Формализация системы документооборота

Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.

Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений.

Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.

В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:

1. Контролировать информационные потоки предприятия.

2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.

3. Повысить качество и скорость работы с документами.

4. Оптимизировать процесс согласования документов.

5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)

6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.

7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.

8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.

9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.

10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.

Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:

1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.

2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением информации.

3. Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.

4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.

Имиджинг

а первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование, которое позволяет получить электронную копию документа в виде изображения. Данный процесс называют имиджингом (imaging). Таким образом, имиджинг - это процесс получения аутентичных изображений бумажных документов. Термин пришел из микрофильмирования, однако сегодня применяется именно к электронным изображениям. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов. На этом этапе выполняются задачи сканирования, обработки изображения и контроля качества (рис. 1).

Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как аппаратная поддержка качества изображения и выравнивание страниц.

Выравнивание страниц может производиться как аппаратно, так и программно (рис. 2).

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов в одной пачке, а также позволяют использовать большие пачки документов и т.д.

Обработка изображений

Как уже было отмечено, часть функций обработки изображений может быть реализована аппаратно в сканере, а может производиться на станции сканирования. Улучшение изображения включает программное выравнивание, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т.д.

Наиболее важной технологией на стадии распознавания документов является технология OCR, о которой следует рассказать более подробно.

Технологии OCR/ICR

Традиционный подход к проблеме распознавания заключается в сведении задачи распознавания к задаче классификации некоторого набора признаков. Идея проста: по изображению определяется некоторый набор признаков, который сравнивается с каждым из имеющихся образцов, так называемых эталонов. По результатам сравнения находится эталон, с которым этот набор признаков совпадает лучше всего, и изображение относится к соответствующему классу. Таким образом, все решение заключается в сравнении предлагаемого изображения с образцами и выборе наиболее подходящего; иначе говоря, производится некий перебор возможных вариантов. Проблема имела бы простое решение, если бы не существовало сотен шрифтов, полученных по факсу текстов с плохо читаемыми символами и т.д.

В качестве основных алгоритмов решения данной задачи выделяют multifont (шрифтовые) и omnifont (шрифтонезависимые) алгоритмы. В случае multifont растровое изображение накладывается на шаблон, и соответственно наиболее подходящим шаблоном считается тот, у которого наименьшее количество точек отличается от исследуемого изображения. Omnifont-алгоритмы идентифицируют символ по правилам его написания. В этом случае эталон, с которым производится сравнение, содержит в себе информацию о правилах написания символа. Оба алгоритма имеют вероятностную природу и позволяют сделать предположение о принадлежности данного символа. Основная задача при распознавании текстов - это повышение вероятности принятия правильного решения, то есть уменьшение доли ошибок. Существует несколько подходов к повышению качества распознавания. Например, алгоритм может содержать комбинацию шрифтового и шрифтонезависимого подхода. Существенное увеличение точности распознавания достигается за счет использования самообучения системы. Это позволяет, например, распознавать плохо пропечатанные символы с помощью шрифта, созданного на основе достаточно хорошо пропечатанных символов. Следует отметить, что на текстах хорошего качества лучше работают одни алгоритмы, на текстах плохого качества - другие, а для распознавания табличных форм удобнее использовать третьи и т.д. Существуют подходы, при которых экспертная система, встроенная внутрь ядра распознавания, сама выбирает оптимальный для данного текста алгоритм.

Альтернативой традиционному шаблонному методу распознавания стало распознавание на основе принципов целостности, целенаправленности и адаптивности, так называемая IPA-технология, на которой основана система распознавания компании ABBYY - FineReader.

Согласно принципу целостности, распознаваемый объект рассматривается как целое, состоящее из частей, связанных между собой пространственными отношениями. Изображение интерпретируется как определенный объект, только если на нем присутствуют все структурные части этого объекта и эти части находятся в соответствующих отношениях. Указанные части получают интерпретацию только в составе гипотезы о предполагаемом объекте.

По принципу целенаправленности распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез о целом объекте. Источниками гипотез являются признаковые классификаторы и контекстная информация. Части картинки анализируются не априори, а только в рамках выдвинутой гипотезы о целом. Традиционный подход, состоящий в интерпретации того, что наблюдается на изображении, заменяется подходом, состоящим в целенаправленном поиске того, что ожидается на изображении.

