Доверенность на получение товарно-материальных ценностей очень часто используется на практике, когда организации необходимо получить товары от продавца. Она выдается уполномоченному сотруднику на определенный срок.

В 2017 году сам бланк документа не претерпел каких-либо корректировок. Работнику могут выдаваться 2 разновидности доверенности:

1. Реквизиты организации, выдавшей доверенность.
2. Реквизиты доверенности (дата выдачи и срок действия).
3. Адреса и наименования потребителя и плательщика.
4. ФИО сотрудника, которому выдан документ, а также его паспортные данные.
5. Предмет доверенности – т.е. на получение каких именно товаров и материальных ценностей она выдана, а также их количество и единицы измерения.
6. Подписи:

• сотрудника;
• руководителя организации (или другого лица, которое обладает полномочиями на предоставление таких документов);
• главного бухгалтера.

Документ имеет лицевую и оборотную сторону. На оборотной содержится перечень получаемых ТМЦ, а на лицевой – все остальные сведения.

Требования к оформлению

Составляется и оформляется доверенность, удостоверяющая право получения ТМЦ, по установленному образцу в зависимости от того, для каких целей она предназначена – однократное или многократное использование.

К документу предъявляется сразу несколько требований, без выполнения которых он не может быть признан юридически действительным:

1. Она обязательно имеет синюю печать и рукописные подписи всех должностных лиц (руководителя и главного бухгалтера) и предъявляется продавцу в оригинале. Заверение у нотариуса этого документа не требуется.
2. Возможно предоставление копии доверенности, но в этом случае она обязательно должна быть подписана нотариусом.
3. Необходимо указать не только ФИО, но и все паспортные данные документа (или другого, который удостоверяет личность). Предоставлять сотрудник обязан именно тот документ, данные которого прописаны в доверенности.
4. В документе указывается срок действия, который не должен превышать 3 лет.
5. Если срок не указан, то доверенность автоматически считается действительной в течение 1 года (с момента ее подписания).
6. Все товары перечисляются простым списком с точным описанием названия и указания количества. Если количество не указано, такую доверенность использовать будет очень затруднительно, тем более отстаивать с ее помощью интересы в судебных процессах.
7. Наряду с существующими формами доверенности, которые официально утверждены, закон не запрещает гражданам и организациям составить документ в свободной форме. Главное – указание даты составления, персональных данных всех сторон и наличие подписи руководителя и печати.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Судебная практика показывает, что доверенность, которая имеет синюю печать, не является действительной без подписи руководителя. Даже в тех случаях когда удается доказать, что печать подлинная, и руководитель не возражал с действиями сотрудника, суд может не признать юридическую силу документа.

Можно ли провести приемку без доверенности

С точки зрения налоговых последствий отсутствие доверенности имеет неравное значение для продавца и покупателя:

1. Именно этот документ удостоверяет продавца в том, что уполномоченное лицо действительно имеет право получить товар в обозначенном количестве. Поэтому для продавца случай передачи товара без доверенности чреват серьезными налоговыми последствиями. Дело в том, что в этом случае речь идет об операции, которая хотя и войдет в учет, но без необходимого документального обоснования.
2. Для покупателя последствия не наступят: товары и прочие ценности в любом случае будут отражены в соответствующих документах бухгалтерского учета, и соответствующее обоснование для их приобретения отражается во внутренней документации самого покупателя.

При получении товара и материальных ценностей сотрудник компании-покупателя должен предъявить не только оригинал доверенности, но и оригинал паспорта либо другого документа, который признается законом как удостоверяющий его личность.

Товар может быть принят любым сотрудником, на которого оформлен документ. Если же его принимает сам руководитель предприятие, то оформлять доверенность на него не требуется, поскольку он действует не как представитель организации, а как ее руководитель, который имеет право на подобные операции.

Поэтому работать без доверенности может только сам руководитель фирмы (или ИП), иначе продавец рискует получить соответствующие взыскания. Покупатель же не несет никаких рисков в связи с отсутствием этого документа.

Доверенность на получение: реальный пример

С точки зрения оформления не имеет значение, кто именно дал доверенность – фирма, индивидуальный предприниматель или частный гражданин. Самое главное при оформлении – это корректная информация по всем персональным данным сторон, а также четкое описания названия и количества товара, которое необходимо получить покупателем у продавца.

