О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).

Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).

Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Список литературы

1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
4. О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
5. Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
6. от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

Служебное задание;

Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

Командировочные расходы: подробности для бухгалтера

• Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ

  Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...

• Командировочные расходы: учитываем последние изменения

  В отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете? Командировочные расходы возникают почти... на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется... , подтверждающих произведенные расходы; 2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями... размеры возмещения командировочных расходов; 3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также...

• Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений

  КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...

• Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?

  А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...

• Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности

  ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...

• Командировка на один день: как оформить и учесть?

  Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...

• Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности

  Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...

• Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений

  Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...

• К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...

• Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок

  Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...

• Разрабатываем положение о командировках

  Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...

• Вычет НДС по электронным билетам. Примеры

  Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...

• Суточные - 2017 в разрезе налогов

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках... иными нормативно-правовыми актами компании. Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают...

В некоторых организациях часто сотрудники выезжают за пределы своего постоянного места работы для решения различных вопросов, связанных с деятельностью компании. Такие поездки называются командировками. У тех, кто редко бывает в командировках, возникает ряд вопросов, связанных с рабочей поездкой. Как оплачивается время в командировке? Оплачиваются ли выходные дни в командировке?

Что такое командировка?

Командировка - это служебная поездка работника по делам организации, с которой у него заключено трудовое соглашение, в местность, отдаленную от его постоянного места работы и проживания. Разъезды по работе, которые носят постоянный характер, командировками не считаются. Срок, цели и объем командировки определяет работодатель.

Чем отличается командировка от обычной поездки?

Выше было отмечено, что разъездная работа или выполняемая в пути, командировкой не считаются. Подразумевается работа, которая требует перемещения из одного населенного пункта в другой. К такому типу деятельности можно отнести профессии курьера, специалиста, который работает по вызову (таксист, мастер по ремонту техники), торговый агент. При заключении трудового договора с такими специалистами отдельным пунктом оговаривается, что его работа носит разъездной характер.

Виды командировки

В нормативных документах описаны следующие виды командировок:

• территориальные - по России и за пределами страны;
• временные - длительные и краткосрочные;
• по количеству участников - одиночные и групповые;
• по организации - запланированные и внеплановые.

В данной статье мы рассмотри особенности краткосрочной, однодневной и одиночной командировки. Под однодневной командировкой следует понимать служебную поездку, длительность которой не превышает 24 часа, после которой работник возвращается к месту своего постоянного проживания и трудовой деятельности.

Кого нельзя отправлять в командировку?

Работодатель может отправлять в командировку только тех сотрудников, с которыми у него заключен трудовой договор. Но и среди таких работников может быть категория лиц, которых нельзя отправлять в командировку:

• сотрудники, работающие по ученическому договору, но в случае, если командировка связана с обучением, то они могут поехать;
• беременные женщины;
• кандидаты, которые участвуют в выборах;
• сотрудники, которые не могут поехать в связи с плохим самочувствием;
• лица, которым не исполнилось 18 лет, за исключением сотрудников, которые имеют творческую профессию.

Кто может поехать в командировку?

• женщины, у которых есть ребенок до 3 лет;
• работники, которые воспитывают без супруга (супруги) детей до 5 лет;
• сотрудники, которые являются опекунами детей, не достигших совершеннолетия;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или тяжело больным родственником, который нуждается в постоянном уходе.

Такая категория сотрудников имеет право отказаться от командировки, предоставив руководителю заявление.

Можно ли отправить в командировку внештатных сотрудников и работников по совместительству?

• вне штата;
• по совместительству.

Можно ли их направлять в служебные поездки? Как оплачивается командировка в их случае?

Внештатный работник - это сотрудник, который работает в организации по приглашению или требованию. Его работа не носит постоянный характер и между ним с организацией заключен гражданской правовой договор, а не трудовой. Поэтому их трудовые отношения регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Оплачивается ли командировка в таком случае? Да, оплачивается, но не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. Человеку компенсируются расходы, связанные с:

• проездом и наймом жилья;
• другими расходами, прописанными в договоре.

Они могут быть оплачены следующими способами:

1. Все расходы включаются в сумму вознаграждения, установленную по договору.
2. Вознаграждение по договору и расходы выплачиваются отдельно.
3. Организация сама оплачивает все или часть расходов, связанных с поездкой без участия командируемого работника.

Работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время и поэтому сотрудник по совместительству не может быть командирован, если во время служебной поездки он задействован в другой организации. В таком случае требуется письменное разрешение на командировку работодателя с основного места работы.

