Хранение личных книжек. Как хранить трудовые книжки

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики.

Что нужно знать о трудовой книжке?

Каковы правила ведения трудовых книжек?

Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек. Даже небольшая ошибка в будущем может создать человеку большую проблему с документами.

Ведение трудовой книжки

Работник, устраиваясь на работу впервые, не имеет трудовой книжки. После пяти дней работы – не позднее недели – работодатель обязан сделать своему новому сотруднику трудовую книжку (ее стоимость, которая составляет от 250 до 300 р., будет вычтена из первой зарплаты работника). В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике.

ФИО и дата рождения (выписывается из паспорта или свидетельства о рождении)}
образование (при наличии соответствующего документа об образовании).

В трудовую книжку запрещено вносить сокращенные записи. Обязательно вносятся поощрения, но не записываются выговоры, если ошибка не стала причиной увольнения. Записи о премиях, которые выплачиваются регулярно, в трудовую книжку не вносят, поэтому по ней нельзя судить о доходах сотрудника, в связи с чем многие депутаты считают трудовую книжку документом, бесполезным при начислении пенсии.

В каких случаях в трудовую книжку вшивается вкладыш?

Если страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены все до единой, в нее вшивают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет так же, как и трудовую книжку. При добавлении каждого вкладыша в документе ставится печать, подтверждающая наличие вкладыша. Вкладыш, представленный отдельно от трудовой, недействителен.

Трудовые книжки хранятся либо непосредственно у работодателя, либо в отделе кадров. На руки владельцу их отдают лишь в случае увольнения. Когда сотрудник хочет устроиться на дополнительную работу, начальник которой требует трудовую книжку, он имеет возможность написать заявление. Согласно этому заявлению, работодатель должен выдать копию трудовой книжки на руки ее владельцу. Не выдавать копию трудовой работодатель права не имеет.

Где должна храниться трудовая книжка

Чтобы вести учет трудовых книжек и их бланков, в организации хранятся следующие книги:

Приходно-расходная книга для учета бланков и вкладышей трудовых книжек.
Книга для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.

В приходно-расходную книгу для учета бланков и вкладышей трудовых книжек записываются операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых организацией. Обязательно указывается номер и серия каждого бланка. Записи ведутся бухгалтерией.

Книга для учета движения трудовых и их вкладышей ведется либо кадровой службой, либо другим структурным подразделением, в обязанности которого входит оформление трудовых книжек и их выдача при увольнении. Здесь регистрируются все оформленные трудовые книжки и трудовые, принятые от работников, недавно поступивших на работу.

Ответственность, предусмотренная за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственность за оформление, ведение, хранение, учет и выдачу полностью ложится на работодателя, у которого и находится трудовая книжка в течение всего того времени, пока сотрудник продолжает работать в его организации. Как вариант, руководитель может назначить специально уполномоченное им лицо для оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовой.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых

Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя). Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Трудовая книжка и увольнение

При увольнении работника все записи, сделанные на данном месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или сотрудника, ответственного за трудовые книжки, печатью организации и подписью самого владельца трудовой.

В день увольнения работодатель должен выдать сотруднику заверенную трудовую книжку на руки. Эта трудовая книжка будет передана уволенным (или уволившимся) сотрудником в руки другого работодателя на следующем месте работы.

Если в день увольнения передать документ работнику невозможно в связи с его отказом от получения на руки трудовой или отсутствием, работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление, чтобы тот явился за трудовой книжкой или дал свое согласие на пересылку ее по почте. Работодатель не имеет права без согласия владельца книжки отправлять ее по почте.

Трудовая книжка - главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка - документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении - возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет. Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь. Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

Для ответственных должностных лиц и предпринимателей - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

Для юридических лиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание - приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам. Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение.

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант - купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек - такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный - ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок - самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации - занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение - электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

КАК ХРАНИТЬ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ?

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п. 6.2 Положения о документообороте . За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке п. п. 42 , .