Ниже приводится пример реальной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Как составить документ в программе 1С: видео

Доверенность относится к стандартным документам, и ее можно за несколько минут составить в программе 1С. Пошаговая инструкция показана на видео.

Где будет происходить передача товара, определяется пунктами договора. В зависимости от этого и определяется потребность в доверенности. Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки. Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия. Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным. Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться.

Доверенность на получение тмц

В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.

• Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
• Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
• Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
• Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
• Полное наименование продавца (поставщика).
• Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.
Заполнение остальных полей Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению.

Доверенности на получение и выдачу тмц

наименование документа;

• регистрационный номер;
• дата выдачи, указанная прописными буквами;
• место, где выдана доверенность.

Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам. Основная часть содержит такие реквизиты:

• полное название предприятия или организации (должно совпадать с учредительными документами), юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН и иная регистрационная информация;
• должность и ФИО лица, который наделен правом подписи доверенностей от имени юрлица;
• информация о доверенном лице, его ФИО, паспортные данные;
• перечень действий, которые он может осуществлять;
• дата окончания полномочий доверенного лица;
• образец его подписи.

Как мы уже отметили ранее, есть две утвержденные формы.

Как заполнить доверенность на получение товара и тмц

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации.Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке. Данная книга перед началом оформления доверенностей:

• должна быть постранично пронумерована;
• последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано листов»;
• общее количество листов обязательно прописывается прописью;
• рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Оформление и учет доверенностей на получение тмц в 2016 году

Внимание

Оформление и учет доверенностей на получение тмц в 2016 году Внимательное изучение ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности», в которой изложены эти требования, позволяет сделать вывод, что доверенность не является бухгалтерским документом, так как она не подтверждает факт совершения хозяйственной операции (факт передачи ТМЦ). Такую роль выполняет товарно-транспортная (товарная) накладная, а доверенность лишь дает право на получение ТМЦ.В отношении круга лиц, которым может быть выдана доверенность, также возникают вопросы. Традиционно (по предписаниям п.1 Инструкции № 17) считается, что выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии, не допускается.

Однако в ГК этот аспект не изложен. Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, составляется в письменном виде в произвольной форме с соблюдением требований.

Доверенность м-2: оформление и хранение

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору. В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

1. Генеральная (общая) - предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
2. Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
3. Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение материальных ценностей — бланк

Инфо

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо. Правила заполнения (+образец) Внесение реквизитов Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов. Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

1. Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
2. В верхнем правом углу - код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
3. Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
4. Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта.

Без этих данных доверенность является недействительной.

Срок действия.

Важно

В основном это происходит в случаях, когда осуществляется разовая купля-продажа или поставка небольшой партии товара, а для этого можно привлечь и постороннего человека. Другое дело, что такой человек для покупателя не будет являться материально ответственным лицом. А это существенный риск покупателя – не получить предназначенный ему товар, но иметь при этом обязательство его оплатить, а затем пытаться привлечь к ответственности данное лицо в судебном порядке (и не в рамках трудовых отношений, что было бы гораздо легче).

Она вступает в силу с определённого момента и заканчивает своё действие в определённый момент, поэтому дата выдачи должна быть обязательно. Недействительной считается бумага, если на ней нет каких-либо важных данных о доверенном лице или поставщике, а также имеются исправления и помарки.

Оформление и учет доверенностей на получение тмц

Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы. Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей Наличие подтверждающих документов Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью. При получении товара, поверенный обязан представить:

• правильно оформленную доверенность;
• оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
• в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты.

После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.
Доверенность выписывается на основании наряда, счета, договора, заказа, соглашения или другого заменяющего их документа. 2.5. Работник Организации (иное лицо) предоставляет [наименование должности работника, уполномоченного выписывать доверенности] наряд, счет или другой документ, подтверждающий получение товарно-материальных ценностей, и паспорт. 2.6. В Доверенности должна быть сделана ссылка на соглашение, наряд, счет-фактуру, спецификацию или иной документ, служащий основанием для выдачи Доверенности, а также должен быть приведен перечень товаров, подлежащих получению. 2.7. Право подписи Доверенности оформляется приказом [наименование должности руководителя Организации]. 2.8.

