Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Штрафные санкции

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако не стоит забывать, что с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

По пунктам...

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 — документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2–4 - документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 - документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 - документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 - документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 - документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 - документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 - документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 - документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 - документы, отражающие организацию деятельности первичных

профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Архивация документов

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

• описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);
• описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Нас интересуют лишь пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов. Итак:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

Кадровый состав

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

Кто в ответе за...

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив? Эта обязанность возложена на главного бухгалтера компании. При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

Марина Климова

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

Сколько хранить документы

Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами . Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам . Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Как хранить . Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать . Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек?

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов , являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

• кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
• долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
• часть документов подлежит уничтожению.

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

• личные дела сотрудников - 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении ;
• при ;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

· Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

· ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

· Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

Хранение документов в процессе их исполнения;

Хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Ø личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Постоянно
	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров
	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет ЭПК	О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):
	а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
	б) работников	75 лет ЭПК
	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу
	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Невостребованные - не менее 50 лет
	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел
		Постоянно
		75 лет ЭПК
	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности
	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет		При отсутствии приказов - 50 лет
	Список (штатно - списочный состав) работников	Постоянно
			При отсутствии лицевых счетов - 50 лет
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
	г) работников
	д) прошедших аттестацию
	е) военнообязанных
	ж) кандидатов на выдвижение по должности
	з) получающих персональные ставки, оклады
	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
	Переписка об оформлении командировок		Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК
	Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных
	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок		При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК
	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
	Графики предоставления отпусков
	Карточки, указатели к приказам по личному составу
	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
	б) работников, направленных в командировки
	в) военнообязанных
	г) отпусков
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
	ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
	з) выдачи командировочных удостоверений

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:

Проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

Хранение документов;

Для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

Архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;

Для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Для облегчения разработки собственного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

Постоянного хранения;

Долговременного хранения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет включительно);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

· описи дел постоянного хранения;

· описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· описи дел по личному составу;

· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

(наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

(общественной организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ № ___

__________________________________________________________________

по №_____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя Протокол ЭК

службы делопроизводства организации структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _____________ №_______

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению:

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда №_____________

(название

фонда)

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

О формление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Согласно положениям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

В которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке дела указываются:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Архивный шифр дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

Количество листов в деле;

Срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».