Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.
Какие требования предъявляются к заполнению
Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном - это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.
Должны быть отражены:
- рабочие дни,
- выходные,
- больничные,
- отпуск.
Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же - подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.
Кто отвечает за отчетность
Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение - ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.
Правила заполнения
Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.
Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.
Читайте также Режим работы у медицинских работников, продолжительность рабочего времени
В табеле указываются все работники, в том числе:
- принятые на сезонную работу,
- учащиеся с оплатой труда,
- временные работники.
Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.
Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц - для расчета аванса и основной заработной платы.
На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать - остается на усмотрение организации.
Данные, которые часто указывают неправильно:
- ФИО сотрудника.
- Должность сотрудника.
- Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
- День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
- Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
- Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.
Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени
- В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
- Указывается ОКПО.
- Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
- Указывается номер документа.
- Отчетный период - срок, за который рассчитывается зарплата.
- Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
- В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 - осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
- Заполняется ежедневно.
- Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
- Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
- В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 - причина, по которой это произошло.
- В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
- Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
- Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
- Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
- Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
- При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.
Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.
Учёт рабочего времени ведётся с помощью табеля. По этому документу можно определить количество отработанных часов, нормативы рабочего времени, заполнить бухгалтерскую документацию. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей заводить на каждого сотрудника такой документ и заполнять его по мере работы. Существует инструкция заполнения и образцы табеля учёта на 2017 год.
Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ
Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.
Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.
Основные функции табеля:
- Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
- Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.
В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.
Штрафы: кто несёт ответственность
За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.
Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.
За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.
Способы заполнения табеля трудового времени
Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.
Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.
Титульный лист
Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1
На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.
Правильный образец: как оформить документ
Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.
По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.
Составление и оформление отчёта в бюджетных структурах
На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.
Как заполнить электронный аналог
Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант - таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.
Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.
Как заполнить табель учёта рабочего времени - видео
Заполняем документ при сдельной оплате труда работника: инструкция
Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.
Особенности учёта при сдельной оплате:
- Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
- В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
- Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.
Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр.
Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.
- Я - работа в дневное время;
- В - работа в праздники и выходные;
- Н - ночная смена;
- РВ - присутствие на рабочем месте в выходной день;
- С - сверхурочная работа;
- Б - дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
- К - дни в командировке;
- ОТ - дни планового отпуска;
- ОЗ - отпуск за свой счёт;
- У - отпуск на обучение в учебном заведении;
- НН или ЗО - отсутствие на работе по неизвестным причинам;
- ПР - прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.
При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.
Основные ошибки
Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:
- Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
- Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
- Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.
Как должно учитываться совмещение должностей
Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.
Стандартная форма для заполнения табеля учёта работы командированного
Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.
Правило использования разных форм табеля
На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:
- Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
- Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).
Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.
Как должен составляться отчёт: регламент
Документ заполняется следующим образом:
- Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
- Заполняется точная дата составления документа и его номер.
- В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
- В 1 разделе ставится порядковый номер.
- 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
- В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
- 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу - отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
- Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
- Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
- Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
- 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
- Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.
Ответственность за ведение и утверждение
В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.
По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.
Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.
Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников. Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель. Если организация насчитывает более 30 человек, учёт отработанного времени ведёт отдельный сотрудник кадровой службы. Иногда допускается совмещение обязанностей.
Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.
Как вести учёт времени
В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:
- Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
- Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.
Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.
Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.
«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке
Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.
Составление учётного документа - это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.
Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.
Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях
На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.
С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).
Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.
Если сотрудник работает во вредных/опасных условиях, то получает льготы при начислении пенсии. Тяжёлый труд на предприятии имеет вероятные негативные последствия для здоровья и жизни человека. Соответственно, в таких условиях табель хранится 75 лет.
Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты. Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения). Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.
Нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.
Определяем цели
Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.
Разрабатываем Положение о табельном учете
Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:
Общие положения . В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.
Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:
- Обязанности руководителей по ведению табеля
- Порядок заполнения,
- Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию - в электронном и бумажном виде
- Даты передачи табеля (2 раза в месяц - к авансу и зарплате)
- Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
- Порядок учета (если требуется) рабочих часов
В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.
Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.
Приложение - образец бланка по форме Т-13 с рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.
Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.
Пошаговая инструкция организации табельного учета
Теория - это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата - своевременного предоставления табелей от всех подразделений?
кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;
обязанности ответственных лиц - контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;
порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.
Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором - без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени - это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное - заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.
Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:
Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.
Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.
Контроль исполнения . В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.
Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.
Образец Положения о табельном учете рабочего времени
Учитываем нюансы организации
Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:
- Требуется ли бумажная форма документа?
- Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
- Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
- Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
- В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
- Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
- В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?
Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.
Табельный учет на предприятии - осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.