Нередко сотрудникам предприятий с различными видами деятельности приходится передавать от предприятий-компаньонов денежные средства, кассовую выручку и т.д. Осуществление таких действий невозможно без наличия необходимого документа, которым является доверенность на получение ТМЦ.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей заполняется руководством предприятия на того сотрудника, которому поручается получение. Данный документ не может быть выписан на имя лица, не являющегося сотрудником предприятия.

Форма доверенности на получение товара может быть двух типов: № М-2 и № М-2а. Госкомстат Российской Федерации утвердил их постановлением от 30 октября 1997 года под номером 71а.

Форма доверенности на получение товарно-материальных ценностей №М-2 заполняется руководителем предприятия в том случае, если получение ТМЦ поручается сотруднику едино разово. Если же сотрудника назначают ответственным лицом за приемку и передачу ТМЦ от контрагентов предприятия на регулярной основе, то руководителем заполняется на имя этого работника бланк под номером М-2а.

Скачать бланк доверенности на получение товара можете по этой ссылкам в конце статьи. Образец доверенности на получение товара выглядит следующим образом:

Правила заполнения доверенности

Стандартный бланк доверенности является двусторонним. При заполнении руководитель должен правильно вписать все необходимые данные в соответствующие строки по обеим сторонам документа.

Как заполнять лицевую сторону документа

1. В правом верхнем углу необходимо вписать номер ОКПО который закреплен за предприятием.
2. В следующей строке должна быть прописана дата составления доверенности, а также нумерация документа и срок его действия. В соответствии с законодательством Российской Федерации вышеуказанный документ может быть действительным до трех лет со дня составления. Но чаще на практике применяется составление доверенности на получение ТМЦ сроком действия на тридцать календарных дней. Если по окончании этого срока за ответственным лицом остается право получения и передачи ТМЦ, то руководителем предприятия составляется новый доверительный документ.
3. В следующей графе указываются все необходимые данные о лице, ответственном за получение ТМЦ: т.е. его фамилия, имя и отчество без сокращений, занимаемая должность, все паспортные данные, а также его индивидуальный номер налогоплательщика.
4. Указываются полные данные о контрагенте предприятия, от которого ответственному лицу необходимо будет принять ТМЦ.
5. Банковские реквизиты контрагента.
6. Полная информация о предприятии, которому будут переданы ТМЦ.
7. Перечисляются и прикладываются документы, на основании которых и осуществляется выплата и получение товарно-материальных ценностей.

Читайте также: Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера: скачать образец

Как заполнять обратную сторону документа

1. На обратной стороне бланка, в верхней его части, располагается таблица в которую должен быть внесен список всех ТМЦ, которые должны быть получены ответственным за данный процесс сотрудником, их единицы измерения. Если после заполнения таблицы в ее пределах остались пустые графы, руководитель должен в обязательном порядке проставить на них прочерки. Такие действия необходимы для избегания обмана со стороны сотрудника.
2. В следующей графе лицо ответственное за получение и передачу ТМЦ ставит свою подпись.
   Корешок бланка доверенности также в обязательном порядке должен быть заполнен и отдан на хранение в бухгалтерский отдел организации. Сам документ должен быть завизирован как руководителем предприятия, так и главным бухгалтером. После чего главбух ставит все необходимые в данной ситуации печати.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – это разновидность специальных бумаг, которая необходима для передачи полномочий получать товарно-материальные ценности от лица компании. Она оформляется в определенной форме и подписывается главным бухгалтером и руководителем компании.

Что представляет собой доверенность на получение ТМЦ?

Доверенность на получение ТМЦ представляет собой бумагу, которая подтверждает право получать товарно-материальные ценности от лица компании. Он оформляется первым лицом (директор и бухгалтерия) для второго (представитель), подтверждая его полномочия осуществлять прием поставок от третьих лиц (поставщик).

Особо широкое распространение такие бумаги получили в тех предприятиях, где осуществляются разовые либо постоянные закупки от поставщиков.