Принцип адаптивности подразумевает способность системы к самообучению.

Именно использование этих основополагающих принципов помогло добиться высочайшего качества распознавания, которое демонстрирует система ABBYY FineReader.

Отдельной задачей является распознавание рукопечатных символов, заключающееся в необходимости распознать символ, несмотря на особенности почерка человека.

Классификатор рынка систем ввода документов

Начале статьи мы упомянули о некоторой терминологической путанице и до сих пор не привели примеров. Дело в том, что упоминаемые выше термины, которые мы ввели при описании технологических процессов, используются также для определения соответствующих секторов рынка и здесь часто имеет место неоднозначность.

Для того чтобы разобраться в терминологии применительно к описанию рынка систем ввода документов, следует отметить, что помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR. Поэтому когда речь идет о рынке OCR, то обычно имеют в виду рынок коробочных программ распознавания неформализованных документов для персонального применения. Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем - организация поточного сканирования, распределенной обработки, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Этот сектор обычно называют Document Capture.

В технологическом смысле Document Capture - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним. А в отношении доли рынка под этим понимают проектный рынок ввода документов, а не коробочные решения. Согласно вышеописанной классификации объем мирового рынка OCR составляет порядка 80 млн. долл. При этом лидером этого рынка является компания ScanSoft, имеющая оборот около 60 млн. долл. Рынок Data Capturing в несколько раз больше - порядка 300 млн. долл. Поскольку рынок Data Capturing является более проектным бизнесом, здесь нет столь явного лидера, как на рынке OCR. Около 50% серьезных контрактов получают четыре крупные компании: Cardiff Software, ReadSoft, Kofax, TIS. Поскольку в проектном бизнесе географическая близость к заказчику имеет чрезвычайно важное значение, выйти на западный рынок российским компаниям весьма сложно. Напротив, говоря о мировом рынке OCR, необходимо отметить выдающиеся успехи отечественной компании ABBYY: доля ее на мировом рынке в последние пять лет постоянно растет. На сегодняшний день компания имеет лучшие по качеству распознавания системы в мире. В 2001 году компания ABBYY оценивала свою долю на мировом рынке OCR в размере 10-12%, а в 2002 году она намеревается выйти на уровень 15 млн., что составит порядка 15-20% мирового рынка. Также ABBYY сейчас активно продвигает свои технологии на мировом рынке ICR - продукт ABBYY FormReader позволяет эффективно обрабатывать большие объемы различных форм: анкет, опросных листов, бланков, заявлений клиентов и т.д. На рынке OCR также активно работает компания Cognitive Technologies, которая в меньшей степени делает упор на рынок коробочного продукта и больше ориентирована на рынок OEM и на проектный отечественный рынок.

Руководство Cognitive Technologies максимальное внимание уделяет вопросам встраивания технологии OCR в интеграционные решения с элементами архивного хранения и обеспечения документооборота. Системами распознавания Cognitive Technologies комплектуется продукция ведущих мировых производителей офисной техники: Hewlett-Packard, Seiko Epson, Canon, Oki, Olivetti. Cognitive Technologies активно развивает направление, связанное с распознаванием форм.

Классификатор International Data Corp (IDC)

Как мы уже отмечали, при оценках объема рынка систем ввода документов встречаются различные подходы. Выше мы привели оценку компании ABBYY, согласно которой объем рынка Document Capture составляет примерно 300 млн. долл. При этом следует иметь в виду, что данная цифра относится к стоимости программного обеспечения. Существуют и другие подходы. В частности, в подходах оценки рынка IDC нет разделения на программную и аппаратную часть, а рассматривается стоимость решения, куда включаются все элементы. Видимо, именно по этой причине оценки мирового рынка имиджинга, по данным IDC, имеют на порядок большие значения (рис. 9).

По методике IDC системы имиджинга и ввода документов рассматриваются как составляющие рынка систем управления документами и бизнес-процессами (рис. 9). Согласно исследованию IDC, эти рынки в год растут примерно на 30% и к концу 2002 года в сумме достигнут 32 млрд. долл.