Если на время командировки работник свободен от деятельности на основном месте работы, то разрешение работодателя не требуется.

Если оба работодателя отправляют сотрудника в служебную поездку, то они распределяют между собой расходы, связанные с командировкой, по договорённости.

Как оформляется командировка?

Перед служебной поездкой сотрудник знакомится с целью и служебными заданиями и дает согласие или отказ на командировку в письменной форме. При согласии для оформления командировки нужны следующие документы:

• приказ (распоряжение) работодателя о направлении сотрудника в командировку;
• отчет о проделанной работе;
• авансовый отчет.

Данный список документов является упрощенной формой, которая была введена в 2016 году. Но наряду с новой может быть применена и старая форма оформления командировки, которая, помимо вышеперечисленных документов, включает:

• служебное задание.

Приказ составляется по формам №Т-9, если едет один сотрудник, и Т-9а, если группа.

Отчет о проделанной работе составляет работник в специальной графе в документе "Служебное задание", которого отправили в командировку. Он должен быть составлен не более чем через 3 дня после возвращения из командировки на постоянное место жительство и работы.

Авансовый отчет нужен, чтобы подтвердить выданный аванс или получение денежных средств для возмещения командировочных расходов. Для подтверждения расходов к отчету прилагаются чеки, билеты и квитанции.

Как оплачивается командировка?

Один из важных вопросов для тех, кто отправляется в служебную поездку, - оплачивается ли командировка? Ответ - да. Работодатель несет ряд расходов, связанных с рабочей поездкой. Как оплачивается командировка? Рассмотрим ниже.

• Средний заработок. Если сотрудник отправляется в командировку, то он имеет гарантии сохранения среднего заработка, для определения которого пользуются формулой - зарплата, начисленная за отработанные дни, делится на количество отработанных дней.
• Налоги. Все доходы физлиц облагаются налогами, и поэтому НДФЛ облагается и средний заработок сотрудника, отправляющегося в командировку.
• Страховка. Средний заработок облагается страховым взносом, так как он является выплатой или вознаграждением, начисляемым плательщику страховых взносов в пользу физлиц по трудовым договорам.
• Взносы на травматизм. Средний заработок облагается взносами на травматизм.
• Налог на прибыль. Сумма среднего заработка учитывается в расходах на оплату труда.
• Суточные. Сумма денег, которая покрывает личные расходы сотрудника в командировке при поездке, с которой он может вернуться к месту работы и постоянного места жительства, не выплачивается, в случае, если служебная поездка составляет менее 24 часов. Исключением является поездка за границу, в которую отправляется и возвращается в один и тот же день командируемый. Как оплачивается командировка за границу, если она не превышает 24 часа? Ответ - 50% от определенной в коллективном договоре и локальном нормативном акте.

Если у вас возник вопрос о том, распространяются ли данные положения, если командировка на один день? Как оплачивается в таком случае? Ответ - правила оплаты те же.

Оплачивается ли проезд и иные расходы?

Мы рассмотрели, как оплачивается служебная командировка и связанные с ней расходы, прописанные в нормативных документах и облагаемые налогами и страховыми взносами. Но есть ряд расходов, которые работодатель также обязан выплатить сотруднику, но налогами и взносами они не облагаются. Это оплата проезда, жилья и других согласованных или несогласованных с руководством расходов. Все подобные траты должны быть подтверждены документально.

Как оплачивается проезд в командировку? Если есть документы, подтверждающие расходы на поездку, то траты компенсируются исходя из суммы, указанной в чеке или билете.

Если документов нет, а факт поездки есть, то исходя из минимального тарифного плана эконом-класса в самолетах, поездах и цене билета в две стороны в автобусе.

Остальные расходы учитываются в сопроводительных документах, по которым сотрудник едет в командировку.

Как оплачивается командировка в выходные и праздничные дни?

Выше мы рассмотрели, как оплачивается командировка в рабочие дни. А если служебная поездка попала на выходной или праздничный день? В таком случае, расходы на служебную поездку компенсируются по-другому. Рассмотрим, как оплачивается командировка в выходной день.

Согласно Трудовому кодексу, работа командированного сотрудника в выходной или праздничный день оплачивается не менее, чем в двойном размере. Размер оплаты зависит от типа работы. Итак, если работа:

• сдельная, то оплата идет в двойной сдельной расценке;
• дневная или часовая, то не менее двойной дневной и часовой тарифной ставки;
• оклад - в одинарном размере от часовой или дневной ставки, если работа производилась в пределах месячной нормы, и в двойном размере от дневной или часовой ставки, если работа превысила месячную норму.