Для учета трудовых книжек надо вести две книги п. 40 Правил ведения трудовых книжек :

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - приходно-расходная книга);

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. 41 Правил ведения трудовых книжек :

Трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;

Вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;

Дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п. 42 Правил ведения трудовых книжек .

Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже в расходах в периоде его приобретения.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек .

Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.

Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования п. 43 Правил ведения трудовых книжек .

Образец приказа о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками

Образец заявки на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

фактического отображения трудовой деятельности;
информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

сведения о работнике;
характер выполняемой работы;
перевод на другое место постоянной деятельности;
увольнение;
основания завершения действия трудового договора;
сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

гос. язык РФ;
гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

о выполняемой деятельности;
о переводе на другой вид деятельности/работу;
о квалификации сотрудника;
об увольнении;
о награждении.

Сроки внесения

документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

невостребованные ТК – 75 лет;
книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

I графа — № записи – проставляется порядковый №;
II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
III графа – запись о переводе;
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

I графа ставится порядковый № записи;
II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

ТК непригодна к использованию;
утеря ТК;
судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

I графа — порядковый № записи;
II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
II графа – указывается дата новой корректной записи;
III графа – вносится новая запись;
IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
I графа – порядковый № записи;
II графа – дата приёма в штат сотрудников;
III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Законодательство Российской Федерации требует, чтобы каждый работник имел свою трудовую книжку. Для трудоустроенных граждан этот документ является подтверждением того, что человек работает. Подавляющее количество взаимоотношений между работодателем и работником проходят с оформлением записи в трудовую книжку.

В будущем для работников именно этот документ станет помощью в получении пенсионного обеспечения, ведь на основе его данных высчитывается стаж человека. Также записи в нем активно изучаются работодателями, которые рассматривают человека как потенциального кандидата на свободную должность. Поэтому сотрудники кадровых служб должны внимательно подходить к порядку ведения этих документов.

Правила ведения трудовых книжек 2017

Правила, связанные с ведением, утверждены специальным Постановлением Правительства, которое датируется еще 2003-м годом. В нем указано, что при первом трудоустройстве работника его работодатель должен обязательно оформить после приема на работу трудовую книжку.

На это отводится ровно одна неделя. Вся информация в нее вносится на основании выданных приказов. Сокращать записи нельзя. Каждая новая запись сопровождается получением подписи от работника в личной карточке.

При ведении важно использовать те же формулировки, что и в ТК РФ. Поэтому при расторжении договоров и других действиях следует проставлять ссылка на соответствующую статью. Закон предусматривает, что в документе следует упоминать о награждениях за заслуги в труде, а вот данные о премиях указывать не нужно.

Правила хранения трудовых книжек на предприятии

К вопросу учета и хранения необходимо подходить не менее внимательно, чем к вопросу ведения. Для учета на предприятиях кадровики ведут:

книгу учета движения этих документов;
приходно-расходная книга.

Особое внимание уделяется приходно-расходной книге. С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей. В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью.

Постановление правительства о порядке хранения трудовой книжки

В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению. Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.

Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил. Сохраняться трудовая книжка будет на рабочем месте, пока уволенный работник не затребует ее. Каждый работодатель всегда должен следить за тем, чтобы нужное количество бланков и вкладышей всегда было в наличии.

Порядок выдачи трудовых книжек в 2017

Если случилось увольнение сотрудника, то работодатель должен проверить, чтобы напротив всех записей, внесенных им, стояли его подписи. Выдача осуществляется непосредственно в день увольнения. Если выдача будет просрочена работодателем по его же вине, то у него возникнет обязательство по возмещению работнику заработка за дни задержки. Соответственно и день увольнения перенесется до даты выдачи.

Если сам работник не приходит за документом, то нужно ему отослать уведомление. Отправлять по почте его можно будет исключительно при согласии сотрудника. При смерти работника документа отдается родственникам. От одного из них необходимо получить расписку о получении. Если есть заявление родственника, то можно отправить трудовую книжку по почте.