Наша жизнь подвластна времени. Давно изучены всевозможные временные составляющие жизни человека, понятия сна и отдыха, активности и пассивного наблюдения, многие другие категории. Важнейшее место в человеческой жизни занимает труд. Труд — не самоцель жизни, но без него она невозможна.
Учетное рабочее время
Труд — первостепенное условие существования человека. Основным «измерителем» труда служит затраченное на него время. Самым приемлемым параметром для такого измерения труда принято считать рабочее время.
Рабочее время, его величина, норма — главные категории учетного времени.
Рабочее время — время, когда работник выполняет свои обязанности на определенном месте работы. Оно не всегда идентично фактически отработанному, реально затраченному на работу времени. За это время работник получает зарплату и «зарабатывает отдых». Измеряется оно так же, как и время вообще — в днях, часах.
По продолжительности оно разделяется на три вида:
- нормальное. Законодательно закреплено, что нормальная рабочая неделя должна быть сорокачасовой;
- сокращенное. Сокращенная рабочая неделя на 1-4 часа для особых категорий работников (вредные условия работы, работа «малолеток» и т.п.);
- неполное. При оформлении на работу обе стороны договариваются об «укороченном» рабочем дне или неделе. Обычно так работают домохозяйки, студенты, пенсионеры, инвалиды. Причем продолжительность отпуска и трудового стажа от этого не страдают. Это влияет только на оплату отпуска.
В учет рабочего времени включаются еще и такие понятия, как:
- работа в ночное время;
- совместительство;
- сверхурочные работы.
При этом важным и многогранным понятием является режим рабочего времени, который устанавливает:
- длительность смены, недели, дня работы;
- условия работы при ненормированном дне;
- временные рамки начала и конца работы;
- время отдыха и прочее.
Системы учета рабочего времени
Практикуют два вида учета время работы:
1) поденный;
2) суммированный.
При первом виде учета время фиксируется за день (смену). Такой учет распространен на большинстве предприятий, учреждений с обычными условиями работы.
Суммированный учет проводится обычно на предприятиях непрерывного цикла и в некоторых других случаях (например, при смене 24 или 12 часов с двумя-тремя днями отдыха в промежутках). При этом за некоторый временной отрезок (месяц, год) необходимо отработать установленную для сотрудника норму времени. Превышение его в одни периоды компенсируется «недоработкой» в другие.
Учет рабочего времени сотрудников ведется в табелях учета, в табельных карточках, журналах учета рабочего времени сотрудников. Этот учет контролирует соблюдение сотрудниками режима рабочего времени.
Основные обозначения табеля учета рабочего времени
Информация о времени работы сотрудника отражается в табеле учета рабочего времени. Это один из основных документов для начисления и выплаты заработной платы. Госкомстатом России рекомендуются специальные формы № Т-12 для ручного и № Т-13 для автоматического учета . Все показатели в этих формах идентичны. Надо сказать, что закон требует ведения табеля, но формы этого учета могут иметь отличия и учитывать специфику работы предприятия.
Прежде чем узнать, как составить табель рабочего времени, необходимо уяснить требования по его заполнению.
Табель учета использования рабочего времени разрабатывается в одном экземпляре, «закрепленным» за работником. Подписывает его руководитель соответствующего подразделения и «кадровик». Затем он поступает в отдел расчета зарплаты, где хранится в течении года. Обязанность заполнения табеля оформляется соответствующим приказом работодателя, может оговариваться в должностной инструкции работника или его трудовом договоре.
Так как зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, то ежемесячно составляются два таких документа. На небольшом предприятии обычно ведется один общий табель, а на значительных — по каждому подразделению отдельный. В верхней строке указывается наименование предприятия или структурного подразделения, код по ОКПО. Работник «вводится» и «выводится» из табеля соответствующим приказом работодателя.
Итак, как правильно составить табель учета рабочего времени?
Табель заполняется без помарок, исправления проводятся по установленным правилам — зачеркиванием неправильной и проставлением сверху правильной записи с подписью доверенного лица.
В бланках учета рабочего времени сотрудников автоматизированной формы Т-13 условно-постоянная часть данных может быть заполнена согласно имеющимся базам данных о сотрудниках. К ней относятся:
- фамилия сотрудника;
- структурное подразделение;
- должность;
- табельный номер и др.
Допускается введение в табель дополнительной информации. Например, учет времени работы с вредными условиями сотрудников, которые трудятся на них непостоянно (для расчета их дополнительного отпуска). Такие дополнения формы учета оформляются приказом. Удаление каких-либо сведений из стандартной формы не допустимо.
Первый раздел табеля — учет рабочего времени — таблица, где в горизонтальных строках проставляются все дни текущего месяца, причем каждому дню выделено две строки. В первой размещаются шифры — условные обозначения всех возможных видов затрат рабочего времени с расшифровкой их на лицевой стороне документа. По вертикали отражается список фамилий работников.
