Инструкция
При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления. Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.
В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер работника. Далее кратко укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.
При поступлении любого заявления по почте необходимо заполнить журнал входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале содержание документа и конечную резолюцию по нему руководителя. Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.
Источники:
- как регистрируется документ
- Заявления, представляемые на государственную регистрацию
Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.
Вам понадобится
- - компьютер с доступом в интернет;
- - браузер.
Инструкция
Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер . Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.
Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.
Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.
Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».
Видео по теме
Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.
Вам понадобится
- - журнал регистрации входящей корреспонденции;
- - штамп «Входящее письмо».
Инструкция
Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.
Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.
Как оформить журнал регистрации заявлений: образец
В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.
Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:
- порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
- дата обращения;
- должность и фамилия автора;
- резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.
Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).
Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.
Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы .
Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала регистрации заявлений работников располагается на левой стороне разворота, часть - на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.
Унифицированной формы журнала регистрации заявлений нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал регистрации заявлений работников с традиционными для кадровой практики графами.
Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации заявлений работников выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала регистрации заявлений работников (разворот):
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала регистрации заявлений работников:
Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе "Примечание". Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы журнала регистрации заявлений работников, которые Вам действительно необходимы в работе.
На задней внутренней обложке журнала регистрации заявлений работников есть памятка по его заполнению.
Количество:
Цена:
25
Скидка: %
?
У нас действует система скидок
бери больше - плати меньше
при заказе от 50 шт. - скидка 5%
при заказе от 100 шт. - скидка 10%
при заказе от 300 шт. - скидка 15%
при заказе от 500 шт. - скидка 20%
при заказе от 1000 шт. - скидка 25%
Сумма:
включая НДС 20%
В корзину
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Применяется для учета заявлений, поданных работниками.
Пример заполнения основного раздела журнала:
Заявление - документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.
Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений , автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет , а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно .
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.