Следует учитывать, что двойной размер оплаты труда не распространяется на все 24 часа, в течение которых работник находится в служебной поездке. Как оплачивается время в командировке в выходные и праздничные дни? Повышенная оплата труда за работу в выходной или праздничный день рассчитывается с учетом тех часов, в течение которых работник будет исполнять свои обязанности. Количество часов заранее прописывается в приказе о командировке. Рассмотрим подробнее не примере. Допустим, есть организация "Пластиковые окна и двери плюс", и ее сотрудника Иванова Ивана Ивановича отправили в соседний город в командировку на выставку "Новые технологии в сфере пластиковых окон и дверей". Выставка будет проходить с 10:00 до 20:00. Это значит, что и рабочее время Иванова Ивана Ивановича будет с 10:00 до 20:00, и организация оплатит в двойном размере только те 10 часов, которые он будет находиться на выставке.

Мы рассмотрели, как оплачивается командировка в выходной и решили финансовую сторону вопроса. Ниже рассмотрим, как избежать проблем в самой командировке, которые могут возникнуть после приезда.

• Заранее ознакомьтесь с криминальной ситуацией в городе и узнайте безопасные маршруты движения из аэропорта или вокзала до гостиницы и организации, в которую вы командированы.
• Перед поездкой ознакомьтесь с документами, которые нужно заполнить и проверьте их наличие перед выездом.
• Пользуйтесь товарами и услугами тех организаций, которые используют кассовые аппараты и вызывают доверие.

Мы рассмотрели, что такое командировка на один день, как оплачивается подобная служебная поездка и чего следует придерживаться в отъезде. Поэтому данная статья поможет избежать недоразумений до, во время и после служебной поездки.

А также в Постановлении Правительства (Положение под номером 749). При отправке сотрудника в служебную поездку оформляется приказ, командировочное удостоверение (временно отменено) и служебное задание. За работником на время пребывания в командировке сохраняется средний размер его заработка. Дополнительно выплачиваются суточные. Эта сумма представляет собой возмещение всех расходов, которые связаны с тем, что сотрудник проживает временно не по своему основному месту жительства.

Как оплачивается командировка?

В вопросе оплаты командировочные необходимо разделить на три части:

• средний заработок;
• суточные;
• компенсация расходов.

При расчете среднего заработка в учет берется последний рабочий год. Если некоторые месяца были отработаны не полностью (из-за больничных, отпуска или по другим причинам), то расчет этих дней ведется соответствующим образом. Если работник еще не успел отработать 12 мес. в компании, то учитывается исключительно тот период, на протяжении которого он числится на этом рабочем месте.

При расчете суточных компания опирается на внутренние положения. Во многих организациях используются следующие суммы: 2500 р. – для поездок за границу, 700 р. – для поездок внутри России. Эти суммы установлены в общероссийском Положении, где сказано, что они не облагаются НДФЛ .

Под компенсацией расходов, прежде всего, подразумевают проезд и проживание. Сюда причисляют и дополнительные расходы, которые тратятся сотрудником при выполнении служебного задания. По установленным правилам, с этих сумм подоходные налоги не выплачиваются.

Оплата по среднему заработку работника командировки

За каждый рабочий день пребывания в отъезде выполняется оплата по среднему заработку. Оплата по окладу в некоторых случаях приводится для сравнения.

Работодателем производится подсчет среднедневного заработка за период продолжительностью в один год. При ежемесячном окладе в 10 тыс. руб. (120 тыс. руб. за год) расчет будет выглядеть следующим образом: 120 тыс. : 12: 29,4 (среднемесячное количество дней) = 340 руб. Однако это формула актуальна лишь для тех сотрудников, которые полностью отработали расчетный период. Если были месяца, когда человек отработал не все дни, то и расчет будет выполняться по-другому.

Когда возможна доплата к командировочным?

Средний заработок может быть меньше оклада, а потому работникам невыгодно ездить в таких случаях в командировки. Поэтому по внутренним правилам некоторых организаций предусматривается доплата. Расчет доплаты определяется очень просто – исходя из размера самого оклада. Таким образом, в формулу расчета подставляется не среднемесячный заработок работника, а его текущий оклад.

Другие доплаты связаны с расходами, которые относятся к командировке. Все эти расходы должны быть подтверждены документально работниками. Некоторые работодатели устанавливают доплату за питание и даже за культурные развлечения сотрудника во время поездки. Однако это должно быть прописано в локальной документации.

Как происходит оплата командировки в выходной день?