Эти данные позволяют контролировать отработанное каждым сотрудником время, все неявки на работу по разным причинам, простои и сверхурочную работу.
Отдельно отражаются:
- часы работы — дневные и ночные. Ночным временем считается время от десяти вечера до шести утра;
- сверхурочные — часы работы сверх установленной нормы;
- часы работы в выходные и дни праздника — независимо от вида ее компенсации. Такая работа вознаграждается в двойном размере. Если сотрудник переносит отработанный день отдыха на другой, то в табеле этот день учитывается как выходной, оплата же за этот день производится обычным порядком, перенесенный день отдыха не оплачивается вовсе;
- неявки по видам — отпуск, дни болезни, служебные командировки, учебный отпуск и другие.
Расшифровка табеля учета рабочего времени
В верхней строке фиксируются только коды обозначений неявок, нижняя строка не заполняется. Нахождение в командировке учитывается согласно соответствующим образом оформленного командировочного удостоверения. Дни убытия и прибытия подтверждаются прилагающимися билетами. Эти дни отмечаются в табеле шифром «К».
Время отпусков учитывается на основании приказов отдельно по каждому их виду. Если во время отпуска встречаются праздничные дни, то они отмечаются в табеле буквой «П», а выходные — не отмечаются (они учитываются в отпускных днях).
Учет неявок по причинам проводится только с приложением подтверждающих документов, которые предоставляются табельщику до окончания учетного времени. Например, среди обозначений табеля рабочего времени используется следующее: до предоставления больничного в табеле делается отметка «НН», что обозначает неявку по невыясненной причине, а после — исправляется на код «Б» — болезнь.
Итоговые данные табеля по форме Т-12 за месяц, проставленные в графах 8-17, используются при расчете заработной платы. Первый раздел табеля подписывается уполномоченным лицом и руководителем предприятия и передается в бухгалтерию. Второй раздел заполняется бухгалтером при расчете зарплаты. Это — таблица с табельными номерами работников, данными об их окладах, количестве отработанных дней (часов) и начисленными каждому из работников суммами зарплаты. В форме Т-13 этих данных нет.
Последняя страница формы Т-12 предназначается для составления статистического отчета.
Незаполненные в табеле строки обязательно прочеркиваются. Полностью заполненный табель подписывается ответственным лицом и руководителем предприятия.
Все данные в табеле должны быть достоверными, документально подтвержденными. Ведь этот документ может быть использован, например, в суде как одно из доказательств добросовестного (недобросовестного) выполнения сотрудником своих обязанностей при его незаконном увольнении или взыскании за нарушение дисциплины труда (прогула).
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Ведение учета рабочего времени значительно упрощают различные программы (например, электронный табель учета рабочего времени в MS Excel), которые не требуют длительного обучения, просты и понятны каждому пользователю. Это таблицы с такими столбцами:
1. Настройки рабочих форм. Здесь указывается наименование организации, ее подразделений. График учета выбирается или настраивается самим пользователем.
2. Календарь рабочих дней.
3. Справочник сотрудников.
4. График отпусков.
5. Сверхурочные часы.
6. Сокращение кадров.
7. Заявления на отпуск.
8. Табель на месяц.
9. Информация о программе.
Информация в любой столбец заносятся в считанные минуты, возможна ее корректировка в течение всего времени составления. Полученные в конце месяца таблицы-табеля распечатываются. Причем есть возможность печати данных за прошедшие периоды. Программа учета рабочего времени сотрудников позволяет работать в сети одновременно нескольким пользователям.
Биометрический учет рабочего времени сотрудников
Самым современным методом учета времени работы является биометрический. Он исключают недостоверный учет, т.к. биометрические идентификаторы уникальны, их невозможно обмануть, потерять, они просты в пользовании. В практике применяются системы распознавания по образам и отпечаткам пальцев. Такие терминалы фиксируют время прихода-ухода сотрудников на работу. Пользователь размещает палец на сенсорном устройстве. При фиксировании промежуточных событий (перерыв, уход по делам и т.п.) перед идентификацией нужно нажать дополнительно клавишу на терминале.
Некоторые устройства имеют встроенную камеру для фотографирования после распознавания. Кроме упрощения и достоверности учета такая система еще и обеспечивает дополнительную безопасность работы предприятия.
Хорошо организованный учет рабочего времени, как и всякий другой вид учета, помогает успешной работе предприятия. Применение современных методов и программ такого учета позволяет в максимально короткое время устранить ошибки при расчете заработной платы, которые иногда имеют место, делают учет доступным и «прозрачным», помогают в своевременной и качественной отчетности в статистические и другие организации.