Как правило, необходимость в выдаче доверенности может возникать в следующих случаях:

• При передаче от поставщика на его складе . Доверенность подтверждает полномочия лица в получении соответствующего товара.
• При передаче на территории покупателя . Актуальность данного документа обусловлена тем, что курьер обязан удостовериться в том, что товар попал в нужные руки.
• При передаче на нейтральной территории . В таком случае документ не только подтверждает полномочия получателя, но и регулирует место встречи, а также ее условия.

Таким образом, доверенность на получение товарно-материальных ценностей является важным аспектом работы с поставщиками. Она позволяет избавить руководителя от необходимости самому урегулировать поставки тех или иных товаров, переложив эти обязанности на соответствующее лицо.

На кого можно оформлять доверенность?

Каких-либо ограничений со стороны законодательной базы в вопросах, касающихся круга лиц, которым может быть выписана доверенность, не существует. То есть, документ может быть выдан как лицу, которое является сотрудником компании, так и не являющимся им.

Рассмотрим оба случая более подробно:

• Сотруднику компании . Обычно подобные доверенности на получение ТМЦ выписываются, когда осуществляется выдача какой-либо материальной ценности не на территории склада либо другого объекта, закрепленного за компанией-получателем. Такой документ является подтверждением того, что получатель официально является представителем компании, для которой предназначен товар.
• Не сотруднику компании . Как правило, такие доверенности на получение ТМЦ оформляются в случае разовых заказов, получить который может и лицо, не являющееся сотрудником компании (друг, родственник и т.д.) Кроме того, подобные документы часто выписываются на сотрудников логистических компаний, на которых передаются обязанности по доставке товара.

Важно помнить, что, доверенность на получение ТМЦ не делает получателя материально ответственным, что влечет за собой некоторые риски и опасности.

Нужна ли директору доверенность на получение ТМЦ?

Директор организации может получать ТМЦ без наличия каких-либо доверенностей. Это предусмотрено статьями о полномочиях юридических лиц и в соответствии с ними он действует, согласно уставу. Для подтверждения своих полномочий руководитель может предоставить следующие документы:

• выписка из трудового договора;
• выписка или копия самого устава;
• справка из ЕГРЮЛ;
• копия протокола.

На основании вышеописанных документов директор имеет все полномочия для осуществления любых действий от лица компании, в частности, получения ТМЦ, без наличия каких-либо доверенностей.

Срок действия доверенности на получение ТМЦ

Срок действия данного типа доверенностей составляет 5 лет с момента составления . В случае, если дата окончания действия документа не указана, считается, что он может быть использован в течение года. Важно отметить, что на самом бланке обязательно должна быть указана дата составления. В противном же случае бумага не может считаться действительной.

Доверенность на получение ТМЦ может выдаваться как на длительный период для осуществления регулярных получений, так и на короткий. Во втором случае документ действует не более 10-ти дней . По факту выполнения всех обязательств, предписанных в доверенности, получатель должен отчитаться перед руководством и на следующий день предоставить все полагающиеся бумаги.

Учет доверенностей в обязательном порядке должен фиксироваться в специальной книге, где отображается следующая информация:

• номер доверенности;
• данные получателя;
• срок, на который выдается документ;
• подпись получателя бумаги.

Наличие подобной базы позволяет контролировать выдачу и использование доверенностей по мере необходимости.

В образцах доверенностей на получение ТМЦ формы М-2 имеется специальный отрывной корешок, который позволяет более эффективно осуществлять учет выработки документов данного типа.

Форма доверенности: из чего состоит, правила заполнения

Доверенность на получение ТМЦ является официальным документом, который должен заполнятся в соответствии с определенными требованиями и нормами. Для этого используется форма М-2.

В форме М-2 нужно указать следующие данные:

• ОКПО организации, которое прописано в Уставе юридического лица;
• дата заполнения, номер и срок действия документа;
• данные о получателе товара, его должности, компании, ИНН;
• занимаемая должность и ФИО того лица, на которое выписана доверенность;
• платежные реквизиты;
• название компании-поставщика;
• документы, на основании которых осуществляется выдача товара (накладные чеки и т.д.).

