Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков , какие именно документы необходимо подготовить в этом случае.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков , российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника , разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2016 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков : с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

4163

  • Темы:
  • График отпусков
  • Ежегодный оплачиваемый отпуск
  • Отпуск

В этой статье мы расскажем, как правильно наладить кадровую работу по предоставлению отпусков новым сотрудникам. В частности, дадим ответы на следующие вопросы: Нужно ли включать всех новых сотрудников в график отпусков? Как правильно включить в график отпусков новых сотрудников? Как оформить отпуск новому сотруднику при наличии и отсутствии графика отпусков? Как упростить работу по составлению графика отпусков при приеме новых сотрудников?

Нужно ли вносить новых сотрудников в график отпусков на текущий год?

Все сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан перед началом каждого календарного года определять очередность отдыха своих сотрудников. Однако в течение года на работу принимаются новые люди, которых еще нет в утвержденном графике отпусков. Как быть с ними?

Заметим, что по статье 122 ТК РФ у сотрудника возникает право на ежегодный отпуск уже после шести месяцев работы в организации. При этом у работодателя также есть право по согласованию сторон предоставить отпуск любому работнику, не отработавшему положенные шесть месяцев. Кроме того, статья 122 ТК РФ называет категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их просьбе в любое время, независимо от стажа работы на предприятии.

Поскольку график отпусков составляется перед началом календарного года, то большинство новых сотрудников в этот график не включены. При этом право на отпуск у них уже есть или скоро может появиться. Стоит ли обновлять график отпусков для новых сотрудников?

Как правило, в этом случае рекомендуется узнать, планирует ли работник отдых в текущем году. Если нет, то лишний раз переделывать график не стоит. Если же новый сотрудник хочет воспользоваться своим правом на отпуск до конца года, то тогда желательно включить его график отпусков. В то же время изменение текущего графика не является обязанностью работодателя, и поэтому выполняется на его усмотрение.

Как включить в график отпусков новых сотрудников?

При необходимости внесения в график отпусков новых сотрудников можно применить два разных подхода. В первом случае в уже имеющийся график вносятся необходимые изменения, во втором составляется и утверждается дополнительный график отпусков для новых сотрудников, который приобщается к основному.

Второй подход проще реализовать на практике, так как в этом случае основной график не затрагивается и подписи работников на нем заново собирать не нужно. Вступление в силу дополнительного графика отпусков для новых сотрудников оформляется изданием соответствующего приказа.

Оформление отпуска для новых сотрудников при наличии и отсутствии графика отпусков

Как мы уже убедились, существует много ситуаций, когда собравшийся отдохнуть работник еще не упомянут в графике отпусков. В этом случае, чтобы пойти в отпуск, работнику нужно написать заявление. В заявлении указывается желаемая дата отпуска, а подается заявление минимум за две недели до этой даты.

Если работник имеет предоставленные законодательством льготы на получение отпуска в удобное для него время, то работодатель обязан предоставить ему отпуск на основании заявления. В противном случае работодатель вправе не отпустить сотрудника на отдых.

Однако если новый сотрудник уже был внесен в график отпусков на текущий год, то заявление писать не обязательно. Он имеет полное право начать отдых согласно утвержденному графику. Более того, работника обязаны уведомить за две недели до планируемого отпуска о его начале и минимум за три дня до начала отдыха перечислить ему отпускные.

Приняв решение о предоставлении отпуска, работодатель издает на основании заявления или на основании графика отпусков соответствующий приказ (типовые формы № Т-6, Т-6а) и составляет записку-расчет (форма Т-60).

Рекомендации по составлению графика отпусков при поступлении на работу новых сотрудников

Принимая на работу в течение года нового сотрудника, стоит сразу поинтересоваться о его намерении брать отпуск в текущем году. Если сотрудник не планирует отдыхать или до истечения года у него не возникнет право на получение отпуска (например, не успеет проработать необходимые шесть месяцев), то вносить его в график отпусков не нужно.

