страницы.
На первой указываются данные самого учреждения, его конкретного подразделения, в котором происходит передача ТМЦ, и о материально ответственном лице.
Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.
Также на первой странице представлена небольшая таблица «принято к учету». В нее вносят записи по дебету и кредиту соответствующих счетов, по которым отражается выдача материалов. Подписывает документ главный бухгалтер, исполнитель, который составил ведомость, а также лицо, которое фактически выдает ТМЦ.
Во втором листе указывается информация по самим выдаваемым товарно-материальным ценностям. Прописываются сведения по наименованию выдаваемых ТМЦ, их учетному коду, единице измерения, ФИО лиц, получивших данные материалы, а также приводится их подпись, количество выданных ТМЦ и их учетная стоимость. В конце таблицы второго листа бланка ведомости выдачи ТМЦ проводится калькуляция по количеству единиц и общей стоимости материалов.
Данный документ может составляться как в электронном виде, так и от руки. В первом случае все данные заполняются с помощью компьютера, а оставшиеся пустыми строки таблицы на второй странице просто удаляются. Либо же работник учреждения может просто скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его обычной ручкой – тогда в пустых строках нужно поставить прочерк.
Заполненная ведомость после того, как ее подпишут все ответственные лица, передается в бухгалтерию, и на ее основании в учете учреждения отражается движение товарно-материальных ценностей.
Ведомость или акт
Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.
Сам акт по принципу своего заполнения схож с ведомостью на списание ТМЦ. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии, принимающей решение о списании матценностей. Пописывает акт не генеральный директор, а члены комиссии и ее председатель.
Так или иначе каждое учреждение должно самостоятельно утвердить перечень случаев, в которых используется один или другой документ. Традиционно подобная информация закрепляется в учетной политике организации.
Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.
Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н
В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.
Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н
В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:
- ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
- ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».
В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?
Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:
- если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость»;
- если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».
Еще об акте по форме 0504230 читайте здесь: «Составляем акт о списании материальных запасов — ф. 0504230» .
Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?
Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:
- В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.
ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.
- В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
- В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
- главного бухгалтера учреждения;
- лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
- лица, которое подготовило форму (исполнителя).
Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:
- наименование выдаваемых МЦ;
- учетный код выдаваемых МЦ;
- единица измерения МЦ;
- Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
- количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
- учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк .
Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.
Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)» .
Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.
Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости
При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.
Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.
ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.
С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)» .
И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.
Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.
В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:
- вид МЦ — «бумага»;
- основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
- стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).
Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.
Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Итоги
Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.
Город Москва Дело №А40-162770/18
Девятый арбитражный апелляционный суд в составе:
председательствующего судьи Алексеевой Е.Б.,
судей Панкратовой Н.И., Кораблевой М.С.,
при ведении протокола судебного заседания секретарем Ароян А.А.,
рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу Московского
представительства фирмы «Солвалюб Трейдинг Лимитед»
на решение Арбитражного суда г.Москвы от 29.10.2018 по делу №А40-162770/18,
принятое судьей К.А. Кантор
по иску Департамента городского имущества города Москвы
к Московскому представительству фирмы «Солвалюб Трейдинг Лимитед»
о взыскании денежных средств
лица, участвующие в деле, в судебное заседание не явились, извещены,
Установил:
Департамент городского имущества города Москвы обратился в Арбитражный суд
г.Москвы с исковым заявлением к Московскому представительству фирмы «Солвалюб
Трейдинг Лимитед» о взыскании задолженности по арендной плате за период с 4 кв. 2016
по 25.04.2017 в размере 2 078 051 руб. 70 коп. по договору аренды от 13.12.2005 №М-06-
Решением Арбитражного суда города Москвы от 29.10.2018 исковые требования
удовлетворены в полном объеме.
Не согласившись с данным решением Арбитражного суда города Москвы, ответчик
обратился в Девятый арбитражный апелляционный суд с апелляционной жалобой, в
которой просит решение отменить.
Дело рассмотрено в соответствии со ст. 123, 156 Арбитражного процессуального
кодекса РФ в отсутствие представителей сторон, извещенных надлежащим образом о
дате, времени и месте судебного разбирательства.
Через канцелярию в суд апелляционной инстанции от истца поступило письменное
определил поставить следующие вопросы:
Соответствует ли время нанесения подписей, выполненных от имени В.А.
Селихова, Н.М. Липчанской, печатей ООО «Металлресурс», ООО «Металлическая
подписи, печати, печатный текст нанесены в более поздний период
(предположительно вторая половина 2016 года, 2017 год)?
Проанализировав представленные в материалы дела обществом с ограниченной
ответственностью Экспертное учреждение «Воронежский центр экспертизы» сведения
о возможности, сроках, стоимости проведения судебно-технической экспертизы,
применяемых методиках, квалификации экспертов, суд, приняв во внимание
положения абзаца 2 пункта 4 статьи 82 АПК РФ, пришел к выводу о целесообразности
поручения проведения экспертизы указанному экспертного учреждения.