Кроме того, на обратной стороне доверенности в обязательном порядке должен указываться перечень товаров, которые должны быть переданы получателю, а также некоторая информация о них:

• количество;
• единицы измерения;
• порядковый номер.

Если в бланке остаются незаполненные строки, они должны быть вычеркнуты большим зигзагом. Ниже перечня товаров ставится подпись доверенного лица, что подтверждает факт получения им бумаги.

Доверенность на получение ТМЦ обязательно должна заверяться подписью бухгалтера и руководителя, а также печатью самого предприятия. В противном случае документ не будет иметь никакой силы.

Кроме того, существует другая форма доверенности М-2а, которая выдается в тех случаях, когда представитель должен получать товар регулярно, а не разово.

Такой документ заполняется аналогично вышеуказанному (М-2) с единственной поправкой. Дополнительно составитель должен указать основания, на которых компания делегирует обязанности получения товара на указанное лицо.

Доверенность может заполняться как от руки, так и в электронном виде. Во втором случае документ обязательно нужно распечатать и заверить подписью и печатью перед выдачей доверительному лицу. В видеоролике рассказано, как выписать эту бумагу через программу «1C: Предприятия»:

Возврат доверенности на получение ТМЦ

В некоторых случаях возможен возврат компании доверенности на получение ТМЦ. Чаще всего это случается по следующим причинам:

• Доверенность должна быть аннулирована и возвращена в компанию, если доверенное лицо по каким-либо причинам не получило документ. При этом обязательно должно осуществляться оповещение поставщика и самой организации. В случае, если продавец выдаст товар, то такие действия будут считаться незаконными.
• Если бумага не была использована до окончания срока действия, она должна быть возвращена в бухгалтерию, где в журнале сделают соответствующую пометку. Чаще всего подобное случается из-за сбоев в поставках со стороны продавца, невозможности осуществления передачи товара.

Кроме того, возврат доверенности может осуществляться по причине неправильного ее заполнения либо наличия большого количества помарок и исправлений. В таких случаях документ должен быть перевыпущен бухгалтерией.

Составление доверенности на получение ТМЦ – это достаточно сложная процедура, которая требует знания определенных аспектов и тонкостей. Именно поэтому она должна осуществляться квалифицированным бухгалтером, который не только заполнит всю необходимую информацию, но и сможет правильно осуществлять учет выданных доверенностей.

Семь мифов о доверенности на получение товара

Доверенность на получение товара можно оформить по унифицированной или по собственной форме. Хотя такая доверенность нужна не всегда.

Доверенность приходится как выписывать самим организациям и индивидуальным предпринимателям, так и достаточно часто требовать от контрагентов. Этот документ представляет собой письменное уполномочие, переданное одним лицом другому для того, чтобы тот совершил определенные действия перед третьими лицами.

В этой статье мы развенчаем семь часто встречающихся у бухгалтеров устойчивых мнений, сложившихся по поводу доверенностей, как на получение ТМЦ, так и для иных действий. Ведь мнения эти не более чем миф.

Правила оформления доверенностей одинаковы для всех. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться с рассмотренными вопросами. Возможно, по каким-то из них вы поменяете свое мнение.

Миф № 1: Получая ценности, любой сотрудник контрагента должен предъявить доверенность

Не секрет, что выдать ТМЦ представителю другой организации можно, только если он предъявит доверенность. Поскольку этот документ подтверждает полномочия данного лица. Однако есть и те, кому доверенность не нужна. Прежде всего это руководитель. Он может совершать любые сделки от имени компании и представлять ее интересы во всех учреждениях со всеми физическими и юридическими лицами. Однако и для руководителя нужен документ, подтверждающий его полномочия. Обратите внимание: без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель. Директор действует на основании устава. Поэтому вместо доверенности для заключения сделок или в иных ситуациях для подтверждения своих полномочий директору стоит иметь при себе один из документов:

— копию устава или выписку из нее;

— копию протокола собрания учредителей или решения участника о его назначении;

— выписку из ЕГРЮЛ.

Это установлено пунктом 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и подпунктом 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Для всех других работников организации нужна доверенность. Если же они участвуют в какой-либо сделке без этого документа, будет считаться, что они совершают сделку от своего имени, а не от имени организации (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Что же касается бизнеса предпринимателя, то без доверенности может действовать лишь сам предприниматель. Его полномочия подтвердит копия свидетельства о регистрации в качестве ИП.