Cognitive Forms также может обрабатывать различные типы форм в одном потоке и осуществлять автоматическую проверку корректности данных.

В системе реализована уникальная функция Drag&Recog, которая существенно упрощает процедуру распознавания для пользователя. Для этого пользователю нужно лишь с помощью мыши выделить требуемый фрагмент отсканированного документа и перетащить его в поле распознавания.

В программный комплект Cognitive Forms входит отдельный модуль «Дизайнер форм», с помощью которого пользователь сам может создавать формы документов, задавать описания полей и варианты контекстных проверок. Таким образом система позволяет не только обрабатывать формы, но и создавать их.

В новой версии системы, вышедшей в апреле текущего года, реализована возможность единовременной обработки не только бумажных, но и электронных форм документов в форматах HTML и PDF. На сегодняшний день это единственная российская система, позволяющая осуществлять подобную операцию. Это значительно расширяет функциональные возможности системы, разрешая осуществлять сбор и обработку документов как посредством сканирования бумажных копий, так и через Интернет. В настоящее время большая часть корпоративных участников российского рынка перешла на одновременное использование как бумажных, так и электронных форм документов, и поэтому появление подобной системы крайне актуально.

Корпоративная система Cognitive Forms установлена более чем в 400 российских организациях, в числе которых Пенсионный фонд РФ, Газпром, Сбербанк РФ, Газпромбанк. К настоящему моменту с помощью системы было обработано более 100 млн. различных документов.

Продукты для промышленного ввода форм

В этом секторе также можно указать решения на базе вышеописанных технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы для промышленного использования, а также для систем потокового сканирования и распределенной обработки.

Например, система Cognitive Forms, установленная в Пенсионном фонде, ежедневно обрабатывает около 50 тыс. различных документов. При необходимости возможности системы позволяют обрабатывать до миллиона документов в день.

Работа системы включает потоковое сканирование, сортировку и контроль качества изображения, автоматическое распознавание, верификацию, экспорт в базу данных.

Гибридные комплексные решения

В данном секторе можно выделить решение InputAccel компании ActionPoint. Приобретя компанию Captiva, компания ActionPoint получила мощное комплексное решение, включая развитые средства ввода форм. Решение фирмы ActionPoint достаточно широко применяется в мире, однако мало распространено в России. Поэтому охарактеризуем его очень кратко: мощная система для проектов среднего и крупного масштаба, которая обладает соответствующими встроенными средствами разработки, а также средствами поддержки распределенной работы и кластеризации на серверах.

КомпьютерПресс 9"2002

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры - TIFF или JPG .

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа - это , акт выполненных работ, (форма №ТОРГ-12). Остальные документы - неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело - как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML . Как же поступить?

Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF /A . Не исключено, что и в B 2B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.

Напомним, что для полноценной работы в системе электронного представления сведений в таможенные органы организации-участнику ВЭД необходимо иметь:

Договор с информационным оператором - осуществить комплекс мероприятий по подключению организации к ЭД и ПИ.

Действующую электронную подпись (ЭП) для работы с таможенными органами на сотрудника организации.

Подключенное к Интернету и оборудованное специализированным программным обеспечением («Альта-ГТД PRO», СКЗИ «Крипто-Про») рабочее место.

Оплаченный Пакет электронных деклараций для передачи сведений в системе ЭД.

Процедура подачи электронной декларации

Процедура электронного декларирования состоит из нескольких этапов. Декларант с помощью специальной программы (например, « ») подготавливает и передает электронную декларацию на товары (ЭДТ) в формате XML, заверенную электронной подписью. Также указываются идентификаторы разрешительных документов, предварительно загруженных в электронный архив декларанта (ЭАДД). ЭДТ через информационного оператора пересылается в ЦИТТУ ФТС, а оттуда через региональное таможенное управление поступают на указанный декларантом таможенный пост.

Инспектор таможни проверяет ЭДТ, при отсутствии критических ошибок ЭДТ регистрируется в системе таможни (присваивается номер). При необходимости внесения исправлений в декларацию инспектор направляет декларанту соответствующее уведомление с перечнем ошибок или запрос недостающих документов. После исправления ошибок пакет электронных документов отсылается повторно. Если получен запрос на корректировку таможенной стоимости (КТС), декларант выполняет корректировку и снова высылает дополненный пакет документов. Таких циклов обмена сообщениями между инспектором и декларантом может быть несколько.