График отпусков на 2016 год утверждён в декабре 2015 года. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ ответили на вопрос о том, требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2016 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2016 году по личному заявлению

04.04.2016

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть перваяст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.

В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.

Надо ли вносить изменения в график отпусков?

По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.

Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой "Как избежать трудового спора по поводу отпуска?" Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).

Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова "Унификация на грани фикции" Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Котко "Основной ежегодный оплачиваемый отпуск" Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: "С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?" (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко "График отпусков" (журнал "Кадровый вопрос", N 7, июль 2015 г.)).

Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале "Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)).

По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.

Как скорректировать график отпусков?

Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.

Пять проблем, связанных с оформлением отпусков, их решение


Ситуация первая: в отпуск внезапно

Начнем с ситуации, которая случается не часто, но когда возникает, то способна потрепать нервы и руководителю, и бухгалтеру. Речь идет о случаях, когда сотрудник сначала не выходит на работу, а потом просит оформить свое отсутствие как оплачиваемый отпуск. Работодатель, соглашаясь с таким подходом, должен учитывать, что в этой ситуации юридически безупречно оформить отношения не получится*.


Дело усугубляется еще и тем, что работодатель должен принять решение о том, считать ли данное отсутствие отпуском сразу же - ведь надо заполнять Табель учета рабочего времени. Поэтому, конечно, идеальный вариант, если уж решено пойти работнику навстречу, - это получить от него заявление на отпуск в тот же день. Пусть это будет не оригинал заявления, а копия, присланная по факсу, или отсканированная и переданная по электронной почте.

Даже такой документ лучше, чем ничего.


На основании такого заявления сотрудника, руководитель организации должен в тот же день издать приказ о предоставлении отпуска. Одновременно нужно будет издать приказ о внесении изменений в График отпусков, а также поручить бухгалтерии в тот же день провести расчет отпускных и начислить их работнику. При этом, если расчеты с работником происходят путем перечисления причитающихся ему сумм на банковский (карточный) счет, то в этот же день нужно и перечислить сумму отпускных. А если нет - работника нужно в этот же день уведомить о возможности приказ об изменении графика отпусков отпускные.


Однако, как мы уже сказали, юридически безупречного варианта оформления в данном случае. Поэтому предложенный выше «идеальный вариант» тоже содержит «червоточинку». Формально, в этом случае работодатель нарушает правила статьи 136 ТК РФ о том, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала. А также правила статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.


Проще говоря, «в случае чего» у трудинспектора будет к чему придраться. Поэтому, чтобы уменьшить возможные риски, нужно, чтобы сотрудник в заявлении на отпуск указал причину (уважительную), по которой ему так срочно и внезапно потребовался отпуск. Ну и конечно, такое заявление должно. Без него шанс получить штраф возрастает в разы.


  • определение и закрепление порядка предоставления отпусков работникам;

  • информирование сотрудников организации о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

    • Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.


    К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.


    С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.


    РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.


    Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).


    За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

    Анонс: Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

    Продолжительность отпуска увеличивается

    Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.


    Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.




    ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

    Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 . стр.2 .


    КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ в ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ

    Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.


    По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100%. 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).


    Учитываем пожелания работников


    В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.


    Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).


    Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.


    В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).


    Нужно ли заявление на отпуск?

    Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков изданного в соответствии с ним приказа руководителя. При наличии таких документов писать заявление необязательно.


    Однако существуют исключения для следующих случаев:


    – в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска;


    – работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.


    Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.


    СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

    График составляется по унифицированной форме № Т-7 . утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.


    Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.


    График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год - не позднее 17 декабря 2008 года.


    График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.


    Если в организации есть профсоюзный орган. график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.


    Срок хранения графика - один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).


    Какие виды отпусков отражаются в графике

    Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.


    Обратите внимание


    Дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.


    Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.


    Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.


    Заполняем форму № Т-7

    На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1-6 формы № Т-7.


    Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.


    Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).


    См. пример заполнения, образец график отпусков

    Обратите внимание.


    В графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.


    ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

    Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.


    Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.


    Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков ».


    Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления ).


    ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

    Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.


    Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.


    Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

    Перенос даты . Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.


    Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.


    В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.


    Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.


    В приказе необходимо указать:

      на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.); на какой срок он переносится.
    Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ ):
      временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска; исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.
    Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8-9.

    Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.


    Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:

      в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ); работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ); отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
    В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.
    Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

    Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).


    Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:

      получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска); издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа ).

    Обратите внимание:


    работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).


    А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.


    В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:

      ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет; работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет; в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней; генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.
    В течение 2009 года:
      маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней; начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам; экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.
    Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

    РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .


      ГРАФИК ОТПУСКОВ как составить . Утверждение, сроки ознакомления, ответственность

    До начала нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть? Как отозвать работника из отпуска? Ответственность за несоблюдение графика отпусков МРОТ в России с 1 июня 2011. Закон о МРОТ 82-ФЗ по субъектам РФ Москва


    Приведены значения МРОТ по годам. Для чего нужен МРОТ? Закон 82-ФЗ о минимальном размере оплаты труда МРОТ. Данные по субъектам РФ: Москва, московская область, ХМАО. ВИДЫ ЕЖЕГОДНЫХ оплачиваемых ОТПУСКОВ . северный, за вредность

    У всех работающих граждан есть законное право на получение ежегодного оплачиваемого отдыха, однако дабы все работники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Он выступает гарантом прав сотрудников на отдых, при этом страхует работодателя. Давайте будем разбираться, как составить график отпусков без ошибок.

    По большому счету это расписание ежегодных «каникул» работников, которое составляется с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на работе работников в нужном количестве.

    Конечно же, имеются установленные правила составления графика отпусков. Данный документ составляют и утверждают только лишь один раз в год, внесение в него изменений запрещено (разрешается только внесение изменений в сроках, при условии, если таковые имеются, а изменять сроки допускается исключительно в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанного руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при условии его наличия).

    В процессе написания графика отпусков ТК РФ обязательно принимаются во внимание пожелания работников, и, разумеется, учитываются особенности рабочего процесса. Коллективный договор или другой нормативный акт может устанавливать максимальное число людей, которое (при условии работы в определенном подразделении) может одновременно уйти на заслуженный отдых. Функция данного документа – не допустить нехватки персонала или вообще остановки рабочего процесса.

    Заняться составлением необходимо в ноябре месяце, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря . Иными словами, Трудовой кодекс требует, чтобы на предприятии график был составлен и утвержден за 14 дней до начала нового календарного года.

    Решение такого спорного вопроса, как устройство новых работников, решается отдельно. При в течение года не нужно вносить их в график, достаточно по согласованию с администрацией предприятия отправить их на отдых.

    Для справки: срок хранения графика отпусков – ровно один год.

    Составление графика отпусков


    Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Работающий может воспользоваться своим правом на часть его, непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период, — проработав год.

    Что нужно знать при составлении графика относительно прав отдельных категорий работников?

    Прежде чем составлять график, следует принять во внимание, что определенным категориям работников необходимо предоставить очередной отдых в конкретный период времени.

    • Женщины, у которых двое (и больше) несовершеннолетних детей, не достигших 12-летнего возраста (они имеют первоочередное право на отдых в летний период);
    • Отцы-одиночки;
    • Ветераны войны и труда;
    • Сотрудники младше 18 лет;
    • Опекуны или попечители;
    • Ветераны боевых действий;
    • Люди, удостоенные звания Героя РФ, Героя СС;
    • Полные кавалеры орденов Славы.