В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.
Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.
Табель выполняет несколько функций:
- используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
- служит для осуществления надзора за графиком труда;
- помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.
Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени
Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:
- нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
- в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
- удаление из табеля графов и строк запрещено.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель
В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.
Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.
Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени
- Определяемся со способом записи трудового времени:
- учет прихода или отсутствия служащего,
- учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
- Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
- через дробь (/),
- организация 2 раздельных записей на сотрудника.
- Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
- по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
- десятичной дробью 2,5 ч.
- Решаем, как будем вносить изменения:
- составлением отдельного корректирующего табеля,
- своим способом.
- Выбираем кодирование:
- буквы,
- цифры.
Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:
| Шаг | Данные | Комментарий |
| 1 | Наименование фирмы и структурного подразделения | В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел |
| 2 | Код ОКПО | 8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя |
| 3 | № бумаги, день оформления | Номер должен быть порядковый, дата почти всегда – крайний день периода |
| 4 | Отчетный период | Табель подается раз за календарный месяц |
| 5 | Сведения о сотруднике | Табельный No, ФИО, должность |
| 6 | Информация о пребывании на работе и часах работы | Заносятся коды |
| 7 | Суммы рабочих дней и часов за месяц | Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц |
| 8 | Данные для произведения оплаты труда | Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет – с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты. |
| 9 | Информация об основаниях для отсутствия на работе | Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов |
| 10 | Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика |
Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени
В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:
| Буквенный код | Цифровой код | Показатель |
| Я | 01 | Часы работы (различают дневные и вечерние) |
| Н | 02 | Работа ночью |
| РВ | 03 | Труд сотрудников в праздничные дни |
| С | 04 | Часы работы сверхурочно |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный оплачиваемый отдых (основной) |
| ОД | 10 | Дополнительный оплачиваемый отдых |
| У | 11 | отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса. |
| УВ | 12 | Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда. |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда |
| Р | 14 | отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник. |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения з/п |
| ОЗ | 17 | Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п) |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. |
| Т | 20 | Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д. |
| ЛЧ | 21 | Часы сокращения труда работникам и служащим |
| РП | 31 | Простои не по вине сотрудника |
| НП | 32 | |
| Г | 23 | Невыходы с сохранением з/п |
| ПР | 24 | Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно |
| НС | 25 | Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя |
| В | 26 | Выходные дни |
| ЗБ | 29 | Забастовки |
| НН | 30 | Неявки по неизвестным причинам |
Суммированный учет рабочего времени
За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
В ведении табеля есть свои особенности:
- Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:
- 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
- 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.
Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.
- Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
- Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
- Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
- Учет времени может быть проведен двумя способами:
- учет приходов на работу и пропущенных смен,
- учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).
- Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
- При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
- Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:
- об отсутствии в раб. время сотрудника,
- о выходе служащего на неполный день,
- о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
- об уменьшении числа рабочих часов.
- Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
- При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
- При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:
- для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
- для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.
Отдельные случаи табелирования
В таблице рассмотрены отдельный случаи:
| Случай | Решение |
| Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми) | Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней |
| Сотрудник был уволен в середине месяца | Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года |
| Известно, почему служащего нет на месте | Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы |
| Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы | Ставится “НН(30)” (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю |
Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников
В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:
| Категория | Особенность |
| Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную | Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом “В(26)” (выходной). |
| Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком | Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код “ОЖ(15)” и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода “Я(01)” (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. |
| Выступление служащего предприятия в суде | Указывается как “др. причины неявки”, доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. |
| Командировка | 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код “К(06)” (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. “Отработано за месяц” записываются исключительно рабочее время командировки. |
| Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) | Отмечается кодом “У(11)”. |
| Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем | Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. |
| Перенос трудовых дней | Перенесенный день будет зафиксирован пометкой “В(16)” (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса – приказ руководителя). |
| Сверхурочные часы | В табеле указываются сверхурочные под пометкой “НУ”. |
| Водитель транспорта компании | Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни – в часах. |
| Ненормированный трудовой день | Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно. |
| Праздники во время отпуска | Для дней отпуска – код “ОТ(09)”, праздничные дни отмечаются как праздники – “В”. |
| Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок | Считается неотработанным временем, отмечается кодом “А”. |
Законодательные акты по теме
| Статья | Название |
| ст. 91 ТК РФ | Понятие рабочего времени |
| ч. 2 ст. 91 ТК РФ | Утверждение максимальной продолжительности рабочей недели (40 часов) |
| ст. 94 ТК РФ | Утверждение продолжительности рабочей смены |
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” | Утверждение формы табеля учета рабочего времени – Т-12, Т-13 |
| Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 | Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации |
Типичные ошибки
Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.