Интересным для работников и нанимателей является вопрос о том, как оплачивается командировка в выходные дни по Трудовому Кодексу. Так как по ТК РФ выходной является таким днем, когда сотрудник может распоряжаться временем по своему усмотрению, то при попадании командировки на этот день работодателю придется соблюдать нормы 113-ой статьи .

Если работник в выходной день был в пути, то это тоже учитывается. Таким образом, при пребывании в командировки в выходные работникам гарантируется повышенная оплата. В данном контексте под повышенной оплатой подразумевается как минимум двойной размер (153-я ст.). Если сотрудник пожелает, то вместо двойной оплаты ему могут предоставить дополнительный день отдыха.

Оплата командировки в праздничные дни

По отношению к праздничным дням установлены абсолютно те же правила, которые относятся к выходным. Если конкретный день будет считаться праздничным, а сотрудник будет находиться в командировке в это время, то ему работодатель компенсирует это двойной оплатой – данное правило касается как часовой ставки, так и дневной.

При определенных обстоятельствах является возможной оплатой в однократном размере за командировочный праздничный день. Это возможно, если сотрудник получит день отдыха в будущем. Однако актуальной такая ситуация может стать исключительно при согласии работника.

Чтобы рассчитать командировочные расходы, требуется знать не только оплату стоимости арендуемого жилья, но компенсацию проезда и оплату бензина. При этом бухгалтеру необходимо учитывать особенности законодательства при расчете этих «статей расходов», исходя из количества дней командировки.

Определение понятия командировки

Само по себе понятие командировка часто вызывает споры:

• Во-первых, если служебная деятельность сотрудника имеет разъездной характер работы, то априори такие разъезды к командировкам не относятся.
• Во-вторых, если вас отправляют в командировку в пределах одного территориального округа, то компания может это не «засчитать» как командировку, а выполнение служебных обязанностей при сотрудничестве со сторонними организациями, что вполне приемлемо (к примеру, ваша поездка связана со сдачей корпоративной отчетности).

В командировку нельзя отправить женщину на сроке беременности или женщину, имеющую несовершеннолетних детей, а также сотрудника, осуществляющего уход за больным членом семьи или имеющего ребенка-инвалида.

Сроки командировки и нюансы

Срок командировки определяется, начиная со дня выезда работника из офиса в пункт направления, и до его приезда в офис. При этом предусматривается оплата проживания работника не только в качестве оплаты арендуемого помещения, но и суточных (питание, дополнительные расходы), а также непосредственно проезд или расходы на бензин.

Нюансы, которые коснулись бухгалтерского учета по ведению командировочных расходов:

• Подтвердить срок пребывания в командировке можно не только проездным документом, но и документами, подтверждающими проживание на арендуемой территории, или же служебной запиской арендодателя.
• Необходимо вести журнал убывших и прибывших из командировки работников.
• Вследствие отмены командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, в приказе о командировании сотрудника необходимо прописывать задание, которое ему нужно выполнить.
• Если сотрудник выехал в командировку на личном транспорте, срок командирования он подтверждает в служебной записке и прилагает документы на потраченное за время поездки топливо.

Расчет средней оплаты командировочных дней

Средний заработок рассчитывается аналогично отпускным сотрудника, за исключением того, что отпускные оплачиваются по календарным дням, а командировочные – по рабочим (см. также – ). Для начала необходимо установить период, а это год (12 календарных месяцев), предшествующий дате отъезда, но и здесь есть свои аспекты:

• Если сотрудник принят и в этом же месяце спустя несколько дней его отправляют в командировку: к примеру, 2 марта 2016г. принят, а в командировку с 23 марта, то расчетным периодом является период со 2 по 22 марта 2016 года.
• Если произошла реорганизация предприятия, и снова приняли – его расчетный период считается с даты принятия в «обновленную организацию». Если же его перевели согласно приказу, то расчетный период берется с учетом помесячной оплаты труда до реорганизации структуры, то есть период не прерывается.

Итак, с расчетным периодом определились. Из него для исчисления среднего заработка «выбывают» следующие суммы и, соответственно, дни:

• Оплаты временной нетрудоспособности и декретных, в том числе по .
• Оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами.
• Оплаты по среднему заработку (отпускные либо командировка).
• Иные причины освобождения от трудовой занятости (к примеру, отпуск за свой счет).