Управление электронными подписями

Все документы, передаваемые в электронных сообщениях, должны быть заверены электронной подписью (ЭП или ЭЦП) для работы с ФТС России. Сообщения, которые содержат документ, не заверенный ЭП, считаются ошибочными. Сертификат ключей проверки электронной подписи записан на защищенный носитель и выдается на сотрудника предприятия–декларанта.

При наличии заключенного договора с информационным оператором «Альта-Софт», пользователю системы электронного представления сведений доступен Личный кабинет управления договором на портале ed.alta.ru, где пройдя авторизацию можно выполнить следующие действия:

• внести изменения в информацию о контактном лице;
• внести изменения в реквизиты организации;
• добавить дополнительный перечень сотрудников на получение ЭП;
• изменить параметры доставки для недавно добавленного перечня;
• перевыпустить ЭП;
• аннулировать ЭП.

Пакеты деклараций

Услуги по пересылке деклараций и предварительной информации являются платными и приобретаются Пакетами. Пакет электронных документов - это форма предоставления ЭД-услуг, дающая возможность подачи в таможенные органы определенного количества документов. При подсчете количества электронных документов учитываются только зарегистрированные системой документы.

Абонент ЭД может выбрать любой объем деклараций на полгода, от 10 штук до неограниченного количества. Заказать новый ЭД-Пакет или активировать заранее приобретенный удобно посредством Онлайн-заявки на нашем сайте или в своем Личном кабинете на портале ed.alta.ru:

• Сервер статистики ЭД

  Участникам ВЭД, подключившимся к системе ЭД через информационного оператора «Альта-Софт», доступен Сервер статистики ЭД (svd.alta.ru) - мощнейший онлайн-инструмент комплексного мониторинга и дополнительных ЭД-сервисов. Используя персональный логин/пароль (высылаются при подключении к системе ЭД), пользователь получает доступ в личный кабинет, в котором может отслеживать отправки по системе ЭД и пользоваться другими услугами.

  1. Монитор ЭД

  Монитор ЭД сервера статистики - это визуальное представление информационного обмена в рамках всех процедур декларирования. Сервис пользуется спросом не только у декларантов, но и у руководителей отделов ВЭД. Пользователи сервера статистики могут отслеживать весь процесс отправки электронных документов и сообщений в режиме реального времени, а также видеть текущий статус всех поданных деклараций:

  • 2. Биллинг

    В режиме реального времени пользователи Сервера статистики ЭД могут отслеживать списание денежных средств за отправки в процессе приема и выпуска деклараций. Биллинг предоставляет полную информацию по платежам и списаниям за услуги с указанием присвоенных документам номеров. Для пользователей становятся прозрачными следующие сведения:

    • Платежи, поступившие от пользователя;
    • Срок окончания действия ЭД-пакетов;
    • Количество оставшихся возможных отправок ДТ и ПИ.

    • 3. Формализация документов

      Чтобы подать по системе ЭД информацию, взятую с бумажных документов, их необходимо перевести в электронный вид, то есть формализовать. Для формализации документов нужно потратить время на сканирование, распознавание, исправление ошибок или ручной набор текста. Все это создает дополнительные трудности.

      В помощь участникам ВЭД предоставляется сервис по преобразованию отсканированных документов или текстовых файлов в XML-формат, применяемый при ЭД. Передача документов на формализацию осуществляется непосредственно через Личный кабинет на сервере ed.alta.ru. Обратно пользователь получает файлы, которые можно прикрепить к описи электронной ДТ и передать таможенному инспектору по системе ЭД. Работы по формализации платные, стоимость указана в

      4. Отчет таможенного представителя

      Ранее, для того, чтобы таможенный представитель мог сдавать регламентную отчетность, ему необходимо было собрать отчеты со всех своих филиалов, объединить их в одном файле и уже на основе собранной и обобщенной информации строить отчет. Для оптимизации такой работы на Сервере статистики создан онлайн-сервис: по заказу абонента информационный оператор может собирать статистику по любым полям деклараций.