Миф № 2: Нужно использовать именно унифицированную форму доверенности

Доверенности бывают разными, на различный объем полномочий, поэтому нельзя говорить о том, что они всегда должны быть составлены по унифицированной форме. Генеральная доверенность, например, всегда составляется в свободной форме хотя бы потому, что унифицированного бланка нет. А вот на получение материальных ценностей унифицированные формы доверенностей есть. Это формы № М-2 и М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Когда доверенностей и людей, которым они выдаются, много, учет целесообразен. Если же подобные операции случаются нечасто, то учет можно и не организовывать. Соответственно и форму доверенности можно выбирать без корешка.

На заметку

Доверенности бывают разными В зависимости от того, для каких целей работнику выдается доверенность, в ней можно прописывать разные полномочия. Так, доверенность можно оформить на совершение какого-то конкретного действия, например получить товар у поставщика. Тогда это будет разовая доверенность на конкретную сделку и срок ее действия будет небольшим — несколько дней. Если представитель будет регулярно выполнять однородные действия, ему выдают специальную доверенность. Например, таковой является доверенность на получение в банке документов и наличных денег по чеку. Слово «специальная» — это условное название, писать его на доверенности не обязательно. Третий вид — это генеральная доверенность, которая дает уже повышенный объем полномочий — к примеру, на заключение договоров или управление имуществом. Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре. Максимальный срок, на который она может быть выдана, — три года. Если срок действия не указан, доверенность действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Иногда организация хочет выписывать доверенность на получение товарных ценностей по своей форме. Нет ли в этом нарушения законодательства? Обратимся к пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Там сказано, что первичные документы принимаются к учету, если составлены по той форме, которая содержится в альбоме унифицированных форм. И только если такой формы нет, можно использовать произвольную.

Однако доверенность на получение ТМЦ, на наш взгляд, нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Ведь на ее основании какие-либо хозяйственные операции не оформляются и бухгалтерские проводки не формируются (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Доверенность лишь подтверждает полномочия лица на совершение определенных действий. А значит, на нее не распространяются требования Закона № 129-ФЗ об оформлении первичных учетных документов. И любую доверенность можно оформлять по той форме, которая вам удобна.

Миф № 3: Выдавать доверенность можно только работникам

Доверенность можно выдать любому гражданину вне зависимости от наличия с ним трудовых отношений. Главное, чтобы он был дееспособным. Запрет выдавать доверенность несотрудникам действовал в советское время и был установлен абзацем 2 пункта 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17. Однако в настоящее время этот документ не действует (приказ Минфина России от 17.01.2012 № 5н).

Обратите внимание!

Доверенность можно выписать любому дееспособному гражданину. А Верховный суд РФ своим решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 подтвердил, что доверенность может быть выдана любому лицу, как работающему в организации, так и не работающему.

Соответственно, если, скажем, за товаром поедет не ваш сотрудник, а водитель транспортной компании, ничто не мешает вам выписать доверенность на его имя.

Миф № 4: Доверенность нужно полностью оформлять либо на компьютере, либо вписывать от руки

Нигде не содержится ограничений по поводу способа оформления доверенности. Значит ее можно заполнять на компьютере, от руки либо комбинированным способом. Кто-то распечатывает доверенность, где уже занесена информация об организации, а данные о поверенном вписываются вручную. Кто-то вообще ставит штамп с реквизитами фирмы. В общем, выписывать доверенность можно тем способом, который вам удобен, она будет действительна.

Миф № 5: Для учета доверенностей нужно вести специальный журнал

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. В то же время делать это целесообразно, если на вашем предприятии получение ценностей по доверенности носит массовый характер. Тогда, если вы используете унифицированную форму № М-2а, то все выданные документы лучше регистрировать в журнале.

А вот у формы № М-2 есть отрывной корешок. И в нем как раз и нужно записывать информацию о выданной доверенности. Тогда подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Можно скрепить их в виде книжки и пронумеровать листы, а на последнем листе сделать запись за подписью главного (старшего) бухгалтера «В настоящей книжке пронумеровано __ листов».

