Как регистрировать входящие и исходящие документы. Оформляем письма по госту

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» - передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать , что:

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :

ГОСты, ОСТы, ТУ.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
Научные отчеты.
Нормы и нормативы расхода материалов.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Поздравительные телеграммы, письма.
Прейскуранты.
Пригласительные билеты.
Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. № 114/03 , где

Вх. - указывается, что документ является входящим;
114 - порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 - код структурного подразделения

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.

Реквизиты	Правила заполнения
1. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления	Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа	Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа	Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Индекс дела	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений и количество в нем листов;
Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения поручений;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект и пр.);
способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович,

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

журнал регистрации входящих документов;
журнал регистрации исходящих документов;
журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета :

минимум опечаток,
удобный поиск и чтение,
проверка программой на корректность вводимых данных,
возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

Дата регистрации только текущая (фактическая).
Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
Вид документа : приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д..
Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
Содержание . Краткое изложение целевого назначения документа.
Количество листов , в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
Срок выполнения . Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
Номер дела , в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Рисунок 6.1). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые инерегистрируемые . Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Рисунок 6.2).

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.

Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Что это такое?

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.

Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.

Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации. Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников . При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).

Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.

Срок хранения?

Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Как заполнить?

Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.

В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:

рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
поздравительные письма и открытки;
пригласительные билеты на мероприятия;
бухгалтерские документы.

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем. Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.

Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем – и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе. Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.

Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

номер исходящего документа;
дата;
получатель (адресат);
краткое содержание;
исполнитель;
примечание.

Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель. Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма. Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней. В примечании часто пишут по факту отправки письма тот способ, каким оно было отправлено (почтой, курьером и т.д.).

Не существует и единых правил нумерации документов. Каждая организация разрабатывает наиболее удобную форму, главное, чтобы нумерация была сплошной, без пропусков и дублей. Наиболее удобно вести учет просто порядковыми номерами. Иногда нумерацию начинают каждый год заново, при этом добавляя через дробь последние две цифры года (14/1, 14/2 и т.д.).

В графе «Получатель» пишут название организации и конкретное лицо, которому направлен документ. Если же это массовая рассылка, которая содержит несколько адресов, то делается запись «Согласно списку рассылки», а сам список рассылки прилагается к копии письма.

Как исправить ошибки?

Даже самый квалифицированный секретарь может допустить ошибку, например, пропустить несколько номеров при регистрации исходящих документов. В таком случае не следует исправлять номера уже зарегистрированных документов. Просто для внесения ясности в журнале, в том месте, где пропущены номера, делается соответствующая запись, которая скрепляется подписью ответственного сотрудника и печатью.

Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем. То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью.

При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа.

Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991). В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация исходящих документов

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

Где пишется исходящий номер

Инфо

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.
Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ » » 20 г.
│ │ Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Регистрация входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.

Внимание

В графе 6 проставляется количество экземпляров. Понятие входящих документов - делается отметка в журнале регистрации входящих (в графе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки.

Ipc-zvezda.ru

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г.

Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.

Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с. 3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Где пишется исходящий номер документа

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Где пишется исходящий номер на документе

Работник, получающий входящие, не вскрывает письма: - имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. Делопроизводство от А до Я № 25-03/198 , где: исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Порядок регистрации исходящих документов В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация - запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Где на документе пишется входящий номер

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Как пишется исходящий номер на документах ООО «Компания «Название» Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например: ООО «Компания «Название» Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Совет 1: Как оформлять исходящую документацию Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, т.к.