      Данный сервис, хоть и называется отчетом таможенного представителя («Отчет ТП»), может быть интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД, которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику и общую картину проделанной работы по оформлению товаров.

      5. Sms-уведомления системы ЭД

      Сервис смс-уведомлений создан для быстрого реагирования на информацию от таможенных органов по переданным ЭДТ. Декларант, даже не находясь на рабочем месте, сможет быть в курсе ситуации по каждой ДТ и поэтапно отслеживать процесс выпуска товаров.

      При подключении абонент может получать на свой мобильный телефон смс-сообщения по следующим статусам ЭД-процедур (с указанием номера ДТ и времени присвоения статуса):

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей. Формализованными документами являются различные бланки, накладные и т.п. Обычные документы - это документы произвольной формы: договора, письма и т.д. Для работы в системе ЭД2 программистам пришлось разработать формализованный вид и для обычных документов. В специализированной программе декларант формирует электронную декларацию на товары (ЭДТ) и комплект необходимых формализованных документов (комплект документов, переведенных в XML-формат). При подготовке документов для представления в таможенные органы учитываются особенности и ограничения, накладываемые требованиями актуальной версии Альбома форматов электронных документов .

До рассмотрения темы формализации документов следует сказать, что без создания основного листа ДТ начать работу по формализации документов невозможно.

Создание декларации (основного и дополнительных листов ДТ, ДТС) c чистого листа.

В программе СТМ «ВЭД-Декларант» выбираем инструмент «создать новую ДТ»

В результате получаем основное окно программы ВЭД-Декларант с развернутой ДТ – основной лист.

Разработчики программы постарались максимально точно сохранить алгоритм заполнения ДТ при перемещении по графам в процессе их заполнения. Некоторые графы ДТ имеют сложную структуру — внешне они выглядят как набранный построчно текст, но на самом деле представляют собой сложную таблицу. Для их заполнения необходимо нажимать функциональные клавиши, которые описаны в подсказках в нижней строке программы ВЭД-Декларант.

С 01.07.15 изменения коснулись не только форматов обмена, но и комплекта документов, передаваемых вместе с ДТ, правил заполнения графы 44 ДТ. Так, из первичного комплекта документов исключена опись, а перечень документов, прилагаемых к ДТ, перечисляется в графе 44. Эти правила вводит решение Коллегии ЕЭК № 98 от 02 июля 2014 года «Об Инструкции о порядке регистрации или отказа в регистрации декларации на товары». Новое решение заменяет ранее действовавшую Инструкцию № 262 от 20 мая 2010 года.

Согласно новому решению, опись с ДТ не передается. Т.е. сведения о документах, на основании которых заполнена ДТ, указываются в графе 44. Для этого:

В гр. 44 заполняем документы

Создаём опись (опись остаётся как внутренний документ ВЭД Декларанта, передаваться не будет).

В то же время опись, в соответствии с действующим законодательством, продолжает существовать как бумажный документ, поэтому пока нельзя закрывать возможность ее оформления и печати.

В этих условиях опись, используется как вспомогательный список, содержащий сводную информацию по документам, заявленным в ДТ, в том числе и технического характера.

Чтобы исключить лишнюю работу по подготовке документов и избежать недоразумений на этапе обмена данными, разработчики рекомендуют свести оформление описи к минимуму .

Формируем опись только автоматически, включив в неё только документы графы 44.
Далее переходим в раздел «Работа с электронными документами». Подготавливаем формализованные документы, предварительно разместив в архиве декларанта и прикрепляем к ДТ. Для формализованных документов, в части окна архивы РТУ добавлен новый статус, красный шарик, он означает что документ размещен в архиве, созданном до 1 июля 2015 г. Внешний вид рабочего окна «Подготовка документов для передачи в систему ЭД» программы ВЭД- Декларант.

В верхней части окна расположена таблица с перечнем документов, как описанных в графе 44 данной декларации, так и когда либо с ней использовавшихся в случае, если декларация создавалась по образцу. Документы, которые скопировались с предыдущей декларации, выделенны серым цветом. Функцию копирования документов для системы ЭД можно отключить при создании декларации.