Памятка

Бланки неиспользованных доверенностей нужно хранить в течение пяти лет.

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также можно сделать запись в корешке книжки доверенностей. На возвращенных доверенностях напишите «Не использовано» и храните их пять лет. Это установлено статьей 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Миф № 6: В доверенности на получение товарных ценностей нужно перечислять все их наименования

На оборотной стороне унифицированных форм № М-2 и М-2а предусмотрены поля для перечисления номенклатуры товаров или материалов, которые доверяется получить. Однако это не означает, что туда необходимо вписывать все наименования, особенно если их много. Как тогда поступить? Напомним, что доверенность выписывают для того, чтобы получить товарно-материальные ценности от конкретного поставщика. Поэтому на лицевой стороне доверенности нужно указать наименования поставщика, а также номер и дату документа, по которому будут получены ценности. От того, как был оформлен этот документ, как раз и зависит, придется ли переписывать все наименования. Ведь если в документе все товарно-материальные ценности, которые предстоит получить, уже указаны, то повторно их записывать на оборотной стороне доверенности не нужно. Можно просто поставить прочерк.

Если же нет (например, доверенность выписывается на основании договора), то придется перечислять в ней наименования товаров. Избежать этого можно, если у вас есть счет для оплаты, где перечислены цены и наименование товаров, которые нужно получить по доверенности. Тогда на лицевой стороне этой доверенности запишите реквизиты этого счета. А поскольку в счете наименования указаны, повторно записывать их на обороте доверенности нет необходимости.

Миф № 7: Доверенность нужна кладовщикам, а бухгалтеру она ни к чему

Это ошибочное мнение. Разумеется, доверенность подтверждает, что за товаром приехал именно представитель покупателя, а не какой-то сторонний человек. То есть без доверенности отдавать товар незнакомому лицу нельзя. Но иногда между организациями налаживаются довольно тесные связи. И ваш кладовщик знает в лицо и по именам многих представителей организаций-покупателей. Может ли он в этом случае выдавать товар без получения от представителя доверенности? Мы не советуем, особенно если у вас объектом налогообложения при упрощенной системе являются доходы минус расходы.

Важное обстоятельство

У поставщика доверенность от покупателя на получение товара подтверждает факт его реализации.

Дело в том, что реквизиты доверенности вписываются в соответствующее поле товарной накладной по форме № ТОРГ-12. То есть наличие доверенности и заполнение указанных полей подтверждает реализацию товара. А для списания в расходы покупной стоимости товаров необходим факт их реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Следовательно, оформленная в надлежащем порядке накладная и доверенность поставщику нужна для налогового учета расходов. Поэтому рекомендуем вам хранить доверенности, которые получены от покупателей, вместе с накладными на отгрузку товаров. Итак, с основными заблуждениями, касающимися доверенностей, мы разобрались. В заключение оформим доверенность на примере.

Пример

ООО «Виктория» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество приобрело товары по договору у ООО «Арго», товары оплачены, есть счет на оплату от 26.03.2016 № 307. Оформим доверенность по форме № М-2а на имя менеджера по закупкам Е.П. Савельева.

Вначале укажем наименование организации и срок выдачи — 29 марта 2016 года. Предположим, что доверенность выдается на 10 дней. В графе «наименование потребителя и его адрес» повторим ООО «Виктория» и запишем адрес организации. Так как ООО «Виктория» является и потребителем, и плательщиком, графу «наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять. Далее зафиксируем банковские реквизиты. После этого заполним строки, касающиеся личных данных представителя. В графе «наименование поставщика» укажем ООО «Арго», а затем реквизиты счета. В счете указаны конкретные наименования товаров, поэтому на оборотной стороне доверенности будет стоять прочерк. После этого Е.П. Савельев должен расписаться, доверенность подпишут руководитель и главный бухгалтер организации, также нужно поставить печать. Заполненная доверенность приведена ниже.

Если доверенности по формам № М-2 и № М-2а утверждены руководителем компании в качестве рабочего документа, то все поля и графы этих бланков придется заполнять. А в этих бланках предусмотрены подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера. Поэтому доверенность должна быть заверена подписью главного бухгалтера.