    График отдыха организации, по сути, – локальный акт, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов и структурных подразделений. Чтобы его составить, необходимо познакомиться с унифицированной формой Т-7. У каждого структурного подразделения предприятия имеется собственный график. Такая схема действий распространена на многих предприятиях, и ее считают самой удобной: первым делом руководителями отделов составляются свои графики с учетом потребности подразделения в количестве необходимых работников, а уже после этого отдел кадров вносит исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

    Далее кадровики передают откорректированные (если таковые понадобятся) графики на ознакомление сотрудникам, отпускные дни которых передвинули по каким-то причинам, а также на согласование руководителям отделов. Это необходимо в связи с тем, что лишь руководителям отдела известно, присутствие каких сотрудников на рабочих местах нужно в определенное время года. А по поводу переноса, которое может случиться во время внесения изменений, то иногда смещение «рабочих каникул» одного работника может повлечь за собой и еще нескольких, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

    В результате согласования и разрешения всех спорных вопросов происходит передача всех исправленных графиков в и составление на месте сводного графика на все предприятие.

    При составлении данного документа, кроме того, что желают сами работники, необходимо также учитывать «букву закона».


    Приказ об утверждении графика отпусков образец

    Важные моменты:

    1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отдыха могут работники, которые на момент составления графика отработали в данной организации шесть месяцев и более (при этом необходимо предупредить сотрудника, что его отпуск может быть отсрочен). Кроме этого, если в отработанный период, за который дается очередной отпуск, работнику предоставляли дополнительный отдых за свой счет на семидневный срок и более, либо по уходу за ребенком, в подобном случае данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос «рабочих каникул» по договоренности между работодателем и работником даже в случае включения отпуска в график, т.к. недостающий необходимый стаж у работника является весомым основанием с юридической точки зрения, позволяющим вносить правки в график;
    2. Отдельно существуют категории работающих, которым могут предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, какой у них стаж (сотрудники, которые еще не достигли совершеннолетия; женщины перед отпуском по беременности или же после него; люди, усыновившие детей, которым не исполнилось к этому времени еще и трех месяцев);
    3. На многих предприятиях предусмотрены дополнительные ежегодные «каникулы», условия труда на которых признаны опасными или вредными. В график тоже включают такие отпуска, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, включает лишь время, фактически отработанное работником. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отпуска авансом;
    4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути на данном предприятии выпало на конец прошлого календарного года, скажем, на ноябрь. В этой ситуации работник по закону может взять заслуженный отдых в июне и до конца года уйти в еще один оплачиваемый отдых, однако уже за следующий год (у работника имеется право на отпуск за 2-ой и последующие года в любую пору года по собственному желанию);
    5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и наличие в организации сотрудников, владеющих первоочередным правом на использование ежегодного отдыха в летний период или в тот, который они выберут по своему желанию. С целью учета интересов этой категории работников, составляется перечень людей с таким правом;
    6. Сотрудникам, которые работают по совместительству, может предоставляться возможность «отгулять» ежегодный оплачиваемый отпуск в период времени, совпадающий с основной работой. Для этого им необходимо предоставить в отдел кадров справку с места работы, которое для них является основным;
    7. Работникам, которым по каким-либо причинам не предоставили отдых в прошлом году, также дают право в первую очередь уйти в отпуск или выбрать удобное для них время. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также работники, у кого есть дети, заканчивающие 11 или 9 класс, тоже наделяются правом выбора времени отпуска самостоятельно.

    Унифицированная форма т-7

    В 2001 году Госкомстат РФ утвердил Постановлением форму Т-7, которая действует и по сегодняшний день. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить и произвольно. Однако, т.к. существуют унифицированные формы учетных документов, среди которых и форма Т-7, с целью составления графика стоит использовать именно ее. К тому же для бухгалтерии эта самая форма Т-7 является аргументом, на основании которого будут начислять выплаты отпускных работникам. Поэтому вопрос, использовать или не использовать форму Т-7, не стоит. Конечно, использовать.


    График отпусков форма т 7

    Разумеется, иногда, когда возникает необходимость разделить отпуск на части или ознакомить работника с тем, что ему дается отпуск (лист ознакомления с графиком отпусков, образец которого при желании можно найти, необходимо дать на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Однако эту проблему все разрешают по своему усмотрению либо путем оформления дополнительных строк, либо путем добавления лишней графы для подписи сотрудника (а некоторые решают просто приложить к графику дополнительный ознакомительный лист).