Приняв во внимание отсутствие возражений со стороны лиц, участвующих в
деле, суд на основании пункта 1 статьи 144 АПК РФ счел целесообразным
производство по настоящему делу приостановить, до возвращения материалов
арбитражного дела № А42-86/2018 из экспертного учреждения.
Суд считает необходимым обратить внимание эксперта на то
обстоятельство, что направляемые для исследования в экспертное учреждение
оригиналы документов хранились в разных условиях: договор купли-продажи
металлолома от 15.10.2013 № 04/13 в оригинале подшит в материалы арбитражного
дела, дополнительное соглашение от 02.12.2013 б/н к договору купли-продажи
металлолома от 15.10.2013 № 04/13 (оригинал) хранился в отдельном
полиэтиленовом файле, в материалы дела не подшивался.
Руководствуясь Арбитражного
процессуального кодекса Российской Федерации, Арбитражный суд Мурманской
Определил:
1. Ходатайство общества с ограниченной ответственностью «Металлресурс»
(ОГРН 1135110000189, адрес (место нахождения): 184606, Мурманская обл.,
Североморск г., Северная ул., 24, 7) о назначении по делу судебно-технической
экспертизы удовлетворить.
2. Назначить по делу № А42-86/2018 судебно-техническую экспертизу.
3. Поручить проведение судебно-технической экспертизы обществу с ограниченной ответственностью Экспертное учреждение «Воронежский центр экспертизы» (адрес (место нахождения): 394036, Воронеж г., Орджоникидзе ул., 10/12) экспертам Ситникову Борису Вадимовичу, Мешковой Зое Алексеевне.
4. Поставить на разрешение экспертами следующие вопросы:
Соответствует ли время нанесения подписей, выполненных от имени В.А.
Селихова, Н.М. Липчанской, печатей ООО «Металлресурс», ООО «Металлическая
компания», а также время нанесения печатного текста на третьей странице
Договора купли-продажи металлолома от 15.10.2013 № 04/13 дате, указанной как
подписи, печати, печатный текст нанесены в более поздний период
(предположительно вторая половина 2016 года, 2017 год)?
Соответствует ли время нанесения подписей, выполненных от имени В.А.
Селихова, Н.М. Липчанской, печатей ООО «Металлресурс», ООО «Металлическая
компания», а также время нанесения печатного текста на второй странице
Дополнительного соглашения от 02.12.2013 б/н к Договору купли-продажи
металлолома от 15.10.2013 № 04/13 дате, указанной как дата составления
подписи, печати, печатный текст нанесены в более поздний период
(предположительно вторая половина 2016 года, 2017 год)?
Обладают ли документы – Договор купли-продажи металлолома от
15.10.2013 № 04/13, Дополнительное соглашение от 02.12.2013 б/н к Договору купли-
продажи металлолома от 15.10.2013 № 04/13, подписанные от имени ООО
«Металлресурс», ООО «Металлическая компания», признаками «искусственного
старения»? Подвергались ли названные документы какому-либо внешнему
воздействию с целью «искусственного старения»?
5. Поручить руководителю общества с ограниченной ответственностью
Экспертное учреждение «Воронежский центр экспертизы» письменно предупредить
экспертов, которым будет поручено проведение настоящей судебной экспертизы, об
ответственности по статье 307 Уголовного кодекса Российской Федерации за дачу
заведомо ложного заключения.
6. Экспертизу провести с использованием методики, предусматривающей вырезку из штрихов исследуемых реквизитов. Образцы сравнения не предоставляются ввиду отсутствия таковых.
8. Обществу с ограниченной ответственностью Экспертное учреждение
«Воронежский центр экспертизы» после определения окончательной стоимости
экспертного исследования направить в Арбитражный суд Мурманской области (адрес
(место нахождения): 183049, Мурманск г., Книповича ул., 20) счет, счет-фактуру для
разрешения вопроса о перечислении с депозитного счета суда денежных средств,
поступивших от истца в счет оплаты услуг экспертного учреждения.
9. Приостановить производство по делу № А42-86/2018 до даты поступления экспертного заключения, а также материалов арбитражного дела из экспертного учреждения в адрес суда.
Направить в адрес общества с ограниченной ответственностью Экспертное
учреждение «Воронежский центр экспертизы» (адрес (место нахождения): 394036,
Воронеж г., Орджоникидзе ул., 10/12) следующие документы:
Определение суда о назначении судебно-технической экспертизы по делу №
Оригиналы Договора купли-продажи металлолома от 15.10.2013 № 04/13 (на 3 стр.), Дополнительного соглашения от 02.12.2013 б/н к Договору купли-продажи металлолома от 15.10.2013 № 04/13 (на 2 стр.), подписанных от имени ООО
«Металлресурс», ООО «Металлическая компания»,
Копии материалов арбитражного дела № А42-86/2018 (тома №№ 1-3).
Определение может быть обжаловано в части приостановления производства по
делу в месячный срок с даты вынесения (изготовления в полном объеме) в
Тринадцатом арбитражном апелляционном суде.