Формула расчета определяется согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в командировки. Выглядит она следующим образом:

СЗ = ЗП рп / ДН рп * ДН ком , где

• СЗ - средняя зарплата за командировочные дни;
• ЗП рп - выплаты в рамках СЗ, которые сотрудник получил в расчетный период;
• ДН рп – сколько дней сотрудник отработал в расчетном периоде;
• ДН ком – сколько дней командировки.

Бухгалтер должен учитывать, что все расходы на командирование сотрудника, а также суточные, не облагаются страховыми взносами и ФСС, а также НДФЛ. Но в последнем уже есть ограничения: сумма командировочных по России в 700 и менее рублей не облагается НДФЛ (посуточно), за границей – 250 и менее (также посуточно).

Пример расчета

Например, сотрудник Иванов В.А. находился в командировке с 4 по 8 апреля 2016 года, таким образом, расчетный период для определения среднего заработка начинается 1 апреля 2015 года и заканчивается 31 марта 2016 года. На этот период «перепадает» 249 рабочих дней при 5-дневной рабочей неделе. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев составила 350 000 рублей.

Расчет среднего дневного заработка будет выглядеть следующим образом: 350 000/249= 1405,62 руб.

Начислена сумма по среднему заработку: 1405,62*5=7 028,10 рублей.

Дополнительные нюансы расчета

• Питание работника в командировке не признается расходами организации.
• Суточные при однодневной командировке выплачивать нельзя, а расходы списать можно.
• Если средний заработок при расчете получается меньше, чем оклад за месяц, организация «на общественных началах» может возместить работнику этот «пробел» надбавкой до размера окладной части, и это должно быть закреплено в Положении об оплате труда. При этом бухгалтер производит расчет согласно среднему заработку и «окладному» – на разницу составляется та самая компенсация.
• В бюджетных организациях расчет среднего заработка в командировке происходит аналогично, но бюджет – это . И если они не имеют внебюджетного фонда, то для возмещения командировочных расходов в приказе на командирование необходимо отразить источник финансирования поездки.

Что должен иметь работник на руках при командировке?

Когда сотрудник отправляется в командировку, согласно законодательству он должен получить не только суммы за аренду жилья, суточные и оплату проезда (или бензина), но и оплату по среднему заработку за всё количество рабочих дней, проведенных в командировке.

Обычно командировочные сотруднику выплачиваются заранее во избежание материальных затруднений в поездке, при этом:

• Оформляется аванс и выдается, к примеру, путем .
• В приказе четко описывается служебное задание сотруднику, выезжающему в командировку, или указывается на наличие служебного задания как отдельного документа.

Сотрудник должен не выйти из полученного лимита денежных средств, иначе ему придётся доказать, что этот «выход» был обоснованным документально или же доплатить в кассу предприятия из собственных средств.

Какие документы нужно предоставить после командировки?

Документально свои расходы придется доказывать для правильности ведения бухгалтерского учета командировочных расходов. С этой целью нужно предоставить бухгалтеру следующие бумаги:

• договор о найме жилья;
• билеты на дорогу с кассовыми чеками;
• товарные чеки.

На основании вышеперечисленных документов работником в течение 3 дней заполняется авансовый отчет по приезду из командировки, куда прикладывается вся подтверждающая документация. Отчет необходимо сдать в бухгалтерию.

Командировка в выходной день

Как правило, данный вопрос решается очень легко: или оплачивается по двойному тарифу, или по одинарному с дополнительным днем отдыха, выбранным работником, который в свою очередь уже не оплачивается (иными словами отгул).

Другое мнение о том, что выходной день можно оплачивать по среднему заработку является спорным решением, поэтому важно не только выбрать один из двух вариантов, представленных выше, но и закрепить такую оплату в правилах внутреннего распорядка организации. Только в этом случае вы сможете эти суммы отнести к расходам по налогу на прибыль.

Если вы не желаете стоять перед выбором, особенно касаемо выходного в пути, то нужно обязательно прописать в локальные акты оплату командировочных в таких ситуациях. И так как работник при трудоустройстве обязан ознакомиться с данным документом – это снимает с вас ответственность и перед ним, и перед судом (в случае разбирательств по оплате).

Видео-ликбез о расчете командировочных и суточных

Консультация, которая включает не только подробную инструкцию о расчете суточных, но и о правильном определении срока командировки и о почасовом расчете. А также подробно разбираются частные случаи, с которыми сталкивается бухгалтер при расчете.

Если вы хотите установить командировочные и средний заработок для работника в этот период, необходимо правильно определить расчетный срок, после чего можно воспользоваться простой формулой расчета. После завершения командировки все сопутствующие бумаги необходимо передать бухгалтеру.