В колонке «размещение» указан признак того, находится или нет данный документ в ЭАДД. Признак представляет собой шарик разного цвета – желтый означает что документ подготовлен но не размещен в архиве ЦТУ. Зелёный цвет — означает что документ готов и размещен в архиве ЦТУ. Колонка «в гр 44» показывает нам что документ есть в графе 44 ДТ основного листа или доп листов и ссылка на него исправна. Колонка «готов» работает вместе с кнопкой с синей стрелочкой и цветом строки. Первоначально, цвет строки белый, это значит что документ еще не создан. Для создания документа надо нажать на кнопку с синей стрелкой и выбрать нужный документ из выпадающего списка. До 01.07.15 у документов в гр 44. был отдельный справочник и пользователь выбирал код документа отдельно для графы 44 и для описи. Галочка «только документы разрешенные для кода ХХХХ» означает, что при выборе документа его код будет соответсвовать классификатору. Соответсвие кодов формализованных документов с 01.07.15 задается специальным документом спецификации — ТАБЛИЦА СООТВЕТСТВИЯ ДОКУМЕНТОВ АЛЬБОМА ФОРМАТОВ КЛАССИФИКАТОРУ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ЗАЯВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ В ГРАФЕ 44 ДТ ПРИЛОЖЕНИЕ А2 Версия 3.3.6
При снятии галочки «только документы разрешенные для кода ХХХХХ» декларация не пройдет автоматический ФЛК.

Если необходимо будет в первичном наборе документов передать Доверенность и/или Договор таможенного брокера с декларантом вам необходимо их прикрепить к текущей ДТ (серые документы в верхней части окна)

Все прочие документы , включая:

— регистрационные документы предприятия;

— представительские и прочие договоры;

— документы, подтверждающие таможенную стоимость;

— иные документы, могут предоставляться только по запросу инспектора .

После получения запроса инспектора необходимо:

Подготовить документ


Разместить его в электронном архиве декларанта.

Пока инспектор запрос не прислал, никакой дополнительный документ не может быть ему предоставлен. Если есть необходимость добавить какой-то документ в графу 44, это можно сделать только через КДТ.

В новой спецификации изменен перечень формализованных документов

Поскольку опись не подаётся, не может быть использован для документа код «00000». Допустимо использование только тех кодов видов документов, которые фигурируют в классификаторе графы 44. Это описано в Приложении А2 Спецификации взаимодействия. Соответствие кодов и типов документов.

Вносится изменение в заполнение графы 44. Эти изменения описаны в Решении Коллегии ЕЭК № 127 от 18 июля 2014 года «О внесении изменений в Инструкцию о порядке заполнения декларации на товары»

Теперь для каждого документа, внесенного в графу, добавляется признак, подтверждающий представление либо непредставление документа при подаче ДТ.

Этот признак – числа от 0 до 4. Каждое число, описывает определенное состояние документа.

«0» — документ не представлен при подаче ДТ;

«1» — документ представлен при подаче ДТ;

«2» — документ не представлен в соответствии с частью второй пункта 4 статьи 183 Кодекса. В этом случае после проставления признака через пробел указываются номер и дата документа и далее через пробел — регистрационный номер ДТ или иного таможенного документа, к которому был приложен этот документ.

«3» — документ представлен (будет представлен) после выпуска товаров. В данном случае, если законодательством государств — членов Таможенного союза предусмотрена возможность представления отдельных документов после выпуска товаров, после проставления признака через пробел производится запись об обязательстве декларанта представить недостающие документы с указанием даты.

Внешний вид ДТ с заполненной графой 44

Внешний вид графы 44, при нажатии специальной клавиши, которая раскрывает внутреннее содержимое этой графы.

Теперь после всех подготовительных мероприятий можно приступать к непосредственной формализации документов.

В зависимости от сложности документа окно формализованного вида документа разбито на вкладки, в которых объединена сходная по тематике информация. В начале развития технологии ЭД2 в формализованных документах могли быть заполнены только ключевые поля. Они были обведены красной рамкой. Остальная информация не передавалась. Сейчас согласно действующим форматам обмена передаются все поля, и поэтому требуется максимальное заполнение документа. Проверку на правильность заполнения документа можно быстро провести, находясь в этом окне, кнопкой с изображением галочки.