Для учета продуктов питания, выдаваемых на питание пациентов в лечебных центрах, применяется специальная ведомостьпо форме 23-МЗ.
Область использования документа
Документ применяется в основном в государственных лечебных и лечебно-профилактических учреждениях, где есть свои столовые, буфеты и т.п. пункты общественного питания. Прием пищи здесь всегда организован очень строго, поэтому весь процесс контролируется от начала и до конца. Это важно, поскольку зачастую правильное и эффективное лечение больных заключается не только и не столько в приеме медицинских препаратов и каких-то оздоровительных процедур, сколько в том, что и как они едят.
ФАЙЛЫ
Это значит, что рацион питания продумывается заранее с учетом особенностей состояния больных людей, а все продукты, поставляемые в столовую медицинского учреждения, проходят жесткий контроль. За их качеством следит не только заведующий пищеблоком, но и медицинская диетическая сестра – работники, имеющие специальное образование и профессиональную подготовку. Именно они в полной мере отвечают за питание пациентов.
В их должностные обязанности включаются проверка продуктов при их поступлении на склад; правильная организация их хранения, слежение за чистотой в кухонных помещениях, а также за соблюдением персоналом норм личной гигиены, подготовка меню, снятие проб с готовой пищи и т.д. Не в последнюю очередь в задачу этих специалистов входит и составление сопроводительных отчетных бумаг, к которым относится и раздаточная ведомость.
Данный документ является частью первичной документации, утвержденной министерством здравоохранения, а, значит, формировать его нужно очень внимательно, избегая вносить ошибочные сведения, а тем более заведомо ложную информацию.
При возникновении каких-либо внештатных ситуаций (например, систематической нехватки порций, отравлений и т.п.) или проверках медицинского учреждения контролирующими надзорными органами, выявление в документах данных, не соответствующих действительности, грозит серьезными дисциплинарными санкциями руководству и работникам (вплоть до увольнения).
Значение бланка
В больницах и медицинских центрах, где есть стационарные отделения для лечения больных, как правило, несколько отделений, которые подразделяются по типу заболеваний и возрасту пациентов. Для того чтобы систематизировать по ним выдачу продуктов питания, и формируется раздаточная ведомость. Она позволяет не только учесть количество выданных порций, но и убедиться в их целевом расходовании.
Ведомость заполняется ежедневно, перед всеми приемами пищи: завтраком, обедом, ужином, полдником. Благодаря этому документу, становится понятно, сколько пациентов находится в том или ином отделении, сколько блюд было выделено (по наименованиям), какой вес каждой порции и общий вес.
Формат документа
Раздаточная ведомость имеет унифицированную форму, которая рекомендована к применению.
Структура ее вполне стандартна для таких документов: она имеет начало, т.е. вводную часть, основной блок, который оформлен в виде таблицы и заключение, т.е. поле для подписей ответственных лиц.
Следует отметить, что таблицу по мере необходимости можно расширять, дополнив например, сведениями о диетических столах.
Как оформить документ
В отношении оформления ведомости также нет никаких сложностей: документ можно вести как в электронном виде, так и от руки. Правда, электронную ведомость после подготовки нужно распечатать (для чего подойдет обыкновенный лист бумаги), чтобы ответственные сотрудники могли в ней расписаться. Ведомость составляется в одном оригинальном экземпляре.
Кто должен подписать документ
В первую очередь документ подписывает диетическая сестра, которая его и заполняет, а также зав. производством и буфетчица, которая получила блюда по ведомости.
Каждый из этих ответственных работников своей подписью удостоверяет то, что вся информация, внесенная в документ, соответствуют действительности. Что касается печати, то ее ставить не обязательно, поскольку бланк относится к внутренней документации учреждения.
Как хранить документ
Готовый бланк следует подшить в папку с другими такими же бумагами и хранить период, утвержденный законодательством РФ, а после того, как срок его хранения истечет, утилизировать, также с соблюдением определенной процедуры, разработанной для уничтожения первичной документации.
Если вам нужно заполнить раздаточную ведомость, опыта работы по которой у вас ранее не имелось, посмотрите приведенный ниже образец и прочитайте разъяснения к нему – с их помощью вы без особых проблем сделаете то, что от вас требуется.
- В начале документа указывается время приема пищи, на который выдаются указанные в ведомости продукты питания, а также дата формирования документа.
- После этого идет таблица, куда по порядку включаются следующие данные: название или номер отделения, количество пациентов в нем, наименования блюд, вес одной порции и общий вес.
- Затем в последнем столбце расписывается буфетчица, которая получила блюда по ведомости.
- Также под документом должны поставить свои подписи медицинская диетическая сестра и заведующий производством.
Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.
В каких организациях используется ведомость
Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.
ФАЙЛЫ
Какие материалы вносятся в документ
Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.
В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.
Для чего нужна ведомость
Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.
Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).
Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.
Кто формирует ведомость
В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.
Как составить ведомость
Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке
Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)
Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.
Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).
Кто должен подписать документ
В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.
Образец ведомости
- Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
- Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
- Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
- Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
- Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.
- Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
- В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
- В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
- После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.