Работа с архивом электронных документов декларанта ЭАДД

Электронный архив декларанта

Электронный архив декларанта (ЭАД) – это удалённое хранилище.xml-документов на сервере таможни.

Работа с ЭАД регламентируется спецификацией, разработанной ЦИТТУ ФТС России.

Электронные архивы могут создаваться разными лицами для разных региональных таможенных управлений (РТУ) независимо. Это означает, что:

1. Если планируется работа нескольких декларантов с использованием документов из одного и того же архива, то в Настройках программы, в разделе ЭПС, в настройках текущего профиля необходимо проверить, совпадают ли значения Идентификатора участника (выдаётся таможней для каждого юридического лица) и Кода регионального управления (в формате NNN00000, например 10100000 для ЦТУ, 10200000 для СЗТУ и т.д.). Важно: если будет расхождение в том или другом параметре, то фактически это будет означать работу с разными архивами.

Работа с документами в электронном архиве

Участник ВЭД может хранить на сервере РТУ произвольное количество архивов с произвольным количеством документов в каждом.

Документ может находиться в следующих статусных состояниях:

1. документ не использовался, актуален (срок действия не истёк);

2. документ не использовался, просрочен (истёк срок действия);

3. документ использовался, актуальный (срок действия не истёк);

4. документ использовался, просрочен (истёк срок действия).

Документы с 3 и 4 статусом НЕ могут быть изменены или удалены из Электронного архива!

Для размещения формализованных документов в архивах РТУ нажмите кнопку «Добавить в архив». Выберите из списка необходимый архив или добавьте новый.

Добавление нового архива

Для более детальных операций с архивами и/или документами в архиве нажмите ссылку «Архивы РТУ»

В этом окне вы можете просмотреть все созданные архивы и документы в них. В меню по правой клавише мыши доступны дополнительные функции, например удаление архива и удаление документов в архиве.

В случае, если удалить документ из архива нельзя, и при этом вы не планируете архив использовать, от него можно отключиться. При этом документ остается в рабочей базе данных. Точно также вы можете отключаться полностью от архива РТУ. При этом вы можете изменить документ, даже если вы от него отключились, и разместить его в новом архиве.

При работе с электронным архивом необходимо помнить, что актуальная версия архивов и документов в них хранится на сервере таможни. Поэтому, например, чтобы увидеть изменения в архиве, внесённые Вашими коллегами, необходимо получить эту версию с удалённого сервера.

Важно:
как и при работе в рамках электронного декларирования, вся работа с электронным архивом может осуществляться при наличии действующей ЭЦП, так как все сообщения должны быть подписаны цифровой подписью. Все ответы в рамках работы с ЭАД формируются транспортной системой автоматически, без участия инспектора.

Запрос списка архивов

Для получения актуального на настоящий момент списка архивов, необходимо выполнить запрос к удалённого серверу. Для этого по правой кнопке мыши в окне архивов выберите кнопку Запросить список. В итоге будет отправлено служебное сообщение, и после получения ответа в окне появится актуальный список архивов.

Создание и удаление архивов

Для добавления нового архива нажмите кнопку «Создать», укажите желаемое имя архива и нажмите ОК.

Будет отправлен запрос на создание, и после получения разрешения от транспортной системы архив будет создан на удалённом сервере (в списке статус будет статус «Архив создан»).

Для удаления архива выберите нужный архив в списке и нажмите кнопку «Удалить». В случае успеха статус архива сменится на «Архив удалён».

Важно:
удалить можно только архив, не содержащий ни одного документа!

Запрос списка документов

Для получения актуального списка документов в текущем архиве необходимо выполнить запрос. Для этого в окне списка документов выберите кнопку «Запросить список». После ответа транспортной системы на запрос в окне появится актуальный на текущий момент список.

Двойным щелчком по конкретному документу можно зайти внутрь для просмотра его содержания. Если у вас нет этого документа, то следует выполнить запрос копии документа.

Запрос копии документа из архива

Версия.xml-документа, имеющаяся у Вас, может не совпадать с той, которая хранится в электронном архиве. Для того, чтобы получить актуальную копию документа, необходимо в списке документов архива выбрать конкретную позицию и нажать кнопку «Запросить». Транспортная система вернёт в ответ актуальную на текущий момент копию документа.